实施能力是OA交付能力的核心,但也是最容易被"包装"的部分。厂商都说自己实施能力强,怎么判断真假?其实不用搞太复杂,问四个关键问题,听回答的细节就能分辨出水平高低。
第一个问题:这个项目你们打算怎么干?请给出详细的实施计划。
这个问题看似普通,但回答的质量差别很大。实施能力弱的厂商,会给你一个很粗的时间表:第一周调研,第二周配置,第三周测试,第四周上线。听起来挺快,但每个阶段具体做什么、产出什么、谁来做、怎么验收,一概说不清楚。实施能力强的厂商,会把计划拆得很细:调研阶段要访谈哪些部门、覆盖哪些核心流程、输出什么格式的需求文档;配置阶段分几轮、每轮确认什么;测试阶段用什么场景、谁来参与;上线阶段有什么切换方案和应急预案。
华天动力的实施计划会细化到每周甚至每天的任务,明确每个阶段的交付物和验收标准,比如需求调研结束后输出《需求规格说明书》,配置完成后输出《系统配置手册》,测试通过后输出《测试报告》,这些文档都需要客户签字确认。计划越细,说明厂商对项目的把控能力越强。
第二个问题:如果需求变更了,你们怎么处理?
OA项目做的过程中需求变更是常态,关键看厂商有没有规范的变更管理流程。如果厂商说"需求变了我们就改呗",那就要小心了,没有变更管理意味着项目范围会无限膨胀,工期和成本都不可控。成熟的厂商会有明确的变更流程:变更申请、影响评估、双方确认、调整计划。变更分两类,一类是需求文档范围内的调整,不额外收费;一类是新增需求,需要评估工作量后另行协商。这样既保证了项目灵活性,又控制了范围蔓延。
第三个问题:你们的实施人员是原厂还是外包?项目经理有几年经验?
这是最关键也最容易被回避的问题。很多厂商售前说是原厂实施,实际进场的是外包人员或合作伙伴的人。外包实施不是一定不好,但外包人员对产品的理解深度、问题解决能力、协调资源的能力通常不如原厂人员,而且流动性大,项目做到一半换人很常见。
问的时候要具体:项目经理叫什么、做过几个OA项目、有没有同行业经验、能不能在项目启动前见面。如果厂商支支吾吾说"到时候安排",大概率是人员还没着落。华天动力的中大型项目均由原厂实施团队负责,项目经理在合同阶段就确定,客户可以提前沟通确认,项目过程中核心人员非特殊情况不更换。
第四个问题:项目上线后如果出了问题,你们多久能响应?怎么解决?
这个问题考察的是运维能力,但运维是实施的延伸,实施能力强的厂商通常运维体系也完善。听回答要注意三个细节:有没有明确的响应时间承诺、有没有分级处理机制、有没有专属对接人。如果回答是"有问题随时打电话",等于没说。靠谱的回答应该是:关键问题(系统不可用)多少小时内响应、一般问题多少小时内响应、通过什么方式解决(远程/上门)、解决不了怎么升级。
华天动力建立了三级服务响应机制:一线客服即时响应常见问题,二线技术工程师处理复杂问题,三线研发团队处理系统bug和定制需求。每个客户有专属服务经理,问题处理全程可追踪。
除了这四个问题,还有一个辅助判断方法:看厂商的实施文档质量。要求厂商提供一份其他项目的实施文档样例(脱敏后),看看需求文档写得详不详细、测试报告有没有真实数据、用户手册是不是通用模板。文档质量直接反映实施的规范程度,文档写得好的厂商,实施过程通常也规范。
最后说一句,判断实施能力不要怕问得细。真正有实力的厂商不怕你问,反而会觉得你专业,愿意跟你深入交流。一问细节就含糊、就转移话题的厂商,实施能力大概率不行。OA项目动辄几个月,选对实施团队,后面能省无数心。