电子表单型
以字段和明细数据为主，适合费用、采购、项目、人事等需要查询、统计、计算和后续数据利用的业务。
重点审批：结构化数据
华天动力OA · 工作流管理专家
文档审批让正式文件在流程中完成修改、审批、签批与定稿
正式文件的审批，不只是把Word、WPS或其他文档作为附件上传。华天动力OA通过文档型模板和签批单型模板，让合同、公文、制度、报告等正文直接进入工作流，在审批过程中完成修改留痕、权限控制、表单数据写入、签批、套红与正式输出。
正式文件审批
正式文件为什么不能只作为附件上传审批？
合同、公文、制度和报告的审批对象，本身就是正文内容。只有附件跟着流程走，而正文修改、版本变化和最终定稿仍在线下完成，审批就很难真正覆盖文件形成过程。
反复下载、修改、重新上传
多人参与审批时，如果每次修改都形成一个新的附件，容易出现版本混乱，也很难确认哪一份才是当前有效正文。
谁改了什么不容易确认
审批意见可以留在流程里，但正文中实际修改了哪些内容、由谁调整、发生在哪个审批阶段，往往缺少连续记录。
审批单与正式正文相互脱节
结构化字段、领导意见和正式文件如果分开处理，审批人员需要反复切换查看，业务数据也难以直接进入最终文件。
通过审批不等于形成正式文件
审批完成之后，文件往往还要定稿、签批、套红或输出，如果这些环节脱离工作流，最终版本仍然需要人工衔接。
文档审批的核心，不只是审批“是否同意”，而是让正文从起草到定稿始终处在流程控制之中。
表单与文档
数据要填，正文也要审，先选择适合的业务载体
华天动力OA支持电子表单型、文档型和签批单型三类流程模板。文档审批并不替代电子表单，而是在正式正文成为审批核心时，把文件本身纳入流程。
文档型
以正式正文为核心，适合合同、公文、制度、报告等需要在流程中审阅、修改并最终形成正式版本的业务。
重点审批：正式正文签批单型
把HTML结构化表单与Office正文组合在同一流程中，审批人员既处理字段和意见，也同时查看对应正式文件。
重点审批：数据 + 正文
正文进入流程
从起草到定稿，让正式文件随审批流程一起运行
文档型流程把正文从普通附件变成真正的审批对象。文件可以随着节点流转，在不同审批阶段按规则完成查看、修改、意见处理和最终输出。
01 / DRAFT
起草正文
基于正式模板创建合同、公文、制度或报告正文。
02 / SUBMIT
发起流程
正文与申请信息一起进入对应审批流程。
03 / REVIEW
审批审阅
审批人员在流程节点中直接查看正式正文。
04 / EDIT
修改留痕
按权限调整正文，并保留必要的修改记录。
05 / APPROVE
签批定稿
审批完成后确定最终有效内容和正式版本。
06 / OUTPUT
正式输出
根据业务需要继续套红、打印、归档或后续流转。
修改留痕
正文可以修改，但修改过程不能没有痕迹
正式文件在审批过程中经常需要多人校对、补充和调整。文档审批的价值之一，就是把“修改正文”本身纳入流程与权限，而不是让不同版本散落在邮件、聊天和本地文件中。
审批过程中的正文变化，可以和流程节点对应起来
谁在什么阶段修改了正文、哪些内容发生变化、后续人员看到的是哪个版本，都应该成为正式文件审批的一部分。华天动力OA在节点审批过程中还会形成对应的版本文件，让过程文件和最终文件都可以沿流程追溯。
修改主体结合节点和权限控制哪些人员可以调整正文。
修改过程保留正文变化信息，方便后续审阅和确认。
节点版本每个审批节点形成对应版本文件，便于查看某一阶段实际审批的正文内容。
版本追溯过程版本与流程节点对应，出现争议或需要复核时，可以回看历史节点文件。
正文在线审阅审批节点：部门会签
修改痕迹：本段文字已在当前审批节点调整。
节点审批版本
