PART1 研发目的

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。为完善公司的印章管理，规范公司各类实物印章和电子印章的登记、外借、归还、作废、变更等行为，华天OA特别研发出印章管理模块，有效控制各类章印使用带来的各种经济与法律责任风险，维护公司的利益。

1.1使用场景

印章的登记维护

为了方便公司内人员可以浏览到公司印章，需要由印章管理员先在印章维护中对公司的实物印章和电子印章进行登记维护，建立印章的名称、保管人员、启用日期和上传印章图片，如果该实物印章也有电子版印章时还可以启用电子印章、上传电子印章的文件并设置此电子印章的可使用人员，供审批及公文文件盖章时使用。

印章的浏览及使用状态

员工使用印章前需要实时知晓此印章的使用状态，因此华天OA的印章管理在印章一览中为使用人员提供了印章管理员登记的所有印章的查看列表和缩略图，可让员工清楚查看印章的名称、图片、保管人员、说明情况以及使用状态，及时了解印章动态。

用印情况的登记

在实际工作中如需要对某项文件加盖实物章，经领导许可后，可到印章管理员处对相应的文件进行印章加盖，管理员可在用印登记中对加盖的情况进行登记；如在OA的审批或公文模块中使用了电子印章对文件用印，那么在用印登记中也会自动生成相应的记录，方便日后查找。

印章的外借和归还

如遇到需要将公章外借的情况，则经领导许可后，使用人需要到印章管理员处进行公章外借。印章管理员可直接通过借用印章的功能将所借印章、借用人、借用日期、预计归还日期、借用原因都填写完毕，形成借用记录后，将印章借于使用人。印章借出后，印章一览处的该印章则为借出状态，他人不可再借；待使用人使用完毕归还印章时，则由印章管理员进行印章归还操作，填写实际的归还日期。归还后印章一览中的该印章则为在库状态，其他人可再次使用。

印章的变更、作废

在实际使用时，如果印章需要有变更或是作废的情况，可以在印章维护中进行变更和作废的操作，其操作的过程都会生成相应的记录信息，可进行追溯。

1.2常见问题

在过去的印章管理中主要存在的现象和问题是：

无法将企业印章在统一位置展现，或是展现不直观、不明确；无法实时得知印章的使用状态。

无法将实物章和电子章的用印情况登记记录，或记录无法落实到每一份被盖章的纸质、电子文件上。

公章外借和归还管理混乱，无法记录具体的人员、时间、原因等信息，并且无法通过外借和归还的状态实时反映在每个印章上。

公章维护中只能登记实物章，无法对电子章进行统一管理，使实物章和电子章的管理分离。

公章的变更和作废没有形成日志，导致出现问题无法追溯。

PART2 于高效组织管理的价值

华天OA印章管理系统是一个智能化、系统化、信息化的印章管理系统。通过对印章一览的展现，系统自动更新在库状态，让员工实时了解印章的使用情况；通过对印章登记、外借、归还等一系列的操作，让企业对印章的管理形成了系统化的认识，规范了印章的使用；通过对印章各种操作的记录，可将用印工作信息化的展现出来，使各个步骤都清楚明了，可留痕、可追溯。

1.如何将公司印章维护到OA系统中？

印章管理员可在印章管理中的印章维护中将公司的印章维护到OA系统里面，将印章名称、保管人、启用日期以及印章的照片、备注填写完毕即可；如果此印章存在电子版，则可以启用电子印章，将电子印章的文件上传，同时设置可使用此电子印章的人员。

2.如何查看公司有哪些印章以及使用状态？

使用人可以在印章管理的印章一览菜单中查看公司现有印章，可以通过缩略图和列表两种形式进行查看。每种印章可以清楚显示出此印章的名称、保管人、印章图片、说明情况，同时还可以根据印章的外借和归还操作显示印章的借出和在库状态，方便使用人在使用印章前清楚知晓印章的状态。

3.用印情况如何登记？如公文和审批中的盖章是否也会有记录？

使用人在用印批准后可以到印章管理员处进行用印，印章管理员会根据用印人、用印日期、用印文件、份数等信息进行用印登记；如在OA系统中的审批和公文的正文进行盖章后，也会在用印登记中自动生成一条用印记录。

4.印章的如何进行外借和归还？

如果使用人有印章外借的需要，则在领导批准后可到印章管理员处做外借登记。印章管理员可以选择所借出的印章、借用人、借用日期、预计归还日期并填写借用原因后完成外借操作，此时印章一览中的该印章状态为借出状态，他人不可再借用；员工在印章用完后可到印章管理员处将印章归还，此时印章管理员可以选择已经借出的印章，点击归还印章按钮，填写好归还的日期完成印章归还操作，已经归还的印章在印章一览中会显示为在库状态，其他人可以再次借用。

5.印章如果有变更或作废应该如何操作？

如果印章需要更改，则印章管理员在印章维护中找到需要修改的印章，点击修改印章按钮进行修改操作，其修改的内容都会在变更记录中显示；如果印章需要作废，则仍需印章管理员在印章维护中找到需要作废的印章，点击作废印章按钮，填写作废时间和具体的说明后，将此印章作废，作废操作会在作废记录中形成数据记录。

