PART1 研发目的

随着现代化城市的快速发展，人们生活节奏在加快，衣食住行的便捷无一不是科技工业进步发展的结果。为了方便员工的工作、生活，越来越多的企事业单位为员工提供宿舍服务，以方便工作人员的居住。然而宿舍的维护管理问题缺逐渐凸显，例如宿舍档案不全、维修不便、费用不清、私自调换房间、违规退房等，给企业在管理上造成不便，在经济上造成损失。

提到宿舍，现在无论是学校还是工厂都是再熟悉不过的了，学生宿舍楼、教师宿舍、职工宿舍等等，每一栋楼房都有很多的房间，每个宿舍分配了多少个床位，住着哪些人员，哪些床位是空的，哪些房间是空的，这些都需要人员去维护，曾经的我们，通过纸张登记，查看房间信息，房间床位信息。房间少的情况下还好，我们可以一个个进行比对，看登记信息去查看房间信息，床位信息。但是房间多、区域分散、登记信息不全的情况下，或者有人员进行变动，退房、换房的情况下，可就麻烦了我们的宿舍管理员了。我们的宿舍管理员需要慢慢的进行查找，不仅浪费了时间成本还容易出错。新入职的员工、出差的客户需要等待很长时间才能进去入住，再加上现在楼层在逐渐的向高层发展，人员手动管理已经不能满足社会的需要，因此后勤管理系统应用而生。

华天动力V10后勤管理系统，不仅解决了当前人力成本，时间成本问题，还可以快速的定位到房间号、宿舍床位号，通过系统，我们就可以在第一时间了解某个宿舍是否满员，可以方便的把人员、宿舍、床位进行关联绑定，查询起来很方便，相比较起传统的纸质登记来说，现代化的后勤管理系统更快捷，更高效，更适应人们快捷化的生活方式。

1.1使用场景

权限分配

不同小区的宿舍可以指定专门的管理员，管理员具有宿舍档案维护、宿舍分配的所有权限，包括新建宿舍、分配宿舍、调换宿舍、退还宿舍、宿舍报修、宿舍费用等权限。

宿舍分配

入职员工宿舍分配、出差客户宿舍分配、入住宿舍调换等，需要有员工自助申请、或者管理员统一进行宿舍分配处理。

宿舍维修

宿舍异常故障问题，可以由员工自助提交维修申请单、也可以由管理员直接进行维修登记，由相关后勤人员统一进派单处理。

费用清单

一月一账单，宿舍管理员每月登记各个宿舍不同类型的费用，对费用清单进行催缴、缴纳登记。系统自动进行账单合计。

1.2常见问题

企事业单位后勤管理主要存在的现象和问题是：

以纸质存储的宿舍档案受时间的局限性，年久易损，易丢失，查找困难。

员工的入住申请单没有集中管理，则收集统计困难。

宿舍入住人员信息不全。

宿舍空余床位统计困难。

宿舍分配、调换程序复杂、效率低下。

宿舍维修全责不明，处理效率低。

后勤统计数据不全面、不及时。

PART2 于高效组织管理的价值

华天动力办公系统的后勤管理主要解决对宿舍区、宿舍楼、宿舍统一管理及统计的工作。宿舍管理人员可以用图形化方式对宿舍区、宿舍楼、宿舍等基本信息进行管理，具体内容包括：宿舍楼小区、宿舍楼编号、单元号、房间号、楼层、单元、床位数、房间类型及相关费用、宿舍朝向、备注等信息。可按宿舍小区实时显示当前宿舍入住人数、总床位数、空床位。并以平面图的形式直观显示所有楼层每一间宿舍入住情况，不同颜色区分宿舍的入住状态，点击入住人员可查看人员的详细信息。

PART3 与众不同

3.1特点与优势

3.1.1全面的宿舍档案管理

系统提供宿舍档案的全面管理，包括宿舍所在的小区、楼宇、单元，以及楼宇的类型、单元的朝向、房屋的类型、房间类型、房间状态等详细档案记录。为管理员合理分配房间提供决策依据。

