随着电子发票的全面普及和无纸化办公的推进，越来越多的企业开始推行电子影像和电子凭证归档，不再打印纸质发票和纸质凭证。但电子影像和电子凭证归档不是简单地把文件存在服务器上就行，它需要满足国家《会计档案管理办法》《电子凭证会计数据标准》等法规的合规要求，包括原件留存、不可篡改、可追溯、可检索等。私有化部署OA费控系统，电子影像和电子凭证数据存储在企业自己的服务器上，企业需要自己确保归档的合规性。华天动力协同OA系统的电子影像和电子凭证归档功能，帮助企业在私有化部署下满足合规要求。
电子影像和电子凭证归档需要满足以下几个方面的合规要求。
第一是原件留存。根据《会计档案管理办法》，电子会计档案应当保存电子原件，不能只保存扫描件或影像件。对于电子发票，需要保存PDF/OFD格式的电子原件，而不是打印后再扫描的影像件。华天动力的发票管理支持电子发票原件（PDF/OFD）的上传和归档，员工上传电子发票原件后，系统保存原件，同时生成影像件用于预览和展示，确保原件留存。
第二是不可篡改。电子会计档案归档后应当不可篡改，任何修改都应当留下痕迹。华天动力的电子档案采用区块链时间戳+数字签名技术，档案归档时生成区块链时间戳和数字签名，任何对档案的修改都会破坏数字签名，系统可以检测到篡改行为。同时，归档后的档案不允许直接修改，需要修改时必须通过审批流程，修改记录完整留存。
第三是可追溯。电子会计档案应当可以追溯到对应的业务单据和审批流程。华天动力的电子档案与业务单据关联——每张发票关联对应的报销单，每张报销单关联对应的审批流程和凭证，每份凭证关联对应的账簿。审计时可以从发票追溯到报销单、审批流程、凭证、账簿，也可以从凭证反向追溯到报销单和发票，实现全链路可追溯。
第四是可检索。电子会计档案应当支持多维度检索，方便审计和税务稽查时快速调阅。华天动力的电子档案支持凭证号、发票号、业务单号、扫描批次、申请人、申请时间、费用类型、部门等多维度索引检索，审计或税务稽查时可以在10秒内定位到需要的档案，不需要翻箱倒柜找纸质档案。
第五是存储安全。电子会计档案应当安全存储，防止丢失、损坏和泄露。华天动力的电子档案支持加密存储，采用国密算法（SM2/SM3/SM4）加密，档案文件在磁盘上以加密形式存储。同时支持数据备份和容灾，档案数据定期备份，支持异地容灾，防止数据丢失。
第六是保管期限。电子会计档案的保管期限应当符合《会计档案管理办法》的规定，定期保管的会计档案保管期限一般为10年和30年。华天动力的电子档案支持设置保管期限，到期后可以按规定销毁，销毁需要经过审批并记录销毁日志。
华天动力的电子影像和电子凭证归档提供了完整的功能方案，覆盖从采集、处理、归档到检索、销毁的全生命周期。
在采集环节，华天动力支持多种电子影像和电子凭证的采集方式：电子发票原件上传（PDF/OFD）、纸质发票拍照扫描、报销单自动生成影像、审批流程记录自动归档、财务凭证自动同步。采集的影像和凭证自动与业务单据关联，不需要人工归档。
在处理环节，华天动力对采集的影像和凭证进行自动处理：OCR识别发票信息、自动验真、智能查重、自动生成凭证、自动关联业务单据。处理过程自动完成，不需要人工干预。处理完成后，影像和凭证进入待归档队列。
在归档环节，华天动力支持自动归档和手动归档两种方式。自动归档是指业务流程结束后（如报销单审批通过、凭证生成后），系统自动将相关的影像和凭证归档到电子档案库，不需要人工操作。手动归档是指财务人员可以手动选择需要归档的影像和凭证，批量归档。归档时系统自动生成区块链时间戳和数字签名，确保归档后的档案不可篡改。
在检索环节，华天动力的电子档案支持多维度检索，包括按凭证号、发票号、业务单号、扫描批次、申请人、申请时间、费用类型、部门等条件检索。检索结果支持在线预览（不需要下载），支持批量导出。审计或税务稽查时，可以快速定位和调阅需要的档案。
在销毁环节，华天动力支持保管期限管理，到期档案可以按规定销毁。销毁需要经过审批流程，审批通过后系统自动销毁档案，并记录销毁日志（销毁人、销毁时间、销毁内容、审批记录），确保销毁过程可追溯。
私有化部署下，电子影像和电子凭证归档数据存储在企业自己的服务器上，企业需要自己负责数据的安全和合规。有几个特殊考虑。
第一是存储容量规划。电子影像和电子凭证的数据量增长很快，尤其是发票影像和凭证附件，一张发票影像可能几百KB到几MB，企业每年可能产生几十万甚至上百万张发票，存储容量需求很大。企业在规划存储容量时，应该考虑至少10年的档案保管期限，预留足够的存储容量。华天动力支持档案的分级存储——近期档案存储在高速存储设备上方便检索，历史档案存储在大容量存储设备上降低成本，同时支持存储容量的在线扩展。
第二是备份和容灾。私有化部署下，档案数据的备份和容灾由企业自己负责。企业应该制定完善的备份策略，包括全量备份和增量备份，定期备份档案数据，并将备份数据存储在独立的备份服务器或异地备份中心。同时应该定期进行数据恢复演练，确保备份数据可用、恢复流程有效。华天动力支持数据备份和恢复功能，企业可以制定备份策略，系统自动执行备份。
第三是访问权限控制。电子档案包含企业的财务机密和员工的个人隐私，访问权限需要严格控制。华天动力的电子档案支持细粒度的权限控制——普通员工只能查看自己的报销档案，部门负责人可以查看本部门的档案，财务人员可以查看管辖范围内的档案，审计人员可以查看全部档案但只能只读。档案的访问操作有完整的日志记录，包括访问人、访问时间、访问内容，确保档案访问可审计。
第四是合规审计。企业应该定期（如每年）对电子影像和电子凭证归档进行合规审计，检查是否符合《会计档案管理办法》《电子凭证会计数据标准》等法规的要求，包括原件留存、不可篡改、可追溯、可检索、保管期限等方面。华天动力的电子档案功能符合相关法规要求，企业可以定期进行内部审计或聘请外部审计机构审计。
电子归档不是把PDF文件存在服务器上就叫归档了——《会计档案管理办法》和《电子凭证会计数据标准》对电子原件留存、不可篡改、可追溯、可检索都有明确要求，不合规的电子归档在审计和税务稽查时是不被认可的。华天动力的电子归档做了几件关键的事：电子发票PDF/OFD原件和影像件双轨保存，不是只存扫描件；区块链时间戳加数字签名，归档后的文件改一个字节都能检测出来；每张发票关联报销单、审批记录和凭证，审计时从凭证一路钻到发票原件，十秒内调出来；国密算法加密存储，符合信创要求。保管期限到了可以按规定销毁，销毁审批和日志完整留存。电子归档做到这个程度，纸质发票才真的可以不打印了。
