[IT专家]不可不知的OA软件工作流管理细节

　　工作流管理毫无疑问是OA软件最重要的功能，没有之一。 　　OA软件的工作流管理功能，使得企业在流程管理的规范化、效率化和透明化方面实现了高度的统一，也成就了OA软件在企业信息化系统中的核心地位。 　　工作流管理是每一个OA软件厂商研发工作的重中之重，这是一个硬功夫，在最大程度上体现了一款OA软件的设计水平。 　　关于工作流管理的概念和内容，IT界、管理界、学术界都有很多详细的论述。作为OA软件行业领导厂商的华天动力，没有去搬弄那些艰深的描述，而是深入浅出的指出：工作流包括三个要素：人、事、法，也就是什么人、什么事、怎么做。这里面的“法”也就是做事的方法、流程和规则，是工作流的精髓。 　　同时，华天动力也指出，OA软件的工作流设计博大精深，并且永无止境。每个OA软件都具有工作流管理的功能，但很多产品并不能满足用户的实际管理需求，这是因为在细节设计方面存在大量缺陷。比如以下这两个方面：   　　1、工作流管理不能便捷的实现系统内部数据，以及外部数据的关联和整合。 在内部数据关联上，比如“报销单”和“借款单”之间的数据关联：申请人在填写“报销单”的时候，系统自动调出之前的“借款单”，提取借款金额，直接计算出报销的结余，无需出纳手工计算。另外如“费用单”和“预算单”之间的数据关联，“请假单”和“休假单”之间的数据关联等等。 　　在外部数据整合上，包括OA软件和HR、ERP、财务软件的数据整合等。比如在OA软件中审批“出货单”，单据上出货商品的名称和规格直接来自于ERP系统。还比如在OA软件中审批完毕的“报销单”，可以直接将数据传输到财务软件中生成凭证，而无需再手工操作。   　　2、工作流管理不能灵活适应企业组织架构的变化。 　　辛辛苦苦设计好的工作流，当企业人员、组织架构或管理制度发生变化时，却不能随之变化，连调整都无法实现，只能完全重新设计，甚至必须要OA软件厂商协助才能设计，这是很多OA软件用户遇到的问题。这其中耗费的精力、产生的费用、耽误的时间，都是很让人头疼的。 　　华天动力等优秀的OA软件则不同，它具备灵活的流程管理机制，同样一个流程，设计完成后可以适合全公司各部门使用，因为流程能够根据申请人、审批人以及岗位等内容的不同而智能判断，自动选择正确的审批流程，无需人工干预。 　　即使审批制度发生重大变化，必须要修改流程，那也是非常简单的。因为华天动力提供了完全图形化的流程设计方式，一切设计都是所见即所得，企业完全可以自己调整和新建各种流程。 　　根据华天动力多年的研究发现，OA软件的工作流管理必须要适应中国式的管理，比如一人多岗、一岗多人、一正多副、并行审批、代理审批、会签、加签等等。既要有很高的设计技术，又要有丰富的实施经验，二者缺一不可。 　　因此，OA软件的工作流管理通常是看起来简单，做起来难。尤其是产品化软件，要同时满足各行各业的各种企业，设计的难度是非常大的。