3.1.2灵活而统一的入住管理

对于没有账号的员工，可以由管理员统一进行新员工入住登记、房间调换、退房等操作，对于有账号的员工，则可以自助发起入住申请、房间调换申请、退房申请。所有的入住申请、换房申请最终都是由宿舍管理员进行房间的合理分配，在为员工提供便捷操作的同时，还能保证公平公正。

3.1.3精准的费用管理

系统按照月份，呈现不同宿舍的费用账单，不同类型的费用清晰明了，便于宿舍管理员催缴对账。

3.1.4可视化台账管理

提供宿舍台账、入住台账、费用台账、维修台账，为管理者随时随地查阅获取全面的后勤数据信息提供便捷途径，提升了工作效率。

3.1.5多维度的数据统计分析

系统从宿舍、床位、合同、费用等不同维度提供数据统计，按照不同的时间、空间进行数据分析、数据预警提醒。便于管理者从各个不同角度全面了解有价值的后勤数据。

3.1.6可拓展的接口对接

随着系统应用的普及和推广，系统功能的扩展将是不可避免的，因此，系统的可扩展性、可维护性是提高整个系统性能的必然要求。本系统具备较强的兼容性和可扩展性，方便使用者根据实际业务需要扩展模块。

3.1.7实时监控的一览图

后勤管理系统提供宿舍一览图，以图表的方式统计已入住的宿舍、剩余空房数量、剩余床位的数量等。通过不同的颜色醒目的区分不同类型、不同状态的宿舍人员入住情况。对于已经入住的宿舍，可以很全面的查看入住人员的详细信息。

3.2与其他模块的联系

1.与审批功能联动

入住申请单、宿舍调换申请单、宿舍维修申请、宿舍费用审批单等后勤管理相关的表单都可以在审批流转中进行表单样式、表单内容、审批流程的自定义设置。

2.与信息模块联动

宿舍管理员可以使用信息模块，向宿舍入住人员发送通知、公告等。

3.与资产模块联动

宿舍内的固定资产可以纳入资产管理系统，进行统一的资产管理、分配、调度、回收。方便对宿舍固定资产的统一管理。

4.与消耗品模块联动

宿舍内的消耗用品领用、分配可以纳入消耗品管理，方便对消耗类物资进行统一的管理、领用、分配。

5.与仓库模块联动

宿舍内的一些物品，可以直接从仓库进行领用、调拨。使用仓库管理，方便对宿舍物资的统一采购、分配、调拨、出库。

6.与文档中心模块联动

对于租赁的宿舍，可以将租赁合同附件统一归档到文档中心指定目录下，方便对合同的归档管理。

3.3对客户的好处

1.管理规范，权责明确

散落在不同的电脑和硬盘中的文档，安全性差，文档版本混乱，文档查找不方便。万一出现操作失误将文档删除、电脑硬盘损坏等事故，可能对公司正常运作造成重大影响。通过知识管理公司可以统一的存放和管理文档，防止资料的丢失，使文档真正成为公司财富而非私人所有。

2.自助服务，方便快捷

书籍是人类传递知识的重要工具。有了书籍，我们可以知道几千年前的事情。文档也是传递知识的工具，而且制作过程要比书籍简单一些。企业发展过程中，可以将自己形成的知识文化记载下来，按照企业的发展过程形成文档，统一存储。将一些企业的精髓，传递给一批又一批的员工，成为企业不可分割的企业文化。

3.费用账单，一目了然

海量的电子文档查询起来非常不方便，当需要找一个文档的时候，总是要在不同的存储介质上逐一翻查，非常影响企业的工作效率。将电子文档集中分类，分出不同类别，进行管理。查找文档时可以有目标，不盲目的查找，迅速找到所需文档，提高工作效率。

4.闲置宿舍，一览无余

宿舍管理员通过房间入住一览， 能够快速统计已入住的宿舍、剩余空房数量、剩余床位的数量，对于已经入住的宿舍，可以很全面的查看入住人员的详细信息。对于即将入住到期的宿舍床位，系统会进行预警提示。

PART4 功能描述

华天动力协同办公系统的后勤管理，通过方便、快捷、易用的操作，为广大企业用户提供了用来管理员工宿舍的功能。不仅提供宿舍档案的维护、宿舍的分配与调换、宿舍费用、宿舍维修等管理功能，更支持宿舍管理员的分配、工单的派单，提供多维度的数据统计报表、和全面的宿舍一览图。让企业在使用过程中操作简单，信息透明，大大提高了企业的工作效率。

