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[飞象网]OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留

2017-07-10 15:26:44
  在OA办公系统中,用户能够看到审批人对文件做出的所有修改吗?当有多个审批人修改文件的时候,用户能够看出不同审批人的修改内容吗?

  华天动力协同OA系统工作流中“痕迹保留”的功能对此均能实现。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留

  痕迹保留:如果有多人修改一份文件,那么可以通过“痕迹保留”功能显示每一个修改人的修改时间和修改内容,不同的修改人会用不同的颜色显示,这样就能够看到审批人对文档的修改记录了。如下图所示:
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留

  金信科技公司办公室主任刘晓宇组织进行的规章制度的修改工作接近尾声了,修改工作进行的异常顺利完全归功于OA办公系统的帮助。
   
  办公室主任刘晓宇向信息部主任姜程介绍说,此次的规章制度修改首次用到了OA系统,修改工作得到了系统支持,在审批过程中非常流程,公司领导的不同修改之处和意见都可以对号入座,进度至少要比以往的方式快上几倍,大家配合得天衣无缝。”
   
  姜程(信息部经理)认为OA办公系统就是帮助我们把这些琐碎的事情做好,提升我们的效率,一个不起眼的小功能也能发挥重要的作用。刘晓宇(办公室主任)表示,使用文档型的审批模板来修改文件大大提高了流转效率,批注功能清楚显示了需要修改的条目,它的痕迹保留功能非常有用,每个审批人修改的内容都用不同的颜色显示,还能看到修改时间,不管是删除还是增加的都清晰可见,方便和原文件的内容进行对比,也方便和审批人沟通。
   
  下面我们进入到华天动力OA系统中痕迹保留功能实际体验一下其使用方法和展现效果。
   
  进入到审批流转—审批管理—审批设置—审批动作节点,我们以“审批”权限为例,勾选后点击修改按钮,进入到审批动作节点设置中。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留

OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留
   
  在操作权限设置中勾选“允许修改”和“允许痕迹保留”,然后保存。勾选“允许修改”则是在审批时可有“编辑正文文件”的按钮,可对正文进行修改编辑;勾选“允许痕迹保留”则是在编辑正文时有“显示/隐藏痕迹”的按钮,可实现正文的修改留痕并对正文的修改痕迹进行显示查看或是隐藏查看。都勾选以后则拥有此“审批”权限的人可对正文文档进行修改,并且在显示痕迹下以不同的颜色查看每个修改人的修改时间和修改内容。注意:此痕迹保留的功能仅限于word模板使用。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留
   
  我们起草下文件看看效果,以王英(行政秘书)帐号为例发起文件审批单。如下图,在填写表单模板后点击“编辑正文文件”按钮,进行正文编辑;正文编辑完毕后,点击右上角的“保存”按钮,保存正文;然后将此单提交给李国天(行政总监)、李晓红(培训主管)、郑和(财务总监)审批。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留

OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留
   
  我们登录审批人李国天(行政总监)的帐号,在待办事项中打开此单,点击“编辑正文文件”按钮,进行正文的修改。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留
   
  如下图所示,李国天(行政总监)在正文中添加了“公司”两个字,则鼠标指向“公司”时则系统可提示谁在什么日期时间插入什么内容;同理李国天(行政总监)在正文中删除了“的”字,则鼠标指向“的”时,系统可提示谁在什么日期时间删除了什么内容。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留

OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留
   
  目前我们看到的正文内容,默认是“显示痕迹”的状态,如想隐藏修改痕迹,则点击“隐藏痕迹”按钮,则将修改痕迹隐藏,如下图所示。由此可通过点击“隐藏痕迹”或“显示痕迹”按钮对正文修改内容进行隐藏或显示的切换。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留

OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留
   
  李国天(行政总监)将正文修改完毕之后,点击右上角的“保存”按钮,对正文的修改进行保存,然后将此单处理,到下个审批人帐号看下使用效果。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留
   
  同样,我们用李晓红(培训主管)的帐号登录打开待办事项,点击“编辑正文文件”按钮,进行正文文件的编辑。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留
   
  在正文编辑画面中,李晓红(培训主管)也对正文内容进行了修改,鼠标指向修改内容可显示修改人的名字、日期、时间以及修改或删除内容。同时李晓红(培训主管)还可查看到之前审批人李国天(行政总监)的修改痕迹,对于不同人员的修改,系统会以不同的颜色显示。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留

  我们再用第三个审批人郑和的帐号登录,也可以进行同样的操作,系统可保留多位审批人的修改痕迹,如下图所示。
OA办公系统如何设定审批流程之痕迹保留
   
  痕迹保留功能提高了企业行政工作的效率,让部门构成复杂、领导层级多的企业在同一份待审批文件的修改过程中可以显示不同人的修改记录,变更之处有迹可循。若想最直观感受华天动力OA带来的信息化管理和办公体验,请前往http://www.oa8000.com/ 更详尽地了解华天动力OA办公系统的技术及服务。
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