但传统的档案管理无论是在档案查找借阅还是建档销毁上，都需要耗费大量的人力和物力资源。基于这点，隶属于青岛市交通运输委员会的某高速公路管理处，主要承担高速公路的收费、养护、路政等管理工作，尤其注重单位内部档案资料的保管与使用。

华天动力OA工程师团队介入后，通过详细调研，针对其问题，了解其需求，为其建设档案管理中心，提供建档、维护、借阅、收回、销毁、查询等功能，为管理处实现快速、方便、有序的管理档案提供有力的保障。

一、全面的基础设置

华天动力协同OA系统档案管理中心中不仅可以设置档案的密级、保存期限、档案管理员等信息，还能设置档案存储的类目和案卷，此处将传统档案管理中的术语沿用下来，帮助档案管理员能快速了解档案的基本设置，操作简单易懂。

档案管理人员在获取档案中心的使用权限以后，可以到档案设置中设置档案的基本信息，如：档案密级、保存期限、档案管理员、类目维护、案卷维护等内容。对应的类目管理员可以在自己所管辖的类目下建立案卷，同时完善案卷的编号、名称、所属类目、案卷年月、存放位置、保存期限、密级等信息。

二、多种的档案维护

档案资料不仅有纸质档案，也有电子类的档案信息，对于OA系统内部的，如审批、公文、会议纪要、通知公告等，可以直接归入档案中心，对于第三方系统的数据，可以通过档案中心提供的对外接口归入档案中心。在华天OA的档案维护下，档案管理员可以将这多种形式的档案维护到OA系统中，打破传统档案单一的管理形式，符合现代化管理，加快信息化进程。

档案管理员在档案维护中可以将管理处的档案维护到档案中心下。点击新建档案，将档案的编号、名称填写；其所属案卷、保存期限、密级均沿用案卷设置内容，直接显示出来；存储方式可以选择纸质存储和电子存储。

三、便捷的浏览查询

通过对管理处档案的录入，OA系统可以自动生成档案浏览目录，方便档案管理员查看和整理相关档案信息，并且通过档案名称的检索，可将档案快速定位，减少人为查找所消耗的时间，提高工作效率。

四、规范的借阅审核

申请人借阅档案资料，经领导审核后，由档案管理员统一分配，形成档案资料明细，供借阅人查看，整个工作过程流程化，管理规范化，同时还可以加强档案管理的保密性、提升管理安全。

五、强制的收回功能

对于已到归还日期的档案资料，档案管理员在收回纸质文件后可以将其标记为收回，对于逾期还未归还的电子资料，档案管理员可强制收回，同时记录归还日期，变更借阅状态。收回功能操作简单，使用方便，有效的避免了因无归还造成管理处档案资料丢失，加强了档案的管理

六、明确的销毁记录

对于已经失效的档案，经领导许可后，档案管理员可以在档案维护中找到此条档案信息，点击档案销毁按钮，进行销毁操作。被销毁的档案会留存记录在档案销毁记录菜单下统一查看，此记录中保留销毁人和销毁日期等信息，便于日后单位对此档案的查找、追踪，也能为日后的纠纷明确责任。

该高速公路管理处在使用华天OA的档案中心模块后，单位领导和普通公职人员对华天的专业性一致好评。通过对档案中心功能的使用，既方便了档案管理者对档案进行规范、有效的管理维护，又使普通公职人员借阅查看档案变得方便快捷，避免了因档案管理不善给单位造成的损失，也极大提升了档案查找和使用的效率。

OA系统：http://www.oa8000.com/