4.1功能组件概览

图表 4.1-1 功能列表

4.2基础功能介绍

4.2.1基础设置

系统中提供楼宇类型、房屋朝向、房屋类型、房间类型、故障类型、支付方式、押金方式等常用基础类型设置，客户还可以根据实际需求创建自己需要基础类型，在后勤业务管理中，可以直接使用定义好的类型属性，更方便的对后勤进行统一的规范管理。

4.2.2自定义表单

系统中提供入住申请单、费用登记单、报修单、退房申请单、宿舍调换申请单、离职标记等多个业务表单。客户还可以根据实际需求修改表单内容、创建其他业务表单，实现将后勤线下业务进行线上管理。

4.2.3自定义流程

对后勤管理中的业务表单，系统提供自定义流程设置。实现不同用户、不同部门、不同单位、不同区域使用不同的审批流程。灵活的使用权限设置、流程节点设置，跳转条件、读写属性设置，保证了流程的独立、方便、安全。

4.3宿舍档案管理

4.3.1小区维护

在进行宿舍档案维护的时候，系统支持维护宿舍所在的小区。可以定义小区的名称、编号、所在地址、备注信息。还需要指定当前小区宿舍的管理员，不同的管理员只能负责所管辖小区内的宿舍后勤业务。

4.3.2楼宇维护

系统支持对小区内不同楼宇进行登记管理，可以记录楼宇的名称、编号、层数、楼宇的类型、备注等信息。方便对不同类型、不同层数的楼宇进行管理。

4.3.3单元维护

系统支持对楼宇内不同单元进行登记管理，可以记录楼宇单元的名称、编号、层数、朝向、备注等信息。方便对不同层数、不同朝向的单元楼进行管理。

4.3.4房间维护

管理员对所管理的宿舍都能进行独立维护，登记宿舍房间的名称、编号、简称、房间类型、房屋类型、可入住人数、房屋状态、备注等信息。还可以记录房间的房东、授权人、托管中介信息。对于已经租赁的房间，还可以记录合同信息、月租、押金进行登记，管理合同附件等。系统还提供给管理员查看房间入职记录情况。

图表 4.3.4-1 宿舍房间信息

4.3.5房间入住一览

以图表的方式提供管理员所管理的不同宿舍的一览图，包括已入住的宿舍、剩余空房数量、剩余床位的数量统计等。通过不同的颜色醒目的区分不同类型、不同状态的宿舍人员入住情况。对于已经入住的宿舍，可以很全面的查看入住人员的详细信息。对于即将入住到期的宿舍床位，系统会进行预警提示。

管理员更是可以在一览图中很便捷的对员工的宿舍调换需求、退房、离职进行登记处理。

图表 4.3.5-1 房间入住一览

4.4宿舍入住管理

4.4.1新人入住登记

对于新员工或者其他待入住的新人，宿舍管理员可以直接进行新人入住登记。填写入住人员的基本信息、入住房间的要求、以及其他接送要求，发送审批后相关领导同意后，管理员即可为入住人员分配房间，填写入住日期、房间检查员、上传相关附件资料等。

图表 4.4.1-1 新人入住记录

4.4.2入住申请

员工可以自助申请宿舍入住，可以为自己、下属新员工、或者其他出差客户进行入住申请。填写入住人员的基本信息、入住房间的要求、以及其他接送要求，发送审批后相关领导同意后，待入住小区的管理员即可为入住人员分配房间，填写入住日期、房间检查员、上传相关附件资料等。

4.4.3宿舍调换

当员工有宿舍调换的需求时，可以由宿舍管理员发起宿舍调换申请，也可以由员工自助发起宿舍调换申请，需要记录申请人基本信息，以及宿舍调换的信息，包括调换理由、相关图片、附件资料等。领导审批同意之后，由宿舍管理员进行房间的调换。

