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欧亚集团CIO谈扁平化管理落地

2017-04-13 08:46:06
跨部门工作协调难，存在信息孤岛

由于欧亚庞大的组织架构，跨部门工作协调显得很难，部门间和各系统间都存在信息孤岛。每个部门的工作记录，基础资料，历史数据，工作的经验心得由于缺少公共平台，均由部门自行管理，随时间的流逝、人员的变更、组织架构的变化，导致珍贵资料的丢失、遗漏；欧亚的信息化系统包括业务环节的ERP系统；会员管理CRM系统；智能分析BI系统；财务NC系统……各系统独立运行急需整合在同一公共平台，急需统一的工作沟通平台。
 
工作流程繁琐，权责不清，工作量繁重

刘经理谈道，当时集团工作流程繁琐，责认不清，权利不明，主要表现在以下四个方面：部门结构庞大，导致工作流程繁琐；缺乏实效性，导致工作流程延误；缺乏可溯性，导致工作流程责任不清；流程难以达成共识，导致工作流程权利不明。此外，在工作流程不明确的情况下，繁重的工作量更是雪上加霜。刘经理举例道，以2012年某月欧亚商都的临时扣款单为例，首先每月20-25日核算员手工填单，主管领导审批。到了26日至月末，业务录入员系统录入，这样浪费了大量纸张，造成了繁重的工作量，录入的数据也未必完全正确。
 
企业文化推广难

商场如战场，企业要得“道”，不能靠人管，不能靠制度管，只能靠坚实的文化底蕴，才能达到“上下同欲”的境界。对此，刘经理坦言：“小型企业靠人管；中型企业靠制度；大型企业靠文化。”所以，对于欧亚集团这样的大型企业而言企业文化的重要性不言而喻。欧亚发展过程中，急需一个企业文化的推广平台。
 
 
 
信息化促进管理扁平化
 
解决跨部门协调难：建立多部门共识的标准流程体系
通过华天动力的OA管理系统将成熟的、有制度可循的业务流程的规则固化下来。再强大的文化宣传都不如公司对待制度和规则的态度，将纸面的制度和规则在系统中固化落地，有助于企业上下建立统一的做事原则。制度执行的效率、效果的分析和干预有助于形成积极向上的工作氛围，将拖沓和推诿呈现出来，并予以干预和改进。
 
流程协同不但提升了流程的效率，更体现了公司所特有的企业文化。此外，除流程外，还在平台上建立了会议通知、通知公告、日程安排等等。
 
解决信息孤岛的问题：纵向工作流的解决——企业知识

企业新员工在入职的第一天起，就可以通过华天动力OA系统的入职培训历程图自助式地开展岗前培训。将企业显性知识的传递系统化、流程化。在平台的支撑下，企业培训方式全面转向在线教育和能力提升。员工们不再是被动接受，而是主动参与到能力提升的过程中来。
 
据悉，每个部门还纷纷建立了部门知识地图。通过沉淀每个部门老员工的知识资源，供全员分享，也为新进的员工提供良好的知识储备。如此，实现了群众智慧的激发、使大量无形知识资产的积累，方便员工快速查找到自己需要的文档、资料，提升知识的开发和利用效率。
 
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