V1拟稿版本
V2部门审批版
V3会签版本
V4签发版本
结构化填报
固定内容不让改，可变数据通过表单写入正式正文
对于标准合同、制度模板等业务，不一定要让发起人直接修改整份文档。可以把客户、金额、日期等可变内容抽成表单字段，固定条款保持稳定，审批通过后再把数据写入正式文件。
把“填合同”变成“填业务数据”，再由系统形成正式文件
这种方式把业务人员需要填写的内容和不应随意改变的标准条款分开管理，既便于审批，也减少直接编辑正式模板带来的风险。
固定内容标准条款、格式和模板正文保持稳定。
可变内容客户名称、金额、日期、项目名称等通过表单填写。
审批过程字段进入工作流，按权限和规则完成审核。
正式成文审批结果和字段值继续写入对应文档位置。
客户名称
合同金额
签订日期
项目名称
→
客户名称
合同金额
签订日期
项目名称
流式与版式转换
流式文件负责修改，版式文件负责正式发布
合同、公文和制度等文件在审批阶段需要保持可编辑，因此以流式文件持续审阅和修改；确认发布时再转换为可发布、可归档的版式文件。若后续发生退文，则重新回到流式文件修改，再形成新的版式文件。
从可持续修改的流式文件，形成可发布的版式文件
审批过程需要反复审阅和调整，所以工作稿保持为可编辑的流式文件；当内容确认后，再形成用于正式发布、套红或归档的版式文件。版式文件并不是不可逆终点，发生退文时可以重新回到流式文件继续修改。
流式文件用于拟稿、审批、会签和退文后的再次修改，保持正文可编辑。
版式文件内容确认后形成可发布、可归档的正式版本，承接后续套红与正式输出。
退文处理如果版式文件阶段发现问题，可退回流式文件继续修改，再重新生成新的可发布版式文件。
版本闭环从修改、审批、退文到再次成文，都沿同一条文件生命周期连续管理。
流式文件
拟稿 · 审批 · 会签 · 修改
正文保持可编辑
→
版式文件
发布 · 套红 · 归档
形成正式有效版本
发生退文
版式文件发现问题或需要继续调整
版式文件发现问题或需要继续调整
↩
返回流式文件
继续修改后，再次生成新的版式文件
继续修改后，再次生成新的版式文件
文件生命周期不是单向“生成即结束”，而是可以在审批规则控制下完成修改、成文、退文、再修改和再次发布。
流式文件支持：DOC / DOCX / WPS 等主流文字文档，以及 XLS / XLSX / ET 等电子表格，可直接在流程中在线编辑和处理。
版式文件支持：PDF / OFD / PDF/A / CEB / CEBX / SEP / SFD 等，可直接在流程中用于签批、用印、发布和归档。
签批单与正文签批
审批意见和签名，随着流程自动沉淀
华天动力OA不是在审批结束后再人工整理签批单。审批人在流程节点完成办理后，意见、签名和相关人员信息可以按模板自动进入签批单；正文需要批阅时，也继续围绕同一份业务文件在线处理。
签批单在审批过程中持续形成
审批人只需要完成当前节点的办理，系统按照模板和控件规则把相应结果沉淀下来。
意见自动上单
审批节点填写的意见可以自动进入签批单，不需要流程结束后再次人工汇总。
签名随节点落单
可按模板显示姓名、签名、日期、时间、部门、岗位；多人签名也可以按既定规则排列。
不同意见分别沉淀
审批意见、承办意见、阅办意见、部门意见等，可按业务需要落到签批单对应区域。
多人办理有序呈现
多人会签、不同办理角色和反复退文，都可以沿同一份签批单持续记录，不需要重新整理审批结果。
签批单记录“怎么批”，正式正文保留“批了什么、改了什么”。两者围绕同一条工作流同步办理。
用印与正式签章
用印也作为流程动作，继续受节点和权限控制
文件经过核稿、会签和签发后，并不是脱离OA再去线下盖章。华天动力OA可以把清稿、用印、分发和存档继续放在正式文件办理链路中。
