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[ CIO时代]OA系统全解29：工作流驾到
[ CIO时代]OA系统全解29：工作流驾到
工作流管理是OA系统应用的绝对核心，没有之一。
工作流是OA系统中最复杂、最有技术含量的一项功能，它最能够代表一个OA系统的设计水平。我们无法在一篇文章中介绍清楚工作流技术的所有内容，只能从总体框架上来了解一些要点。
以有“工作流管理专家”之称的华天动力OA系统为例，我们将工作流分为流程类型、流程模板、流程设置、流程审批、流程管理这5个部分。
1、 流程类型
所谓流程类型，简单的说就是用户对一件工作的办理方式和过程。在华天动力OA系统中，提供了10种流程类型可以使用：固定流程、自由流程、自由顺序流程、分支流程、并发流程、半自由流程、震荡流程、直到流程、承办流程和无流程。
这10种流程既可单独使用，也可组合使用，可以满足用户各种复杂的流程管理需求。
目前，优秀OA系统中的流程管理早已超越了行政审批的范畴，已经被越来越多的用于业务流程管理，包括预算管理、项目管理这样的复杂流程。
2、 流程模板
流程模板就是在流程中流转的表单或文件，华天动力OA系统提供了三种类型的流程模板，包括：
文档型模板，如Word/WPS格式的文档，用于各种文件的审批，能够实现在线编辑和痕迹保留。
表单型模板，如借款单、请假单这样的电子表单，用于表单类的审批，能够方便的对表单中的数据进行统计汇总。
签批单模板，同时包含文本文档和电子表单两种类型，用于既要审批文件内容，又要审批表单内容的流程，比如合同审批。
这三种模板类型满足了用户的各种审批要求。
3、 流程设置
流程设置就是让流程按照设置好的规则，自动化、智能化、规范化的流转。
以条件跳转设置为例，流程能够根据表单中岗位、审批人、数值等内容的不同，自动选择流向，而无需人工干预。比如当借款金额为5000元以下时，流程不需要总经理审批，达到5000元时，必须经过总经理审批。
这样设计的好处是既可以保证流程的正确性，又可以大大减少流程数量，避免流程混乱，降低管理人员的工作强度。
4、 流程审批
当流程到达时，OA系统会有各种方式提醒审批人尽快审批，包括系统内部的短消息、弹出窗口、手机短信等等。审批人可以进行同意、否决、回退、加签、填写意见、修改内容等各种操作。
审批人可以在文档或表单上插入电子印章或个人签名，如果有特殊情况无法审批，则可以设置一个审批代理人，在指定时间内，由代理人代为审批，自己同样可以在系统中看到全部审批过程。
5、 流程管理
流程审批中和审批后，管理人员都可以行使一系列管理职能，比如审批中的审批监控、审批催办，审批后的报表统计、文件分发和归档等。
这里面报表统计是一项非常非常重要的应用，在华天动力OA系统中，各种表单审批完成后，可以即时生成各种类型的统计报表，为管理层提供精准的数据支撑。比如统计一个阶段内各部门的费用情况、合同金额等，使用起来极为方便。
OA系统中的工作流管理应用博大精深，且不断进步，比如目前在数据整合和手机审批上的需求就非常旺盛。
数据整合是老生常谈的问题了，在OA系统中，借款单和报销单、费用单和预算单、请假单和休假单的数据必须能够有效的整合，才能够将全部办公流程融会贯通，实现消除信息孤岛，减少重复工作，大大提升工作的效率和质量。
手机审批则是近些年来兴起的应用，用户已经不满足于通过PC来审批流程，而是通过更为便捷的手机来审批，在这方面，优秀的OA系统都已经具备了成熟而完善的方案。
最后要说的是，因为工作流的功能非常复杂，所以易用性设计也就显得难能可贵，否则系统管理员很难设置和维护好，使用者用起来也很不方便，那就达不到预期的效果了。
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