PART3 与众不同

3.1特点与优势

1.清晰的查看方式

印章一览功能中提供列表和缩略图两种查看方式，可将企业登记的印章全部显示出来，并且每个印章都会有详细的印章名称、保管人、印章图片和说明等内容，使印章的基本信息展现全面、清晰，也免去使用人对企业现有印章管理情况的咨询。

2.实时的使用动态

系统会自动根据印章的外借和归还情况及时更新印章的在库状态，使用人可通过印章状态的更新及时了解印章的可用情况，为员工第一时间完成用印操作提供动态的数据支持。

3.全面的用印登记

印章管理中的用印登记不仅可以记录纸质文件的用印情况，还可以对系统中审批和公文的正文内容盖章情况自动登记，形成用印记录，使用印登记涵盖范围更广、更全面。

4.简易的借还体系

印章的外借和归还操作简单易懂，外借记录的查看和检索方便快捷，为印章管理员提供了一个简易的借还体系，便于印章管理员的管理。

5.统一的印章维护

此处的印章维护不仅可以对传统的实物章进行登记，还可以设定对应的电子章，并授权哪些人使用，完美的将实物章和电子章相结合，统一维护。

6.详细的变更、作废历史

系统中对每个印章的变更和作废操作都会形成对应的记录信息，存留于印章维护中，方便日后产生问题可以对其进行查看和追溯。

3.2与其他模块的联系

1.与审批和公文模块的联动

印章管理员在印章维护中创建的电子印章，可用于OA系统的审批和公文的正文内容里。如审批人具备用印的权限和电子印章的使用权，则可以在正文中加盖电子章；加盖电子章的操作完成后，系统会在用印登记中自动生成一条用印信息，记录电子文件的盖章情况。

3.3对客户的好处

1.一览清晰，实时掌握

印章一览中可将印章的基本信息和使用状态清晰、实时的展现出来，让印章使用者同步掌握印章动态，了解全面，减少咨询，为及时用印提供数据支持，提高使用者工作效率。

2.登记全面，减轻工作

用印登记不仅可以登记纸质文件的用印情况，还可将审批和公文中的盖章情况自动反应到用印记录中来，使用印登记完整、全面。既减轻了印章管理员登记工作的压力，又提高了电子版信息登记数据的准确性。

3.借还一体，使用规范

印章管理员外借和归还的操作，规范了印章的管理，形成了借还一体的闭环，防止印章的丢失，也为每个印章的去向留存数据记录。

4.两种印章，统一管理

实物章和电子章两种印章结合式的统一管理，为印章管理员提供便利，维护简单。

5.变更作废，日志留痕

对于需要更换或年久不用的印章，进行变更或作废后可以形成变更和作废的日志记录，便于企业日后追溯此印章的更改状态，明确责任。

PART4 功能描述

华天OA的印章管理系统完善了企业印章的管理规范，提供了印章的浏览、记录印章使用情况、形成了外借、归还、变更、作废等一体化的印章管理体系。

4.1功能组件概览

图表 4.1-1 功能概览

4.2常用功能介绍

4.2.1印章一览

印章一览菜单中为普通用户提供所有印章的浏览，可通过缩略图和列表两种方式进行查看，同时可以实时显示印章的使用状态。

图表 4.2-1 缩略图查看

图表 4.2-2 列表查看

4.3管理员操作

4.3.1印章维护

印章维护里分为印章登记、变更记录、作废记录。

印章登记中管理员可以对印章进行维护，可新建，修改和作废印章，其中新建印章时不止可以建立实物章的登记信息，如果此章有电子版，则可上传电子印章并设置允许使用人员；修改印章和作废印章操作后均会在变更记录和作废记录中生成记录信息。

图表 4.3-1 印章维护

4.3.2用印登记

用印登记是印章管理员用来记录用印的使用情况，登记用印人、用印日期、用印文件、用印份数等信息；如系统中的审批和公文正文盖章则会自动在此处生成用印记录。

图表 4.3-2 用印登记浏览画面

4.3.3外借记录

外借记录模块可以由印章管理员登记印章的借出和归还情况。

图表 4.3-3 外借记录浏览画面

PART5 在系统规划、实施与应用过程中的注意事项

1.印章的维护

客户在初次使用印章管理模块时，需要印章管理员提前将企业印章维护到印章管理模块中。印章的创建分为实物章和电子章两种，如实物章需提前将印章照片整理出来，电子章需要提前制作电子版的印章文件，这样在创建之后才能在印章一览中看到企业所有印章及照片信息，审批和公文正文盖章时才可以加盖电子章。

PART6 行业应用精选

1.广西翰林工程项目管理有限责任公司

广西翰林工程项目管理有限责任公司是一家主要从事工程造价咨询、政府采购代理、工程招标代理等业务的综合性咨询服务机构，具有工程造价咨询甲级、政府采购甲级资格、工程招标代理乙级资格，是广西目前最具实力的甲级造价咨询公司之一。由于公司的业务需要，有大量的印章管理需求，通过华天OA的印章管理系统使用，不仅可以将公司内现有印章清晰展现，明确保管人和现有状态，还可以规范印章管理，将用印、借出、归还等操作形成工作闭环，保留操作记录，防止出现法律问题无法追溯。