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再不用OA系统管理车辆,你就OUT了!

2020-05-20 15:16:25
随着经济的发展,
企业拥有越来越多的公用车辆,
但是由于缺乏管理经验,
常常被钻空子,
公车私用、谎报油价、事故私了……
成出不穷,
更有时候,因为缺乏管理,
导致车辆没有及时年检、及时保养、损坏严重,
严重破坏了车辆的使用年限,
照成企业的巨大损失
……
再不用OA系统管理车辆,你就OUT了!
然而,你如果使用华天动力OA系统车辆管理,
将会有截然不同的感受,
所谓车辆管理,
是对车辆进行统一管理、统一调度、统一分配的过程,
标准规范的车辆管理体系,
可以有效防止公车私用,
合理使用车辆,减少费用开支,
真实反映用车实情,
对车辆的保养和维修状况实时监控,
确保车辆安全、良好运行。

  从一个经典的案例开始讲起:
  某集团总部座落于世界著名的渤海湾湿地公园鹤乡——盘锦市石化工业园区,总占地面积27公顷,集团公司成立于2007年,经过近八年的跨越式发展、蜕变和沉演中完成了华丽的转身,成为今天下属六家子公司的企业。是集产品的研发、生产、销售、售后服务、技术服务为一体,立足并且专精于建材市场的多元化经营企业。

再不用OA系统管理车辆,你就OUT了!

  随着集团业务的不断发展,选择与华天OA合作,在全集团部署使用华天OA产品。在实施过程中,公司着重了解及使用了车辆管理模块,来解决公司管理中存在的问题。通过车辆管理规范化的管理,帮助公司更好的了解车辆情况,进行工作安排。同时,通过大量详实的数据支持,使得车辆使用更加合理,成功的降低了生产成本,提升了工作效率,为集团创造更多效益。

  在过去的车辆管理中主要存在的现象和问题是:
  车辆是否可用不明确,经常出现单子填写完毕,审批后发现无车可用或者车辆因维修等原因不能使用。
  车辆保养不及时,影响车辆运行状态,导致出现事故甚至影响车辆使用寿命。
  车辆保险年检不及时和驾驶员驾照更换不及时,从而产生违规上路或者违规驾驶的情况。
  公车私用的情况时有发生,甚至出现在公车私用中发生交通事故的情况。
  车辆使用信息混乱,费用信息、事故信息等内容不易查询。没有系统的数据信息,数据统计十分复杂。
  用车信息查找困难,具体查询用车信息十分复杂。部分信息可能存在丢失的情况。

  华天动力OA的工程师接手后,对起公司的车辆从对车的管理、对人的管理、对钱的管理等几个方面着手,对车辆做了深入性的全方位管理,在着重功能的同时,也注重用户的体验度,尽可能简化用户的操作。

  1.对车的管理
  能够对车辆的档案、保险、年检、维保情况、事故信息、行驶里程、油品油耗、加油记录等做全面管理。对于专用车辆能够直接指定可用人员及固定驾驶员。

再不用OA系统管理车辆,你就OUT了!

  2.对人的管理
  车辆由管理员统一调度、管理。允许系统中用户申请用车。申请用车可以根据单位的规定走审批流程由领导同意后再派车,或由管理员直接安排派车;在申请用车时,能够直接指定要用的车辆及驾驶员;用户能够查看到车辆的使用日历,以确定自己要用哪台车。

再不用OA系统管理车辆,你就OUT了!

  同时,考虑到驾驶员这一工种的特殊性,系统独立维护驾驶员档案,驾驶员信息既可以是从HR档案或OA帐号中直接获取,对于不属于正式员工的驾驶员也能够直接录入档案。

  3.对钱的管理
能够对车辆产生的费用进行统一管控。例如:车辆保险费用、年检费用、维保费用、加油费用等。

再不用OA系统管理车辆,你就OUT了!

  4.便捷提醒
车辆保险到期、车辆年检到期以及驾驶证到期前,系统都会有相关的提醒。同时,为了方便使用,系统在出厂设置时就已经按照国家对三证的要求设置了相应的提醒时间。接到提醒后即能够进行相应的业务办理。

再不用OA系统管理车辆,你就OUT了!

  用户在提交用车申请后,车辆管理员能够收到系统的提醒消息,便于尽快进行派车处理。在派车后,用户也能够第一时间收到系统的反馈信息,了解派车情况。

  当用户申请的用车在派车后,系统会自动给驾驶员发送提醒信息,告知用车时间、用车人、行驶路线等信息,便于驾驶员提前做好出车准备。

  5.便捷应用
  管理员在对车辆续保时,能够在一个画面中查看到该车辆以前全部的投保记录及投保明细、保险费用。通过对以前记录的查看,能够快速确认本次保险的投保项目及费用参考。

再不用OA系统管理车辆,你就OUT了!

  普通用户无需进入到车辆管理的模块,在【我的行政】中能够直接查看车辆使用日历,安排自己的用车行程。在填写用车申请时,只要确认用车时间即能快速发出,简化操作。

再不用OA系统管理车辆,你就OUT了!

  如果驾驶员有OA帐号,派车信息会自动加入到该用户的日程中,用户通过日程能够直接查看每天的车辆预约使用信息,便于合理安排自己的工作。

  6.数据统计
  能够实时生成车辆使用报表、驾驶员行驶记录、车辆费用表、保险记录表、年检记录表、维保记录表、行驶里程表、加油记录表、事故记录表等与车辆相关的各种报表。报表不仅能够在线查看,还支持导出为Excel文件。

再不用OA系统管理车辆,你就OUT了!

  同时还可以代入数据,和其他管理模块联动,让车辆管理真正融入到企业的日常管理中:

  1.与审批功能联动
  申请用车可以设置是由车辆管理员统一派车还是需要经过审批同意用车后再派车,能够调用工作流引擎。

  2.与人事档案的联动
  如果驾驶员有OA账号,可以直接关联,将驾驶员的信息直接带入车辆管理模块,将各模块信息进行统一管理。

  3.与报表中心的联动
  通过制作报表,将车辆管理模块中的数据信息汇总显示在报表中心当中。可以根据实际的业务需求,制作不同的报表来显示不同业务需要的各种数据,将信息分类汇总,使得车辆管理的信息更加直观。

  辽宁某集团与华天OA携手后,集团领导和员工对华天OA产品十分认可,给予了高度评价。车辆管理模块对于车辆使用的优化与便捷,让普通员工和车辆管理员一致好评。特别是作为运输公司,更是对车辆管理模块赞誉有加。员工一致认为:“车辆管理模块的使用,加快了审批速度,节省了工作时间。而且使用简单,更改了传统的工作方式”。领导层对于车辆管理模块也十分满意:“车辆模块的使用,让数据清晰、明确,可以更好的了解每一项支出。从中找到问题,解决问题,在实现提高工作效率的同时,达到降低成本的目的。”
除此之外华天动力协同OA系统车辆管理模块还有许多的功能:

车辆管理模块以实际使用需求为基础,
实现了车辆信息的细致管理,
其中包括车辆信息的新增、修改、保险、
维保、加油、事故、报废情况等,
能使企业更加详细地了解车辆使用的各种数据,
实现车辆管理的精细化,
为节约车辆使用成本提供了数据支持,
维护车辆使用安全提供了有力保障。
关于车辆管理我们还有很多细致的功能,
如果想了解更多详情,
就打电话咨询吧!

 OA系统:http://www.oa8000.com/
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