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如何明确企业对OA办公系统的需求

2017-07-20 17:41:48
对企业来讲,明确对OA办公系统的需求是OA选型的第一步。成立OA选型小组,把握核心需求和细节需求,对定制OA产品具有非凡意义。
 
总是有很多人反映OA实施后用处不大,觉得自己吃亏上当了。其实不然,这与OA系统前期的选型、中期的实施、后期的应用都有很大的关系。前期选型OA时,企业都需要哪些功能?OA系统实施中,需求会不会有变更?系统实施后,OA的功能在企业运作管理中是否应用充分?从选型到应用,企业对自身需求了解直接关乎着OA的使用体验。
 
1. 实施前:OA系统实施需求尽量细化
  
企业要用好OA办公系统,首先要确定自己的需要,包括当前的核心需求以及未来几年的潜在需求。需求确定要具体、集中,不要泛泛,比如我就想提高工作效率。这些需求不清楚是无法选择适合自己的OA的。
  
确定好自己需求后,选几款合适的OA办公系统进行试用吧。在OA软件行业,有远见的厂商一直在大力提倡和鼓励用户试用产品,比如泛微、华天动力等。以华天动力OA系统为例,其在线试用功能无需填写任何试用资料即可进行。企业不妨结合这种试用手段,将自己的核心需求,将代表性的流程、表单、报表等功能试用一下,再看看操作是否容易上手。如果感觉差不多,就可以和厂商进一步沟通,如果差距太大,那么就可以放弃了。
  
2. 实施中:多沟通明确OA系统实施需求
  
许多OA选型者以为确定OA系统选型之后就万事大吉了,一切交给OA厂商了,实则不然。以华天动力OA系统多年实施经验来看,OA办公系统实施之后经常会遇到的一些典型问题如流程梳理、管理对接、系统设置、需求变更乃至二次开发等。其中最困难的两个问题恐怕还是管理对接和需求变更,前者是如何将OA系统与企业的管理实践完美融合,通过OA系统实现管理制度的落地和保障执行。后者是如何对需求变更进行有效的管理,既确保项目的顺利实施和按期交付,又满足用户合理的个性化需求。
  
不管是什么问题,解决之道都在于沟通,包括厂商实施人员和企业项目主管间的沟通,以及企业内部各相关人员的沟通。沟通建立在坦诚和理解的基础上,只要沟通顺畅了、到位了,那么问题就容易解决。
  
3. 实施后:理性对待OA系统在企业中的管理作用
  
OA办公系统的应用应该循序渐进、坚持不懈。它要完全融入企业需要一个过程,不是一蹴而就的。只有按照既定的目标,一步一步去实现,才能够达到预期效果。另外,OA系统只是一个工具,首先需要企业有正确的组织文化和管理制度,指望OA系统来变革企业管理是不现实的。它只能是协助企业管理,完善企业管理,提升企业管理。它需要企业至上而下持续的支持和坚持,如果上面的管理者不用,那么下面的员工肯定也用不好,所以管理者对OA系统的应用起到龙头的作用。这也就是华天动力OA系统倡导的“智慧协同”理念的原型,企业OA系统使用需要实现执行、管理、决策的协同一体化。
  
影响OA办公系统使用体验的因素有很多,除了不同OA软件产品之间的区别之外,在自身OA系统需求的把握上,真正了解才是省时省力的好方法。
 
沟通和细化,是梳理企业办公需求的两把利剑。与管理者沟通,与不同岗位的同事沟通,与厂商沟通有助于选型者全面归纳OA需求。而细化分析这些需求的功能点和主次关系,有利于企业在选型时抓主要矛盾,解决核心难题。
 
OA办公系统:http://www.oa8000.com
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