PART1 研发目的

企业文化与精神文明建设一直是企业长期建设、认真对待的内容，OA为其提供了强有力的实施工具：信息发布功能和网上交流功能，本文主要介绍信息发布功能。

信息发布功能包括通知、新闻、公告、图片新闻，实现了信息传递的严肃性、及时性、准确性。摒弃了以往“口口相传”，张贴通知的传统方式。

为员工提供统一的平台，及时查阅信息，实现“号令明确，行动准确”。

图表 1.1-1 公司动态

1.1使用场景

企业重大事务的公告

企业运作过程中，出现重大的事项可及时向广大员工传达。例如人员的任免，工作职责的变更。

企业日常事务的通知

企业规章制度的发布，行政事务的通知，例如：相关活动的具体安排。

企业新闻的发布

企业风采展示，通过图片文章的方式，将集体活动、内部培训等展现出来；品牌与理念的宣传，让员工真正的感受企业文化、理解企业文化、代表企业文化；新产品的发布，员工以企业为骄傲。

1.2常见问题

在过去的信息发布环节中主要存在的现象和问题是：

信息“口口相传”，让接收者对信息出现怀疑的态度。

传递不及时，延误战机。重大事故未及时公告辟谣出现内部恐慌。

通知下发是否被查阅无从知晓；查阅后无法反馈意见。

获取信息途径不统一，时而来自邮件，时而来自张贴的布告。

定期更换的宣传板，费时费力费钱，且更新不及时，无法快速发布最新动态。

PART2 于高效组织管理的价值

信息分类明确

OA将信息划分为新闻、通知、公告、图片新闻，也可以根据企业需要创建不同的分类。让信息管理有序，发送的同时完成了“归档”，便于区分工作主次、查阅处理。

信息发布严肃、及时

信息发布权限受控，根据工作职责开放给相关行政人员；所有信息发布可设置是否进行审批，审批通过后正式发送；点击“发布”的那一秒即是接收人员接收的那一刻，确保时效性。

信息传达内容统一、方式多样

信息不仅限于电脑端接收，同时可以通过手机APP，微信、短信等多种方式接收。接收渠道多样，但内容是一致的，统一来自于OA平台。

通知也可以互动

系统自动记录信息接收人员是否查阅，发布人员可以查看阅读情况。提供评论台功能，当发送人选择启用评论时，接收人可以对收到的信息进行评论，也可以对其他人的评论做引用或再评论，以实现互动、讨论的目的。

PART3 与众不同

3.1特点与优势

1.信息接收人多种选择形式

选择人员时，既可以直接选人、也支持按部门、岗位、通讯组等多种方式选择。如：发送给各部门经理的开会通知，就可以直接选择岗位：部门经理进行发送。

2.正文形式多样

发送信息的正文可以在线直接输入，并进行简单排版；对于重大公告、通知等，可以直接上传已经排好版的WORD文件，上传后，系统会自动将文件的内容提取出来显示为正文，且版式与WORD显示一致。

3.主题、内容、附件均可同时发送

发送信息时，根据不同需要可以定制模块是否需要默认主题；是否需要附件；是否需要审批功能、提醒消息、评论等。

4.图片新闻选择性发布到门户

图片新闻的作用是将单位发生的重大事件第一时间发布出来，让每个人都能够看到。图片新闻在发布时可以选择不同的类别。对于允许发布的类别，在发布的同时，会直接显示到每个人的门户中，即时更新门户的图片新闻。

5.接收信息一目了然

为防止信息发送在内部系统中因为没有登录OA而错过，系统支持在发送信息时通过手机短信提示相关人员。

信息发送后，对于紧急而重要的信息，需要直接确认都有谁接收并查看了信息，对于没有及时收到信息的人可以通过其它途径再次通知，这就可以使用到接收记录功能。

6.重要信息使用星星标注

对重要的信息可以使用星标功能，在星标中能够单独查看全部的星标信息，在原位置则通过点亮星星的方式突出提醒信息。

7.置顶功能

对于重要信息，管理员可在后台设置为置顶，置顶后，该信息直接在已收信息的顶部显示。

8.修正错误信息

发出的信息错误怎么办？在后台数据中的信息再编辑功能可以修正错误，不仅能够修正内容、标题、附件等的错误，还可以修改接收人等信息。

9.强大的自我复制功能

信息模块除已提供的固定模块外，用户可以根据本单位的业务需求扩增新模块，数量不限。

3.2与其他模块的联系

1.与审批功能联动

信息模块消息的发送，都可以设置是由管理员一键操作还是需要审批流程实现业务，若需要审批流程，可根据实际业务流程创建节点以及分配对应权限。

2.与电子邮件联动

已收、已发和文件夹中的通知、新闻、公告，都可以转发到电子邮件。

3.与文档中心联动

在发送信息时，能够选取文档中心中的文件作为附件直接发送。也可以在文档中心中，选择指定的文件直接发送信息。

4.与手机短信联动

对于重要信息，为防止接收人遗漏，还可以通过手机短信提醒接收人。

3.3对客户的好处

通过对信息发布功能的使用，让单位的信息电子化，能够将原来单位发布的通知、公告等可以及时的通知到要通知到的每个人，对于是否阅读也会立即有反馈。

实现电子宣传板的功能。单位发生的重大事件能够第一时间编辑排版及时发布到每个人的门户上，无需再花费大量的人力物力财力去制作宣传板。

实现即时发布即时接收的功能。当信息发出后，浏览器登录的用户能够通过系统弹出的新消息气泡接收到新消息；手机APP用户能够通过APP推送信息得到消息提醒；也可以通过小天精灵、微信、钉钉、短信等更多途径得到消息提醒，确保消息无遗漏、工作不延迟。而对于发送人则能够随时查看接收信息，对没有阅读的人员还可以采用其它方式再次提醒。比如办公室发出通知后，能够看到各部门是否已经收阅，未收阅的可以提醒，已收阅的则有据可查，避免其“不认账”的现象。

