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企业如何将OA系统与管理更好结合以提升效率

2017-12-18 10:50:05
  企业选型OA系统时认为市面上大部分OA系统都是以日常办公自动化为主,包括收发文件、文字处理、档案存储、电子报表、出差出勤、车辆会议管理等等,而真正实现知识管理、信息化管理的OA系统远不止于此。华天动力OA系统以工作流为核心,实现以人为本、即时控制、智能管理等特点,体现智慧协同办公管理理念。
企业如何将OA系统与管理更好结合以提升效率

  企业人员的所有办公活动说到底都是人通过方式方法来完成计划和任务的过程,而OA系统的任务则是体现以人为本的辅助型管理工具,起到监督、促进、统计、汇报、流转的作用。那么作为企业管理者选购OA系统后,如何将OA系统与管理更好地结合来有效提高工作效率呢?

  树立员工自我管理意识

  在协同办公时代,任何工作、任何计划最终都是通过两个或两个以上的单元来协同完成的,而要想保证协同效率的提高,首先要保证处于团队和团体中的每一个用户都要有更强的自我管理意识和自我管理效果。

  华天动力OA系统中个人办公管理从个人各个角度促进自我管理,例如“文件传送”、“我的流程”、“我的人事”和“我的行政”,体现了每一个用户作为企业的一员、整个流程的每一环体现的系统管理作用,决定水桶容量的就是那最短的木板,将企业每一位员工的自我管理意识提升上去,整体协同工作效率和信息化进程才会显著提高。

  增强部门协同办公管理

  部门协同办公将消除资源信息孤岛,加强部门与部门之间的配合和不同部门的工作效率,传统办公形式不同部门之间要达到协同工作,在工作流转和审批上往往占据了大量的时间,部门与部门之间信息和资源流通不畅,导致效率低下、办公成本高。

  华天动力OA系统中对部门协同办公的体现则是“部门工作”功能,主要包括了对各个部门工作的计划、考勤、文档和邮件的管理, 部门管理人员按照预先设定的权限对部门工作计划、工作总结进行汇报,并对与其管理级别相对应的工作计划、工作总结进行审核和调整,而部门与部门之间同样可以根据流程管理来达到协同工作的目的。

  实现项目协同管理          

  企业的日常办公通常情况下可分为两种,一种是项目型办公,一种是事务型办公。事务型办公例如文件的收发及打印、邮件管理、物品存放、会务管理、车辆管理等等,而项目型办公往往是按照预定的计划或者目标要求实际工作达成希望的效果,对未来一定时间内要做的工作做出安排,针对具体情况规划好操作步骤、各项工作的完成时限及责任人、参与人等,以便职责明确、操作有序、执行无误,项目型办公常见为部门管理人或决策者对项目做出计划或制定任务。

  华天动力OA系统中对于项目协同管理主要体现在工作流引擎和功能构架上。华天动力OA的功能总结是建立在13000多家用户的成功实践上,而工作流引擎是OA系统的核心,华天动力OA工作流引擎也称为智慧流程,用以实现复杂流程管理控制,整合了系统内外数据,在功能使用和流转设置上规范高效,开放业务建模,实现了办公流程和业务流程的通力管理和持续优化。

  企业管理者必须清晰认识到,OA系统上线后究竟在哪些方面对之前的办公模式做出了改变,须知动员哪些力量、创造哪些条件、排除哪些困难、采取哪些手段才能更好地让OA系统为企业协同管理所服务,既与实际工作相结合,又为计划提供预见性指示,才能更顺利完成任务,实现整体管理规划。

  华天动力OA系统试用版入口:http://www.oa8000.com/
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