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用一个案例,讲透华天动力OA公文发文

2020-05-22 16:15:34
公文即公务文书,
是法定机关与组织在公务活动中,
按照特定的体式、经过一定的处理程序
形成和使用的书面材料,
无论从事专业工作,还是从事行政事务,
都要通过公文来传达政令政策、处理公务,
以保证协调各种关系,决定事务
使工作正确地、高效地进行。
然而,传统公文在上行、下行传递过程中耗时较长,
严重影响了事务处理的及时性,
并且在传递过程中易丢失,
存档后不便于查询,
因此,如何保证公文的顺畅流转
以及如何通过技术手段监测公文的有效执行率
是目前各级政府机关更为关注的问题。
特别是当前疫情期间更好更快的推进“互联网+政务”,
实现政务信息化改革,
构建基于互联网的一体化政务服务体系,
以提升政务公开能力,提高政务工作效率。
是党政机关单位急切需要解决的重要工作,
华天动力OA政务系统能更好的解决公文发文
极大的提高政府事业单位的办公效率。

  从一个经典的案例开始讲起:
  某区政府是国家级区级政府,城区辖4个街道、12个镇 、12个乡,全区的公文流转都是通过华天动力oa协同办公系统来完成。区政府是华天动力oa的忠实客户,从2013年5版本开始一直使用华天动力oa协同办公系统,于2016年10月升级至v7版本,于2017年9月升级为分布式部署版本,月流转公文数量5000余件,oa使用覆盖全区。

用一个案例,讲透华天动力OA公文发文

  在过去的发文管理中主要存在的现象和问题是:
  传统的公文归档工作,以纸质、手工操作为主,如果公文数目较多,可能造成查找与使用工作的效率降低。
  文稿在审阅的过程中定会有修改,参与修改人员容易混乱,终稿到打字员处时打字员仍需确认。
  由于纸质公文受到管理手段、维护手段等影响,需要大量的人力、物力支持。
  纸质公文在上传下达过程中耗费时间较长,需要通过传真、邮件等进行传递,部分绝密公文更需要专人进行投递,耗时耗力,安全性不高。
  传递过程中纸质文件易丢失,且存储设备年久易损。
  区政府2017年9月升级为分布式部署,全区使用,仅公文月流转数量就达5000余件,极大提高了区政府的办事效率。使用过程中系统运行稳定,数据能够实时统计,为政府的工作提供了大量的数据支持。

  在区政府的公文发文管理模块,我们做了这些改进:
  1.强大的审批流程设置功能
  拥有强大的审批流程,能满足政务机关几乎所有的内部审批需要。多变的流程、灵活的审批流程节点,使审批操作方便、快捷,另外,审批相关的设置操作皆以图形展开设计,使用者可以对功能及操作一目了然。支持十余种不同类型的流程跳转(固定、自由、自由顺序、条件、分支、并发、半自动,无需审批等流程),且审批动作节点灵活便捷(核稿、会签、签发、用印、打印、分发、系统分发、自动存档等动作)。
用一个案例,讲透华天动力OA公文发文

  2.先进的公文管理功能
  华天不但拥有传统的公文处理功能,如审批、修改文件、查看流转记录、查看流程等,为满足用户体验,方便用户使用,还在此基础上进一步优化功能,如手机短信提醒、邮件提醒、手机APP提醒等多种方式的审批提醒;并且支持公文文档的“红头”套用、电子印章、批注留痕。
用一个案例,讲透华天动力OA公文发文

  3.专业的发文形式设计
  完全按照《国家行政机关公文处理办法》、 《党政机关公文处理工作条例》 进行公文管理设计,流程采用WORD文档和HTML表单相结合的方式。其中,收发文的正文均采用WORD文档格式,便于对文档进行编辑;而签批单则采用HTML表单格式,便于对数据进行统计汇总。
用一个案例,讲透华天动力OA公文发文

  4.共享传播的多样性
  当发文单需要实现共享传播时,华天动力OA支持发文单的分发和挂网操作。同时在分发和挂网的过程中,支持"分发签批单+正文","只分发正文","挂网显示签批单+正文","挂网只显示正文"的操作。这样,针对不同的发文单,传阅者可以根据内容的安全性进行有针对性的共享传播。
用一个案例,讲透华天动力OA公文发文

  5.先进的公文管理功能

  通过项目规则能够快速建立符合业务逻辑的文件夹树,极大简化了工作程序,提高了工作效率。华天不但拥有传统的公文处理功能,如审批、修改文件、查看流转记录、查看流程等,为满足用户体验,方便用户使用,还在此基础上进一步优化功能,如手机短信提醒、邮件提醒、短消息提醒等多种方式的审批提醒;支持文档的痕迹保留功能,轻松查看文件的修改情况;独具的承办流程、直到流程,简化了普通流程的复杂化设计。这些智慧化的设计可以完美实现对公文的有序管理。
用一个案例,讲透华天动力OA公文发文

  6.多面性
  支持正文打印和发文单打印,可以将电子公文转变成纸质文档,保证公文的准确性、真实性及完整性。发文库功能可以实现迅速、全方位的资源共享,使得我们的工作能更高效更快捷的得到处理。
用一个案例,讲透华天动力OA公文发文

  同时公文发文系统还可以与其他模块联通,从而更好的协同办公:
  1.与发文功能联动
  审批完成的公文分发后可实现发文转收文的功能。

  2.与档案中心的联动
  审批完成的公文可归档到档案中心,归档后只可以在档案中心查看,其他位置不可查看。

  3.与文档中心的联动
  发文单在审批过程中可存档到档案中心,便于查看。

  4.与印章管理的联动
  公文正文用印后,在印章管理中可以查看到该印章的用印信息。

  可以说,区政府的办公系统是与华天动力OA系统同步更新的。区政府是华天动力的重要客户,为客户提供满意的服务是华天动力的服务宗旨,也是华天动力发展的重要动力来源。

  除此之外,华天动力协同OA系统公文发文还有以下功能:

用一个案例,讲透华天动力OA公文发文

发文管理是对单位内部发文过程的自动化管理。
拟稿人依据发文类型选择适合的发文模板和审批流程,
送交相关领导进行审核、复核、会签、签发等工作,
然后由办公室进行发文登记、编号、套头、盖章,
并进行文件的发放(分发、下发、办结)等工作,
最后由公文管理员对办结公文进行归档。
在整个发文过程中,可实现督办、催办的功能。
整个过程科学管理,环环相扣,
实现规范性、时效性、经济性。
华天动力协同OA公文发文还有许多功能,
想了解详情,
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 OA系统:http://www.oa8000.com/
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