一份OA系统需求规格书，要把已经调研、确认过的业务需求写到能够用于选型、实施和验收的程度：谁使用、在什么场景下做什么、遵循什么规则、数据从哪里来、结果到哪里去，以及最后怎么验证。华天动力OA系统当前公开的流程规则、节点字段权限、表单取数和跨系统数据处理能力，可以分别对应这些规格项，但规格书本身仍应从企业真实业务出发，而不是照着某个厂商的产品目录反推需求。
在不同项目中，这类文件也常被称为OA系统需求规格说明书、OA需求规格书、OA需求规格说明书、OA软件需求规格书或OA项目需求规格书。名称可以不同，核心作用是一致的：把“我们想要什么”变成选型、实施、开发、测试和验收共同使用的正式依据。
OA系统需求清单解决的是“有哪些需求”，适合在调研过程中持续收集和分类；需求规格书则继续回答“这项需求到底怎么运行、边界是什么、最后怎么验”。
例如，需求清单写“合同付款审批”，需求规格书还要说明：申请人怎样选择合同，哪些数据自动带出，金额变化后流程怎么走，财务节点能修改哪些字段，办结后是否回写ERP，以及分别用什么账号和数据验证。
因此三篇内容是一条连续链路：
需求调研 → 需求清单 → 需求规格书 → 产品演示/现场测试 → 实施 → 验收。
开头不要直接列模块，先说明：
对于集团项目，还要明确总部与分子公司哪些规则统一、哪些允许差异化。
“合同管理、费用管理、项目管理”只是模块名。更有效的写法是：
合同申请 → 法务/财务会签 → 授权审批 → 签订 → 开票/收付款 → 变更 → 归档。
或者：
ERP产生业务数据 → OA发起审批 → 审批结果回写ERP → ERP继续执行后续业务。
这种写法能把角色、动作、数据和系统关系放在同一条需求里，后续演示和验收也有明确对象。
只写“支持自定义流程”“支持会签”很难判断复杂流程能不能落地。关键流程至少要说明：
华天动力OA目前具备固定、条件、并行、会签、子流程、承办、自由等多种流程形态，也有秘书、直到、承办、自由等特殊节点机制。企业不需要照抄产品名称，而应先写自己的业务规则，再要求厂商说明实现方式。
“权限严格”不是可执行需求。建议把权限拆成：
发起权限 → 办理权限 → 节点字段权限 → 附件与操作权限 → 查询权限 → 数据范围 → 审批监控权限。
例如：“分公司只能查看本公司合同，总部按授权查看集团数据；财务节点可修改付款字段，其他审批节点只读。”
这类权限需求可以按节点控制表单字段状态，并结合授权范围定义数据查询边界；规格书最好同时写明测试角色和预期结果。
关键字段建议说明：
表单与业务数据需求可以继续写到组织、合同、项目、供应商、历史付款、采购订单、预算等数据来源，并说明这些数据是否参与流程判断。写到这一层，才能区分“表单录入”和真正的业务数据联动。
“需要和ERP集成”还不够。需求规格书至少要写清：
华天动力OA公开的系统集成方式包括REST、SOAP/WebService、ODBC等，并支持实时、定时或批量任务。具体技术方式仍取决于第三方系统开放条件，因此规格书应优先写清业务结果和接口边界。
老OA替换时，应明确迁移哪些业务数据和附件，原组织、人员怎样映射，哪些历史数据只归档查询，哪些未完结业务需要继续流转，以及迁移后怎样核对。
迁移范围越晚确认，越容易同时影响报价、周期和验收。
如果项目有私有化、内网或信创要求，应尽量写清网络区域、CPU架构、操作系统、数据库、中间件、浏览器、办公软件、身份认证、备份恢复和运维边界。
性能、安全、日志、备份等非功能需求如涉及具体数值或合规指标，应以企业实际环境和可核验依据为准，不能为了让参数“看起来专业”自行编造。
同一句“可以实现”，实际成本和实施方式可能完全不同。采购阶段可以要求厂商对关键需求补充说明：
标准产品 / 参数配置 / 系统集成 / 专项开发 / 第三方依赖 / 前置条件 / 工作范围。
这样可以把需求规格书继续对应到报价、合同和后续变更管理。
例如：
| 需求 | 规格要求 | 验证方式 |
|---|---|---|
| 条件流程 | 金额、组织不同走不同路径 | 用多组金额和不同组织账号测试 |
| 字段权限 | 财务节点可修改付款字段，其他节点只读 | 多角色分别登录检查 |
| ERP集成 | OA审批结果回写ERP | 完成一笔脱敏业务并核对两端状态 |
| 数据范围 | 总部可看集团，分公司只看本公司 | 总部/分公司账号对比查询 |
验证动作不能替代产品事实，但能让“需求已确认”继续变成“项目最终能验收”。
业务人员要看懂流程和规则是不是自己要的；IT要看懂数据、接口和环境边界；采购要看懂厂商应该按什么范围响应和报价；实施与验收人员要知道最后怎么判断完成。
如果只是少量标准审批，需求规格书可以适当简化；如果已经涉及集团多组织、复杂工作流、精细权限、历史数据迁移和多个业务系统集成，则应该把关键场景写到角色、规则、数据和验证方式。
复杂OA项目的需求规格书写到这里，已经可以直接成为后续比较和验收的主线。华天动力OA当前公开的流程规则、节点字段权限、业务数据取用和系统集成事实，可以与规格书中的角色、规则、字段、数据来源和接口边界逐项对应；采购方据此组织演示、现场测试和后续验收，就能持续核对“规格写了什么、系统实际怎么做、最终结果是否一致”。
需求规格书不是越厚越好。真正有价值的是：关键规则写得足够明确，产品响应有边界，后面的实施和验收还能继续找到同一个需求编号。