正式文件从审批到发布，可以沿同一条办理链继续向下走。每个节点不仅决定由谁办理，也决定该节点可以执行哪些文档和用印动作。
核稿审正文
会签汇意见
签发定结果
清稿成正式稿
用印正式签章
分发 / 存档后续流转
节点动作权限
不同审批节点可以分别控制签名显示、加签意见、正文修改、加盖公章、个人签章、套红、痕迹保留等操作；重要动作还可以启用二次密码校验。
用印审批与授权
谁能用什么章、在哪个环节用，可以结合人员与角色、机构、模板、印章种类和转授权进行控制，让正式用印继续服从业务规则。
标准电子签章
电子公章、合同章、个人名章、CA数字证书、PDF/OFD签章、验签、时间戳、骑缝章、批量签章等，可根据正式文件和项目要求进入对应的用印环节。
这里展示的是华天动力工作流对正式文件办理过程的组织方式，具体节点组合可按照不同单位的制度和业务要求配置。
典型应用场景
哪些业务真正需要文档审批？
只要业务对象不是几个字段，而是一份需要反复审阅、修改并最终形成正式版本的文件，就应该考虑把正文纳入工作流。
合同审批
既审合同信息，也审正式条款正文
客户、金额、期限等字段可以结构化填写，固定条款保持稳定；需要调整的正文则在审批中按权限修改并形成最终版本。
公文流转
从拟稿、会签到签发和套红连续处理
正式公文的正文审阅、修改、意见处理和最终成文都与流程节点关联，避免“审批在线、正文线下”。
制度文件
多人审阅修改后形成统一正式版本
制度、办法、规范等文件通常需要多部门反复校对，文档审批可以把修改过程和审批意见放进同一链路。
项目与报告
报告内容本身就是需要审核的业务结果
项目方案、技术报告、请示报告、会议材料等业务，重点并不是附件是否上传，而是正文内容如何被审阅、确认和最终定稿。
产品界面验证
文档是否真的进入流程，最好直接看产品界面
通过真实产品截图验证正文编辑、修改留痕和正式文件处理，让文档在工作流中的办理过程更直观。
正文进入审批界面
验证正式文件不是单纯作为附件存在，而是能够在审批过程中直接查看和处理。
修改过程可追踪
验证正文调整能够和审批节点、办理人员及修改记录相互对应。
审批完成后形成正式文件
验证工作流能够继续承接文件定稿、套红或正式输出等后续动作。
真实流程验证
用一份真实文件走完整流程，才能验证文档审批能力
文档审批成熟与否，不在于功能清单写了多少项，而在于一份真实文件从起草、修改、节点版本、退文到正式成文，能不能始终在同一套工作流规则中连续运行。
正文是不是审批对象，而不只是一个附件？
发起后直接在流程中查看和处理正文，才能把文件内容真正纳入审批，而不是只管理附件上传与下载。
每个节点审批后，能不能留下对应版本文件？
不仅要看到修改痕迹，还要能把过程版本与具体审批节点对应起来，知道当时实际审的到底是哪一版正文。
不同节点的查看、修改和成文权限能不能分开？
拟稿人、会签人、签发人面对同一份文件时权限并不相同，应能随流程节点控制只读、修改和后续处理动作。
流式文件和版式文件之间能不能顺畅转换？
审批阶段需要可编辑的流式文件，正式发布需要版式文件；两种文件状态应当在同一流程里连续衔接。
退文以后，能不能回到流式文件继续修改再成文？
真正完整的文件流程不能只会“生成最终版”，还要验证退文、再次修改、重新形成版式文件的闭环。
审批意见能不能自动上单，用印能不能真正成为流程动作？
现场看意见和签名是否随节点自动沉淀；退文、不同意、加签等动作的签名意见显示是否可控；进入用印环节后，是否还能按节点、人员、机构、模板和印章规则继续管理。
拿一份真实合同、公文或制度文件现场跑一遍，比单独演示“上传、编辑、套红”几个功能，更容易看出文档审批是否真正成熟。
