档案是一种比较重要的信息资源，档案管理也是一项作业量大、复杂繁琐的工作，多数企事业单位均会有独立的档案室及专业的工作人员进行档案的管理工作。

因传统的档案管理无论是在档案查找借阅还是建档销毁上，都需要耗费大量的人力和物力资源。基于这一现状，华天OA的技术团队研发出了档案管理系统，为企业的档案管理提供建档、维护、借阅、收回、销毁、查询等功能，为企业快速、方便、有序的管理档案提供有力的保障。

档案的类目、案卷管理

用户在正式使用档案管理之前，需要先创建档案的基本信息，如档案的密级、保存期限、档案管理员、类目和案卷等，为之后的档案创建做好准备工作。类目创建时需要输入类目名称、选择父类目和类目管理员；案卷创建时，需要是类目管理员才能在对应的类目下建立案卷，同时也需建立案卷的编号、名称、所属类目、案卷年月、存放位置、保存期限、密级等信息。

档案的创建维护

企业在日常工作中所产生的档案信息，可由档案管理员统一录入到档案中心模块中。档案管理员新建档案时可以填写档案编号、名称，其所属案卷、保存期限、密级都会根据选择的案卷自动带出，在档案的存储方式中可以选择纸质存储或是电子存储，如果是电子存储则需要上传电子版文件。

档案的浏览查询

档案管理最重要的功能之一就是对已有档案的浏览和查询了，档案管理员在创建档案之后可以通过档案浏览菜单对已有的档案进行查看操作，并且可以通过档案名称快速检索出所需要档案。

档案的借阅审核

在日常工作中，当普通员工因工作需要借阅档案时，可在档案借阅下发起申请，明确借阅的日期、预计归还日期、借阅档案、借阅事由，提交给档案管理员或是类目管理员审核。当档案管理员或类目管理员同意普通员工的申请时，可将员工所需要的档案选择出来，形成所需档案的明细列表，普通员工即可去档案室借阅纸质档案或是在系统中直接查看电子档案。

档案的收回

对于已经归还给档案管理员的档案，档案管理员可以在借阅历史下将其借阅记录标记为收回，收回后此档案的状态由借出变为在库状态。

档案的销毁

对已失效的档案，经相关领导批准后，可由档案管理员进行销毁。档案管理员可在档案维护中选择需要销毁的档案，进行销毁操作，被销毁的档案均会留存档案销毁记录，明确销毁人和销毁日期，便于日后查找追踪。

在过去的档案管理中主要存在的现象和问题是：

档案的基础信息设置不全面，无法对档案密级、保存期限灵活设置；无法设置档案总管理员，管理档案中的各项事宜；无法沿用传统档案管理术语，建立类目、案卷、档案三个级别，使档案整理不易上手。

原有的档案建立只能是纸质档案，无法管理电子版档案，管理模式陈旧。

现有档案无法生成查看目录，也无法快速查找所需档案，使档案查找速度慢，效率低。

原有档案借阅是由员工自己浏览档案目录进行借阅申请，无法由档案管理员统一分配所需档案，缺乏档案管理保密性意识。

档案无法针对借出情况记录归还信息，无法形成借出、归还的闭环模式，导致档案借出后丢失，给企业带来损失。

对于已经失效的档案无法进行销毁，或已经销毁的档案没有形成销毁记录，记录销毁人和销毁日期，导致无法追踪查找当时的信息。

对于单位内部的系统，如：审批、公文等均需要归档，但是目前采用的仍旧是打印归档，无法做到直接在系统内直接归档。

华天OA办公系统为了帮助企业建立健全的档案目录，加强对企业档案的科学管理，有效地保护和利用档案资料，并针对目前档案管理中存在的问题，提出了一些管理建议。

1.如何进行档案的基础设置？

档案管理人员在获取档案中心的使用权限以后，可以到档案设置中设置档案的基本信息，如：档案密级、保存期限、档案管理员、类目维护、案卷维护等内容。其中档案的密级和保存期限用于建立案卷时进行选择；档案管理员拥有档案管理的最高权限；类目维护中可设置类目名称、父类目、类目管理员信息，对应的类目管理员可以在自己所管辖的类目下建立案卷，同时完善案卷的编号、名称、所属类目、案卷年月、存放位置、保存期限、密级等信息。

