[IT168]OA如何设定审批流程之快捷及默认意见

　　我们公司的一些领导对电脑应用不熟练，我能不能在OA系统中设置一些常用语，供他们在审批的时候选择使用？审批时如果没有填写审批意见，OA系统可否默认添加上常规的审批语？ 　　可以使用华天动力OA工作流中的快捷及默认意见功能。 　　快捷意见是指用户可提前设置一些审批常用语，供自己在审批的时候选择使用，选择的常用语能够直接填写到审批意见栏内；默认意见即为审批动作中的“意见为空时直接使用默认意见”，是指在审批提交时，如没有填写审批意见，则系统会根据管理员设置的默认意见直接在单据的审批意见栏内显示。以上两种形式都可以在审批时节省很多打字的时间，提高工作效率。 　　下图是快捷意见的设置效果： 　　下图是默认意见的设置效果： 　　快捷及默认意见功能适用于哪种情况？接下来我们共同看一下应用场景。 　　“现在OA里面的审批是越来越多了，我打字速度太慢，每次填写审批意见的时候都要敲半天键盘，效率太低了。其实每次说的话都差不多，能不能把它们固定起来在审批的时候选用呢，这样就不用打字了。”生产副总张毅又向姜程（信息部经理）诉苦了。 　　姜程（信息部经理）知道，让这些老领导使用OA系统确实不太容易，因为他们根本就没有使用电脑的意愿和习惯。可是又必须推动他们使用这个系统，因为他们是公司的管理层，有很多的文件和申请需要他们来审批。所以姜程（信息部经理）在系统实施时，特意给这些老领导做了简化设计，屏蔽了不用的功能，还重点做了培训，并让他们有任何问题一定要及时反馈，不反馈就是他们自己的问题，反馈了解决不了就是信息部的问题。 　　姜程（信息部经理）说：当然可以啊。在OA系统的“个人设置”里面，有个“快捷意见设置”的功能，你可以将自己常用的审批用语写下来，写几条都可以，这样在审批的时候就可以从中选择使用，不用打字了。而且，你还可以设置一个默认用语，这样每次审批的时候系统会默认采用这句话作为你的审批意见。你要是觉得麻烦我安排个人帮你设置一下？ 　　张毅（生产副总）：不用了，知道怎么弄以后我自己做就可以了，我也得多熟悉一下这个系统啊，不然就要OUT了，哈哈。 　　姜程（信息部经理）：好，有任何问题就随时找我。 　　此时郑和（财务总监）正好到张毅（生产副总）办公室来办理事情听到了这段谈话，他对有这样的功能感觉到非常便捷，但是郑和（财务总监）也提出了一个疑问：“姜程（信息部经理），咱们OA系统中可否点击某个按钮，就会默认填写上意见？比如审批时点击同意按钮，不需要写审批意见，也不用选择审批意见，直接视为点击按钮后意见为同意，并填写在意见栏上？” 　　姜程（信息部经理）：“这个在OA中也可以实现，我可以在审批动作中将“意见为空时直接使用默认意见”的功能设置上默认意见，这样您在审批的时候不需要填写意见内容，直接就会将默认意见显示在单据上。而且但凡是使用此权限的人员审批都会显示这个默认意见，不需每个人自己设置。” 　　郑和（财务总监）：“那这个好，回头您设置下吧，设置同意两个字就行。” 　　姜程（信息部经理）：“好的，我回到办公室就设置下。” 　　那么，华天动力OA系统中快捷及默认意见功能又是如何实现的呢？ 　　下面我们说下快捷及默认意见的使用方法和展现效果。 　　先说下审批动作权限中的“意见为空时直接使用默认意见”的用法和展现效果。 　　1.进入到审批流转—审批管理—审批设置—审批动作节点，我们以“审批”权限为例，勾选后点击修改按钮，进入到审批动作节点设置中。 　　2.在操作权限设置中勾选“意见为空时直接使用默认意见”，并在后面的意见输入区内填写默认意见，如“同意。”，然后保存，则拥有此“审批”权限的人在审批点击同意按钮时，如不填写审批意见，则也会在审批意见处默认显示设置的意见内容。 　　3.我们登录审批人“刘晓宇”（办公室主任）的帐号找到待办审批下看看效果。如下图，我们看到对应的领导意见处没有填写任何意见，直接点击同意按钮，处理此单。 　　4.处理之后，我们在刘晓宇（办公室主任）的经我审批中打开此单。如下图可以看到，系统会根据审批动作权限中设置的“意见为空时直接使用默认意见”的意见显示在对应的审批意见栏里面。 　　再说下快捷意见的用法和展现效果。 　　1.我们还以刘晓宇（办公室主任）的帐号为例，设置下快捷意见。点击个人办公—个人设置—快捷意见设置菜单进入到快捷意见设置的画面，点击“新建”按钮，设置快捷意见。 　　2.在内容处写明常用的意见内容，然后点击保存按钮，完成意见的添加。 　　3.如此可以添加多条意见，对于最常用的意见可以设置为默认意见。 　　4.登录刘晓宇（办公室主任）的帐号打开待办事项看下使用效果。如下图所示在领导意见栏处可以看到默认的快捷意见的显示；点击下拉的列表，可看到已设置的快捷意见，可以进行意见选择。 　　5.我们选择其中一条意见，将此单处理。 　　6.处理后在经我审批中打开此单可以看到使用效果。 　　华天动力OA作为OA系统行业内的工作流管理专家拥有16年的研发经验，研发出的流程类型几乎满足了任何企事业单位的流程需求，未来华天动力OA办公系统也将会提供更多流程应用模板，为更多企业流程应用提供案例。 　　OA系统：http://www.oa8000.com/