延展阅读
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从电子签名、公文修改留痕和正式文件规范三个角度，继续了解华天动力OA的文档处理实践。
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进一步了解公文格式、套红、在线留痕以及规范化文件办理过程。
FAQ
OA文档审批与签批单常见问题
围绕正式文件如何进入流程、修改留痕、表单与正文联动以及适用场景回答常见问题。
OA文档审批和普通附件审批有什么区别？
普通附件审批通常只把文件作为流程附件传递；文档审批则让正式正文进入流程控制，可在审批过程中结合权限完成修改、留痕、签批、套红和定稿。
文档型模板和电子表单型模板有什么区别？
电子表单型更适合字段录入、查询、统计和计算；文档型以正式正文为核心，适合合同、公文、制度和报告等文件审批。签批单型则把结构化表单与正式正文组合在同一流程中。
OA审批中的文档修改能保留痕迹吗？
可以。文档审批可保留正文修改痕迹，并在节点审批过程中形成对应版本文件，使过程版本能够与审批节点、办理人员和具体阶段对应起来。
标准合同如何避免固定条款被随意修改？
可以将客户名称、合同金额、日期等可变内容抽取为结构化表单字段，固定正文保持不变，审批通过后再把字段值写入正式文档。
签批单是什么？
签批单型模板将HTML结构化审批表单与Office正文组合在同一流程中，审批人既可以处理字段和意见，也可以同时查看对应的正式正文。
OA文档审批适合哪些业务？
适合合同、公文、制度文件、项目报告、请示报告、会议材料和其他需要正式正文、修改留痕及最终定稿的业务。
OA文档审批每个节点都会保留版本文件吗？
华天动力OA可在节点审批过程中形成对应版本文件，使每个阶段实际审批的正文能够沿流程追溯，并与修改痕迹共同用于复核。
流式文件转成版式文件后发生退文怎么办？
发生退文时，可以回到可编辑的流式文件继续修改；内容重新确认后，再形成新的可发布版式文件，使修改、退文和再次成文保持连续。
华天动力OA文档审批支持哪些流式文件和版式文件在线处理？
流式文件支持DOC、DOCX、WPS等主流文字文档以及XLS、XLSX、ET等主流电子表格在线处理；版式文件支持PDF、OFD、PDF/A、CEB、CEBX、SEP、SFD等。这里的“支持”指文件可以直接进入OA在线处理，而不是下载到本地处理后再重新上传。
华天动力OA签批单上的审批意见和签名需要人工整理吗？
不需要。审批人在流程节点填写意见后，意见可以自动进入签批单；审批人签名还可按模板组合显示姓名、签名、日期、时间、部门和岗位，多人签名可按签批时间、流程岗位或人员账号排序。审批人也可以维护快捷意见，提交后按配置自动落签。
华天动力OA如何把电子用印纳入工作流？
用印可以作为正式文件办理中的独立流程动作，并结合节点权限控制是否允许加盖公章、添加个人签章、套红等操作。严格用印场景还可以按人员和角色、机构、模板、印章种类以及转授权要求管理用印；标准电子签章可承接CA数字证书、PDF/OFD签章、验签、时间戳、骑缝章和批量签章等要求。
正式文件，不应该只是工作流里的一个附件
华天动力OA让合同、公文、制度和报告的正文直接进入审批过程，把文件审阅、节点版本、意见自动上单、签批用印、流版转换和正式定稿放在同一条工作流中。
对于合同、公文、制度、报告等正式文件审批较多，并且重视修改留痕、版本追溯、签批用印和正式定稿的组织，华天动力OA更适合作为文档审批与工作流管理平台。
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