2.如何创建档案目录？

档案管理员在档案维护中可以将企业的档案维护到档案中心下。点击新建档案，将档案的编号、名称填写；其所属案卷、保存期限、密级均沿用案卷设置内容，直接显示出来；存储方式可以选择纸质存储和电子存储，如电子存储需要上传电子版文件。同时在此处档案管理员还可以对已有的档案进行修改操作。

3.如何查看档案目录并快速查找所需档案？

档案管理员在建立完善档案之后，可以在档案浏览中对已有的档案信息进行查看。系统可以按照档案维护中的设置自动生成档案目录，方便档案管理员查看档案信息；同时系统中提供了按照档案名称快速检索到档案的功能，实现高效率查找。

4.员工如何借阅档案，如何进行档案审核？

普通员工如因工作需要需借阅企业档案，则可以在档案借阅中发起借阅申请，借阅申请中需要填写借阅日期、预计归还日期、借阅档案、借阅事由等内容，提交给档案管理员，如不想借阅还可以对待审批的借阅申请进行撤销操作。档案管理员可以在借阅审核中收到员工发来的借阅申请，经领导批准后，如借阅可以针对此申请点击同意借阅，由档案管理员将借阅所需的档案资料选择，形成档案明细，确定后方可完成同意借阅的操作，此时员工就可以到档案室借阅纸质档案或是在系统中直接查看电子档案了；如领导不同意借阅则由档案管理员直接针对此条借阅记录点击不同意借阅按钮，驳回员工的借阅申请。

5.借阅档案如何回收？

档案管理员可以在借阅历史中查看所有的借阅记录信息，对于已经归还的档案，档案管理员可以针对此条借阅记录设置档案收回操作，收回后其借阅历史上会显示实际归还日期，并且档案状态会改变为已归还，此时的档案可以再次借阅。

6.OA系统中其他模块的数据能够直接归档吗？

对于OA系统内部的，如审批、公文、会议纪要、通知公告等，可以直接归入档案中心。

7.第三方系统中的数据能够归档吗？

对于第三方系统的数据，可以通过档案中心提供的对外接口归入档案中心。

8.失效档案如何销毁？

对于已经失效的档案，经领导许可后，档案管理员可以在档案维护中找到此条档案信息，点击档案销毁按钮，进行销毁操作。被销毁的档案会留存记录在档案销毁记录菜单下统一查看，此记录中保留销毁人和销毁日期等信息。

1.全面的基础设置

档案设置中不仅可以设置档案的密级、保存期限、档案管理员等信息，还能设置档案存储的类目和案卷，此处将传统档案管理中的术语沿用下来，帮助档案管理员能快速了解档案的基本设置，操作简单易懂。

2.多种的档案维护

企业内档案资料不仅有纸质档案，也有电子类的档案信息。在华天OA的档案维护下，档案管理员可以将这两种形式的档案维护到OA系统中，打破传统档案单一的管理形式，符合现代化管理，加快信息化进程。

3.便捷的浏览查询

通过对企业档案的录入，OA系统可以自动生成档案浏览目录，方便档案管理员查看和整理相关档案信息，并且通过档案名称的检索，可将档案快速定位，减少人为查找所消耗的时间，提高工作效率。

4.规范的借阅审核

申请人借阅档案资料，经领导审核后，由档案管理员统一分配，形成档案资料明细，供借阅人查看，整个工作过程流程化，管理规范化，同时还可以加强档案管理的保密性、提升管理安全。

5.强制的收回功能

对于已到归还日期的档案资料，档案管理员在收回纸质文件后可以将其标记为收回，对于逾期还未归还的电子资料，档案管理员可强制收回，同时记录归还日期，变更借阅状态。收回功能操作简单，使用方便，有效的避免了因无归还造成企业档案资料丢失，加强了档案的管理。

