值班管理
PART1 研发目的
值班工作是各级党政机关、事业单位不可缺少的经常性工作。进一步规范值班工作管理,严肃值班工作纪律,确保正常公务以及突发事件及时有效处理,党政机关需要有值班管理系统,便于对值班进行统一的管理。
1.1使用场景
值班设置
对值班人员、法定节假日、值班规则、值班电话传真等基本设置进行统一的管理。
排班管理
针对轮班制度,可以按照设置的排班规则进行自动排班,针对复杂的排班还可以下载排班表进行手动排班,然后将排班信息导入到系统中。对于某些临时调班需求,还可以对特定人员的排班进行变更操作。
值班电话记录
值班人员在值班过程中,能够将上下级单位的来电信息进行详细的记录,包括来电时间、来电单位、来电内容、以及事件的处理结果等详情。
值班日志记录
值班人员在值班结束时,能够记录详细的值班日志,包括值班期间的工作描述、异常或紧急情况处理结果记录、文件附件处理等进行详细的记录。
交接记录
值班人员在进行值班交接的时候,能够对值班期间的物品、文件、以及异常情况进行交接登记,有效避免遇事互相推诿的现象。
值班日历
管理员在进行排班安排之后,值班人员进入系统后在自己的日程中能够查看到自己的值班信息,提醒用户准时交接值班。
1.2常见问题
在过去的值班管理中主要存在的现象和问题是:
无值班管理线上平台,值班过程通过线下纸质记录,下达、上传值班信息不及时,值班过程无记录。
交接过程采用手工台账方式,不易保存,追溯值班交接情况不易查找。
员工的值班情况无明确记录,无法为日后的工作评估提供有效信息。
无法自动统计员工值班记录。
无法自动生成值班排班,每次需要手动排班,增加工作量。
PART2 于高效组织管理的价值
值班管理,不仅符合党政机关、事业单位对值班工作的管理要求,还能够从对值班规则、值班人员、排班调班、值班记录等方面着手,对值班进行全方位管理,在注重功能的同时,也注重使用者的体验度,尽可能简化操作。
1.灵活的值班规则
能够自定义设置值班时间、法定节假日,设置白、夜班的值班电话传真、女职工是否安排值夜班、以及夜班、周末班、节假日班等多种值班类型的设置。
2.对值班人员的统一管理
能够对需要参与值班的人员进行统一的设置、排班、调班。
对参与值班的人员,统一规范管理电话记录、值班日志、交接记录等值班工作的管理,对于历史值班信息能够准确详细的查阅。
3.高效的自动排班
能够按照设置好的值班规则,快速的自动排班、自动生成次月的排班表,最大限度的减少排班人员的工作量。
4.快速的人员调班
为了方便使用,对系统已完成的排班,可以根据临时值班需求,进行调班变更操作,只需要对特定值班日期的人员进行变更即可更新排班信息。
5.直观的排班表
在完成值班排班之后,在值班表上能够一目了然的查看指定月份下的值班明细,可以按照时间、科室、人员等不同维度查看值班表,值班规则名称会简洁的显示在对应的日期下。
3.1特点与优势
1.自定义排班规则
许多企事业单位存在着这样的排班难题:不同岗位的员工实行不同的排班制度,还有一些岗位员工的排班规则十分特殊,使值班难度系数直线上升。
华天动力协同
OA系统支持设置不同的班组,各个班组采用不同的排班规则。
2.休假日设置灵活方便,日历展示实用精确
一年中的节假日和串休情况对排班工作来说是比较特殊,企业独有的休假制度和休假规则也是节假日排班的一个难点。
华天动力协同
OA系统可设置一年的法定假日和串休日,支持快速复制,支持设置任意日期的班。设置好排班后,员工可以查看排班日历,及时掌握排班情况。
3.完整的值班历史记录
对已经生成的值班表,在系统中可以根据时间范围查询、追踪历史值班安排信息。值班人员严格遵守值班安排表,在值班期间、值班结束、交接值班的时候,将各种值班记录详细记录在案。
完整的值班历史及相关值班记录,不仅在上级机关单位监查时能够全面查阅、及时指导,还能在处理重大突发事件时,根据当时的值班情况,全面了解事件的历史,协助应对突发事件的处理。
4.便捷的应用
排班人员不仅能够设置灵活的值班规则,统一的管理值班人员,还能快速的完成值班排班;值班人员可以在系统
门户及自己的日程中很方便的查看到相应的值班信息,提醒用户按时交接、值班;相关领导还能在系统中从不同的维度全面的了解各种值班信息。
3.2与其他模块的联系
