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[科技资讯网]OA软件流程管理的四个问题
在笔者看来,中国企业的流程管理是很有意思的,在制度和执行之间,规范和效率之间,领导和员工之间,管理和业务之间总是存在很多矛盾。
借助OA软件进行流程管理,是中国企业目前非常普遍的做法。作为一个行之有效的工具,OA软件在帮助企业减少和缓和上述矛盾的过程中,起到了重要作用。
日前,在国内某知名的CIO社区上,一些CIO就OA软件的流程管理进行了探讨。笔者摘录了其中几个典型问题,并邀请到华天动力OA的实施总监万先生一起来分享一下观点。
问题1:设计OA流程的原则是什么?
有的CIO认为,在没有流程管理以前,OA的原则就是复制显示的流程,并修正不适合电子化的部分就OK了。如果有流程管理部门,并且已经将流程管理推动到一定程度,那OA就要遵从流程的规划,并时刻盯着流程的目标。
对此,万先生表示,这里面提到很重要的一点,那就是“目标”。OA软件中的流程设计,不应该是现有流程的电子化复制,电子化只是一种手段,目标是对流程进行优化、简化和规范化。当然,在设计的过程中需要避免极端化,要实现效率和规范的统一与平衡,并考虑可执行性。因企业不同,有的需要将流程先优化,再固化;而有的则是先固化,再优化。
问题2:原想把流程尽可能的细化,使得每一个数据都可以追溯,结果大家都忙着流程了,却没有人做事了怎么办?
有CIO表示,这个方向肯定错了,因为电子流程也是要有目的的,逻辑上还有一个潜在的假设,不能降低太多的效率。
万先生则表示,这就是典型的效率与规范失衡,过分的追求规范,而忽视了效率和执行性。这时候需要改进流程设计,抓住关键数据,简化表单和流程,发掘系统的数据整合与统计能力,减轻操作者的工作负担。
问题3:你公司的流程是不是有N个小流程,需要时组成大流程?
有CIO回答,这种情况每个公司都存在,在OA中设计流程的时候,通常只能在小流程的级别去设计。
万先生认为,这要看是什么样的小流程,如果这些小流程比较固定,且关联性比较强,那么应该整合成一个大流程,这就是简化流程的过程。但如果这些小流程本身非常灵活多变,而且关联性较低,那么整合起来的大流程就会非常复杂,层级、逻辑太多,反而不容易维护,这时候就要慎重整合。这里面也涉及到我们说的效率和规范的统一。
问题4:所谓的流程优化,得看由什么人提出来么?
很多CIO认同这个观点,他们认为领导者对流程的认识也可能是有限的。部门领导提出的流程需求,很多时候是基于本职能的角度,而实施的人要从全流程去考虑,不但是端到端的角度,还要看流程的目的,要围绕目的去做流程设计。一旦为了某个具体细节纠结时,就容易忽略了当初设计的目的。所以,管理是有主线的,流程管理的主线就是围绕流程的目的或者目标。
对此,万先生表示,站在全流程的角度去评估这个需求,对流程设计者来说是一个很高的要求,因为这不是技术问题,而是管理问题,是经营问题,甚至是公司的战略问题。
但是,流程设计者又必须要统筹全局,否则就会顾此失彼,舍本逐末。如果出现问题难以解决,流程的设计者可以在公司会议上组织流程论证,在意见不统一的情况下就只能请最高管理者定夺了。
最后,万先生也坦言,OA软件在实施和使用过程中,就是对公司流程重新梳理和不断优化的过程,可能会影响到一些老旧的方法、习惯和文化,甚至个人利益,所以出现一些矛盾和冲突是很正常的。
关键词:
流程
问题
软件