6.明确的销毁记录

所有被销毁的档案信息均会保留销毁人和销毁日期等信息，形成销毁记录，便于日后企业的对此档案的查找、追踪，也能为日后的纠纷明确责任。

1.与审批流程的联动

对于需要进行审批的档案借阅申请或是档案销毁申请，可以在审批流转中增加相应的审批单，待审批通过后由档案管理员将相应档案借出或销毁。

2.与会议的联动

会议产生的会议纪要可以直接归入档案中心，归档后纪要在会议中不能直接查看。

3.与信息发布的联动

信息发布的模块，如通知、公告等可以直接归入档案中心，归档后，原模块的任何人将无法再查看该记录。

4.与审批的联动

已经完结的审批记录由模板监控人员在审批监控中可以直接归档，归档后申请人、审批人及所有相关人员无法再查看到该记录。

5.与公文发文的联动

已经完结的公文发文记录由模板监控人员在发文监控中可以直接归档，归档后申请人、审批人、阅读人及所有相关人员无法再查看到该记录。

6.与公文收文的联动

已经完结的公文收文记录由模板监控人员在收文监控中可以直接归档，归档后申请人、审批人、阅读人及所有相关人员无法再查看到该记录。

7.与其它系统的联动

其它系统的数据可以通过档案接口归入档案中心，对于归档后原系统的数据要自行处理。

1.全面维护，操作简单

档案管理沿用了纸质档案的专业术语，分为类目、案卷、档案三个级别，让档案管理员看到后即可了解其中的含义，使其操作简单，功能易懂；而且档案创建时不仅可以创建纸质档案还可创建电子档案并上传单子文件，使档案形式多样，维护全面。

2.快速查询，提高效率

系统自动根据档案管理员维护的档案信息生成档案浏览目录，方便档案管理员快速查看档案信息，并且通过档案名称快速检索到所需档案，改变了原有的人工查找模式，提高工作效率。

3.借阅回收，规范流程

通过对档案借阅、审核、分配、回收等一体化的管理，不仅规范了档案的借阅流程，形成档案借还系统的闭环，而且将档案的借还操作记录下来，完善了档案的记录体系，使档案使用管理规范、完整、科学。

4.销毁记录，责任明确

对于已经失效的档案资料，经审核后由档案管理员进行销毁工作，其销毁人、销毁时间等信息都会形成销毁记录，便于日后出现问题或是纠纷时明确责任，有效的规避了推诿的现象。

5.开放接口，容纳更多归档数据

档案中心对外提供归档接口，不仅能够处理OA系统本身需要归档的数据，还可以接受第三方系统的归档数据 。

档案中心模块是以相关的行政法规及实际业务需求为基础，实现了档案的全面维护以及全程跟踪的管理，其中包括档案的新建、修改、查看、检索、销毁、借阅、收回等情况，使企业摆脱以往档案管理复杂无序的状态，轻松实现了档案管理便捷规范的良好效果。

用户可以发起借阅申请，也可以将未审批的借阅申请进行撤销。并且支持查看档案借阅申请记录和借阅历史。

档案在正式使用之前需要先进行档案的基本设置，包括建立档案密级、保存期限、档案管理员，并进行类目维护、案卷维护和设置借阅方式等。

用于档案管理员对系统内档案的维护和销毁。

档案管理员可以在档案浏览模块下查看企业的所有档案和借出情况。

用于档案管理员查看普通用户发起的借阅申请，并进行审核。

档案管理员可以查看所有用户的档案借阅记录和档案的销毁记录，并可将借出的档案收回。

1.档案管理员的设置

档案管理员作为档案的管理者，他们的工作是将档案信息维护到OA系统中，并能对档案进行浏览、查询、借阅审核、回收、销毁等工作，我们可以将实际的档案管理者直接作为档案管理员，到档案中心—档案设置—档案管理员中设置即可，档案管理员将拥有档案中心的全部权利。

2.档案的基本设置

用户在使用档案中心模块之前需要由档案管理员完善档案的密级、保存期限，进行档案类目和案卷的相关维护，便于之后的档案创建。

3.档案的维护

档案管理员在创建类目和案卷以后，便可以到档案维护中将企业内的档案信息建立在OA系统中，其中会有纸质档案和电子档案的设置，如果存储方式选择的是电子档案则需要上传电子文件。档案维护完毕后，才能正常进行档案的浏览、借阅等操作。

4.使用权限的设置

综合行政—档案中心下的档案浏览、借阅历史、借阅审核、档案销毁记录、档案维护、档案设置菜单一般给予档案管理员用于档案的维护和管理；档案中心下的档案借阅菜单可给予普通用户，便于其申请借阅。

青岛市高速公路管理处

青岛市高速公路管理处成立于1995年，隶属于青岛市交通运输委员会，所辖青银高速（青岛段）、流亭机场高速、前湾港2号疏港高速、沈海高速、青新高速五条高速公路，共计334.998公里，主要承担高速公路的收费、养护、路政等管理工作。作为事业单位，青岛市高速公路管理处尤其注重单位内部档案资料的保管与使用。档案中心模块的规范化、流程化、信息化符合客户对档案科学管理的需要，其实用性、易用性、便利性更是吸引着客户的眼球，为客户决定选择使用华天动力协同办公系统起到了重要的作用。