4.5宿舍费用管理

4.5.1费用类型维护

系统提供宿舍水费、电费、物业费、燃气费、网费、停车费、房租、维修费、以及其他等常用的费用类型。客户也可以根据宿舍费用管理需要，自定义所需要的费用类型。

4.5.2费用登记

宿舍管理员每个月对房间各种费用进行，同时记录详细的缴费信息，包括缴费状态、缴费方式、经办人、缴费时间、缴费凭证附件等。结合自定义的审批流程，实现宿舍费用的审批管理。

图表 4.5.2-1 费用管理台账

4.6维修管理

4.6.1维修台账

宿舍管理员在维修台账中能够对所有宿舍报修进行管理。根据不同的故障类型进行报修派单。监控维修进展，对没有完成的派单进行跟进、催办。统计不同时间、不同类型的故障。

图表 4.6.1-1 维修台账

4.6.2维修申请

当员工宿舍有异常故障，需要进行维修处理时，可以由宿舍管理员进行维修登记并派单给维修处理人员，也可以由员工自助发起维修申请，审批通过后进行派单维修。员工在维修申请记录中可以查看维修进度、维修状态。

4.6.3维修反馈

维修处理人可以对派单给自己的维修单进行故障分析处理，在完成维修后，对维修单进行反馈，填写具体的故障原因、解决办法，及维修完成时间进行存档。便于同类型故障问题的对比分析、维修经验的积累共享。

4.7统计报表

4.7.1每月空床位统计

管理员可以通过统计表快速查看每月中每天宿舍空房、空床数量，空房率统计。便于对宿舍房间入住情况的整体了解，支持将统计表导出成Excel文件，便于对数据进行综合分析利用。

4.7.2合约到期房间总览

对有租赁合约的宿舍，管理员可以通过统计报表快速知晓哪些宿舍合约已经到期，方便管理员对宿舍进行续约、或者退房处理。支持将统计表导出成Excel文件，便于对数据进行综合分析利用。

4.7.3租赁合同信息

对有租赁合约的宿舍，管理员可以通过统计报表快速查看所有的租赁合同信息，支持不同条件的合同筛选，支持将统计表导出成Excel文件，便于对数据进行综合分析利用，支持一键下载合同附件。

4.7.4每月费用清单

管理员可以通过统计表快速查看本月宿舍费用情况，总金额、已缴费金额、待缴费金额，还可以详细查看宿舍各种费用情况，是否缴费、缴费方式。支持将统计表导出成Excel文件，便于对数据进行综合分析利用。

PART5 在系统规划、实施与应用过程中的注意事项

1.宿舍管理员

在实施后勤管理前，需要先设置好宿舍小区的管理员，管理员对小区内所有宿舍拥有最高级别的管理权限，可以对小区楼宇、单元、房间等进行维护，同时还可以查看宿舍入住情况、进行宿舍分配、调换、退还、维修登业务的处理。

2.表单设置

在实施后勤管理前，需要先配置好入职申请单、保修单、费用登记单、宿舍调换申请单、宿舍退房申请当等表单、流程、及相关业务处理。

3.基础设置

在实施后勤管理前，需要先定义好基础数据项，包括楼宇类型、房屋朝向、房屋类型、房间类型、故障类型、支付方式、押金方式等常用基础类型设置。

PART6 行业应用精选

6.1E达集团

E达集团是一家具有海外背景、致力于为国际电子商务提供海外销售及物流服务的集团性企业。多年来，在美国、加拿大、英国、新加坡、澳大利亚等地成立了众多海外分公司，为终端客户提供极具竞争力的产品。E达集团的员工宿舍遍布全球各地，以往的宿舍管理权责不明，信息遗漏、数据不全、管理混乱。使用后勤管理系统不仅解决了跨区域管理的人力成本，时间成本问题，还可以线上快速的定位到宿舍所属小区、宿舍房间号、宿舍床位号，可以方便宿舍管理员、后勤领导在第一时间了解某区域某个宿舍是否满员，可以快速查看宿舍入住人员的信息、租赁到期提醒信息。员工不受时间、空间的限制，可以自助进行宿舍申请、宿舍调换、维修申请、退房申请等。不同数据台账一目了然，有效节约了跨时区、跨区域的信息传递不计算、数据统计不准确的问题。