实现信息评论台功能。评论台类似于一个针对发布信息的小型论坛。对于发布的信息，员工有什么看法、有什么意见，都能够通过评论台进行讨论。比如人事部下发一个制度，制度发布后，员工针对这个新制度有什么疑问都可以提出来，相关人员可以直接在线解答，便于制度的顺利执行。

实现在线审核功能。对于待发布的通知、公告等，能够按照单位的规章制度制定审批流程，发送人在发送后，能够自动按照设置的审批流程进行发布前的审核，审核通过后能够直接发布。

PART4 功能描述

信息发布系统拥有完善的信息管理功能，不仅能实时的发布信息给企业内部人员，而且能对各种信息进行转存、归档，不仅保证了对重要信息历史记录的保留，同时又能针对不同企业的需求复制不同的信息管理模块，全面满足各个企业对信息统一管理的需求。

4.1功能组件概览

图表 4.1-1 功能组件概览

4.2常用功能介绍

4.2.1信息发布

有权限发布信息的用户能够进入到通知、公告等模块进行信息的发布工作。信息的发布允许指定接收人；设置发布信息的主题；编写信息的正文或将已经排好版的WORD文件、pdf文件或者视频文件直接上传形成正文；上传相关附件，附件可以直接上传本地文件，包括文档和音视频文件，也可以从文档中心或文件柜中直接选择文件附加进来；能够指定当前待发布信息的类别；设置当前信息是否需要开启评论台功能；设置是否需要定时发布；如果开通了短信平台，还可以设置手机短息提醒。

图表 4.2-1 发送信息

在选择接收人时，可以根据当前待发布的信息的需要，直接指定接收人员，或者指定发送给某个岗位、某个项目组、指定的部门等等。

图表 4.2-2 选择接收人

在发送后，如果设置了审核流程，系统会按照流程的设置，自动提交给审核人审核，全部审核人通过审核后，信息将自动发布。

图表 4.2-3 发布审核

4.2.2信息接收

接收的通知、新闻、公告，会存到已收通知、新闻、公告中。可以将信息进行删除、转存、移动和导出操作。

图表 4.2-4 已收信息的信息列表

接收到的通知，系统使用很简洁的图标用于功能的表示，不仅能够让画面看起来更为简洁，更使阅读的正文篇幅变大，对于小屏电脑在阅读时更为方便。

提供的功能包括：回复、回复全部、转发、转发到电子邮件、删除、打印、评论。这些功能会根据当前模块开启的功能、当前用户所在权限组开启的权限、以及发布人在发送信息时选择的开启项目，自动显隐。

图表 4.2-5 已收通知查看

4.2.3查看阅读记录

发布信息的人员在信息发布后，能够查看该信息的阅读情况。谁在什么时候首次阅读的，都能够在列表中查看到，如果已阅的人数过多，也可以通过右上角的搜索框搜索到指定人员的阅读信息。为了突出显示未阅读人员，系统把未阅读人员单独列出来，方便发布人逐一使用其它方式提醒。

图表 4.2-6 查看阅读记录

4.2.4图片新闻

图片新闻经常用于重大事件、新闻、节日等的以图片为主的新闻发布。系统中为了方便对内容的筛选，用户可以自定义新闻的类别，并能够指定哪些类别中的新闻是需要发布到门户中的。

新闻发布后，登录系统的用户能够在门户和图片新闻中看到发布的新闻。

图表 4.2-7 图片新闻

4.3管理员操作

4.3.1功能自定义扩展

管理员可以在系统管理-信息模块设置，对信息发布的后台进行设置操作。可以对模块进行新增、修改、删除操作。

图表 4.3-1 信息模块设置

模块在建立后，系统会自动生成菜单及画面的权限，管理员可以根据情况把权限分配给相关人员。点开已经建好的模块，能够在高级设置中具体指定需要开启的功能。

图表 4.3-2 信息模块的高级设置

4.3.2后台数据管理

在后台数据管理里面，可以对信息发布进行编辑、置顶、取消置顶、删除、导入、导出、搜索操作。

图表 4.3-3 信息发布的后台数据管理

PART5 在系统规划、实施与应用过程中的注意事项

1.信息模块的高级设置

客户在使用信息发布模块时，需要对信息模块进行高级设置，比如后台高级设置里的上传附件功能，审批功能和允许评论功能。开启适用的功能便于信息传递，才能更高效的运转信息发布模块。

2.图片新闻的类别设置

发布图片新闻之前，首先要设置图片新闻的类别。并且设置类别时，可以选择是否为发布类型。如果选择了否，那么该图片新闻是无法发布到门户展示的。

3.信息发布模块的置顶设置

置顶的信息，是在后台数据管理-信息发布中设置的。对于重要的通知公告，可以进行置顶操作。

PART6 行业应用精选

中国农业科学院农业质量标准与检测技术研究所

中国农业科学院农业质量标准与检测技术研究所位于北京，创建于 2003 年，2006 年 11 月，加挂“农业部农产品质量标准研究中心”的牌子。承建有农业部农产品质量安全综合重点实验室、国家饲料质量监督检验中心（北京）、农业部二英检测实验室、全国农产品质量安全监测与预警平台等。华天OA的信息发布模块，满足了客户消息及时性和展示多样化的需求。

由于客户的业务要求，除了系统自带的新闻通知公告模块之外，还新建了其他的消息模块，以供不同类别的信息使用。比如两学一做专题和规章制度模块，方便了客户对这类消息的分类查看。