考勤管理功能乍一看不算高深,其实这里面有大量的细节需要考虑到,否则很难用起来。因为每个企业在
考勤管理方面都非常细致和严格,
考勤会直接影响到员工的绩效考评和薪资核算,如请假、事假扣款情况和年假计算,而且不同企业在
考勤管理的细节方面也会有很大差异。
3.3对客户的好处
1.信息全面,录入便捷
自动带出排班人员及日期,只需填写值班信息即可,方便快捷。
2.值班信息,方便可查
员工的值班电话、记录、日志、交接记录线上记载,方便相关人员查询,历史记录一键查询。
3.自动生成值班表
系统根据值班排班信息,自动生成值班表,一目了然的查看指定月份下的值班明细。
PART4 功能描述
考勤模块能够连接
考勤机取得打卡记录,能够根据
考勤配置形成
考勤记录,能够记录及维护加班、请假、串休、外出、出差等不同类型的特殊
考勤,能够查看年假使用情况及剩余天数,能够实时查看
考勤相关的各种统计报表。
4.1功能组件概览
图表 4.1-1 项目概览
4.2.1值班设置
在使用值班管理之前,需要完成法定假维护、值班规则、排班设置、自动排班设置、值班排班等相关设置。
法定假维护
在值班排班的时候,不仅要对周末休息日安排值班人员,还需要对节假日安排值班人员。所以在使用值班管理前需要设置当年对应的法定假。
排班设置
各级党政机关、事业单位等在值班中需要配置专职的值班人员,我们可以将需要值班的人员在系统中进行统一设置。
值班规则
支持设置值班规则,包括值班规则名称和指定值班的起止时间等内容,用于设置值班排班时使用。
图表 4.2-1 值班规则
自动排班设置
对于使用轮班制度的机关单位,系统支持进行排班的设置,可以针对不同的值班类型选择对应的值班规则。除了系统设置的值班规则外,还有系统默认的不值班规则,对女职工还可以设置不安排夜班。
图表 4.2-2 自动排班设置
值班排班
可以按照当前月自动排班的值班规则,自动生成下个月的排班表;对于特殊的值班安排,管理员还可以将当前排班表下载后进行手工排班,然后导入到系统中。为满足个别特殊的调班需求,还可以直接点击当前的排班信息进行值班变更操作。
图表 4.2-3 值班表
4.2.2值班电话
为了确保岗位职责的落实,健全日常值班、特殊时期和应急值班的值班体系,提高处理突发事件的能力,系统分别提供了白班、夜班的电话和传真,在遇到紧急突发情况时,不仅方便外部人员和值班人员的及时沟通,也能为值班人员及时向上级领导汇报紧急情况提供保障。
图表 4.2-4 值班电话
4.2.3电话记录
在值班时往往会接到上下级单位的来电,所涉及的与本单位业务密切相关的电话记录都必须严格记录到系统中。记录时要详细记录来电时间、来电单位、来电内容、及相应的处理结果。
图表 4.2-5 值班电话
4.2.4值班日志
值班人员在结束值班时,需要填写值班日志信息,记录值班期间单位的来访、接收、偶发事件、巡查监测等情况,确认各单位各科室值班在岗情况,并登记在案。
默认值班日期是最近一次值班日期,也可以选择之前的值班日期,填写详细的值班日志,还可以上传值班日志附件。
可以根据日期、值班类型、值班人员快速查询值班日志,方便对特殊的人和事的追踪。
图表 4.2-6 值班日志
4.2.5交接记录
为严格交班过程管理,明确交接班双方的权利和义务,避免推诿、扯皮现象,值班人员在交接班时要将需要继续办理的有关事项逐项列出,交接清楚,
确保下一班值班人员详细了解上一班情况,是否有需要继续跟进或特别关注的事宜。
默认值班日期是最近一次值班日期,也可以选择之前的值班日期,填写交接物品信息、交接文件信息,交接是否有异常以及对异常信息的描述。
图表 4.2-7 交接记录
4.2.6值班日历
管理员在进行排班安排之后,值班人员进入系统后在自己的日程中能够查看到自己的值班信息,可以按日、按周、按月、以及列表的方式进行查看,将日常工作集中到日程中,可以保证值班工作按时交接值班。
图表 4.2-8 值班日历
PART5 在系统规划、实施与应用过程中的注意事项
在使用值班管理之前,需要完成法定假维护、值班规则、排班设置、自动排班设置、值班排班等相关设置。这就需要实施人员和系统管理员充分了解客户实际的值班排班相关情况,以便于在系统中能够准确的配置出能够满足客户需求的各项规则、设置。