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用OA系统管理人事档案,功能强大堪比行业专家

2020-04-29 15:27:44
人事档案是企业员工信息的载体,
是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据,
是促进人才合理流动、合理配置和合理使用,
保证人才队伍素质的重要措施。
因此人事档案的准确、齐全、完整对企业和个人,
都有着不可替代的意义。

用OA系统管理人事档案,功能强大堪比行业专家

随着企业不断的发展,
员工持续增多,
如何高效的管理人事档案、合同、离职、奖惩、调转等,
都已成为企业一直急需解决的问题,
为此华天动力协同OA系统
根据大量的需求调研以及同诸多资深HR管理者的沟通交流,
研发出人事档案管理模块,
为企业提供功能强大、简单易用的管理平台。
 
  有这样一个经典的案例:
  广州某服饰有限公司自2001年成立至今一直经营七匹狼、与狼共舞、马克华菲等在国内颇具影响力的知名品牌,是七匹狼实业股份有限公司在全国范围内规模最大实力最雄厚的代理商。公司自2001年成立以来,还先后成立了广西分公司--南宁某商贸有限公司及海南分公司--海口某商贸有限公司,业务范围辐射华南区域,是华南地区具有重要影响力的服饰企业之一,也是七匹狼实业股份有限公司重要的战略合作伙伴,在行业内拥有较高的美誉度。

用OA系统管理人事档案,功能强大堪比行业专家

  随着公司规模的不断壮大,企业人员的持续增多,其人事档案建立、离职、奖惩、调动等方面的管理工作显得日益繁重,出现了以下问题:

  ¤ 无人事档案创建和查找的统一平台,仍保留原来纸质档案的存储形式,信息不全面,查找不方便。
  ¤ 无法自动检索未签订合同的员工;无法对合同到期前和转正前的员工信息进行提醒;对于已经到期的合同,续签和变更不方便。
  ¤ 员工调转部门或岗位手续繁琐,并且无变更记录的留痕查看;员工的奖惩情况无明确记录,无法为日后的工作评估提供有效信息。
  ¤ 无法自动统计员工离职后还有哪些待办的工作数据;无法记录员工离职的原因、类型、去向等为人事自我总结提供便利;离职后的人员无法实现重新入职,入职后人事档案还需二次录入。
  ¤ 系统无法根据部门信息内容自动生成组织架构图,仍需人事人工制作架构图。
  ¤ 无法根据系统中的各项数据录入自动生成多维度的统计报表,以减少HR人员大量的统计工作。
  ¤ 无法根据实际情况灵活定义字段,致使人事档案信息内容固定,所需字段无法添加。
  ¤ 无法实现人事档案管理权限的划分,使所有层级的查看者均能查看和修改相同内容。
  ¤ 无法与审批流形成联动,如离职、入职、转正申请无法在审批通过后自动记录到人事系统中。

  为此企业应用了华天OA的人事档案模块,帮助实现人事档案管理的电子化、自动化、智能化,为企业HR人员提供专业和实用的人事档案管理平台,减轻其工作压力。在使用华天协同办公系统的人事档案模块之后,其人事管理人员对华天的专业性给予一致的好评。

  我们做了如下变革:

  ¤ 组织架构图的自由生成
  系统能够根据部门信息的录入自动生成组织架构图,并能生成图片直接下载用于在各个方面应用。

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  ¤ 人事权限设置
  为了保障人事档案的使用安全,可进行人事的档案的权限控制。企业可根据实际设置人事档案的总管理员(如人事部经理),用于管理人事档案中所有的使用功能;可以根据每个人事部门人员的工作重点的不同,划分不同的人事权限组,如管理档案的人员可以修改全部的档案信息;管理成本的人员可以查看修改人力成本信息等等。系统提供的按人事档案管理条目进行权限的控制可以精确到人事档案的每个字段,真正做到不管的数据看不到。

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  ¤ 自定义字段及读写
  为了满足不同企事业单位对人事档案的管理项目的要求,系统不仅提供了丰富的固定信息字段,也支持增加自定义字段,自定义字段支持输入框、输入区、日期、下拉列表、单选、多选、可变列表的字段类型,并能够设置每个新增字段是否必须填写;在自定义字段创建完毕后可将其选择放置在哪个页签下进行显示。系统中所有的字段均支持读写权限控制、导入导出操作。

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  ¤ 人事信息的创建与快速录入
  HR人员在新员工入职时需要在人事信息中为其创建档案,所建档案包括基本信息、学习经历、工作经历、职称信息、职业证书、社会关系、证件副本等内容,其中基本信息中包含员工的基本信息、部门岗位、学历信息、工作信息、联络信息、考勤信息、成本信息等;建立人事档案时,对于常用的科目,录入同时保存到科目字典中,下次录入可快速敏感录入;系统为人事信息提供数据导入功能,方便HR人员进行初始数据录入,同时人事信息也可根据不同权限进行导出。

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  ¤ 表单审批后自动录入
  员工在提交入职申请单、转正申请单、离职申请单,经审批通过之后,系统能自动记录到人事档案系统中,无需再进行重复工作。

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  ¤ 人事合同的签订与提醒
  HR人员可针对人事信息中的人员签订合同,设置合同期限以及上传电子合同附件;系统可自动将所有未签订合同的员工列出,方便HR人员对其签订合同;对于合同到期的员工,可以选择进行续签,其每次续签合同都会在合同信息中生成续签记录;HR人员还可提前设置合同到期前和转正前多少天以消息提醒的方式提醒给人事管理员以及主管上级人员。

  在每次签订合同时,系统会自动把该员工的全部合同历史展现出来,作为本次续签的参考。

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  ¤ 人事档案的变更
  针对企业中的人员调动,HR人员可在人事信息中针对一人或多人进行部门岗位调转,记录其调转前部门岗位和调转后部门岗位以及调转原因;针对优秀员工或是问题员工,可对其进行相应的奖惩登记,其奖惩情况均可以在奖惩记录中体现。除此之外,员工人事档案中有任何变更。系统均会如实记录变更记录,确保档案的准确性。

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  ¤ 员工的离职管理
  对于离职的员工,HR人员可对进行离职处理,设置最后的工作日、办理日期、离职类型、去向、原因等内容,系统还可以将系统中与离职人员有关的数据统计,如:离职人员是否还有待审信息、待办工作、手里是否有未归还的图书、档案、固定资产等,方便做离职时的工作交接及离职后数据的相关处理和确认。对于停薪留职的人员还可将其暂时离职,待正常工作后,方可重新入职,人事档案仍会保留。

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  ¤ 多维度的人事报表
  人事档案模块提供多维度的人事报表,共计16种常用人事统计报表,供HR人员和企业领导随时查看、使用。为了便于数据的更多应用,全部报表均提供 Excel 文件下载。

用OA系统管理人事档案,功能强大堪比行业专家

  广州某服饰有限公司在使用华天协同办公系统的人事档案模块之后,其人事管理人员对华天的专业性给予一致的好评。通过对人事档案快速建立和字段自定义功能的使用,全面完善了人事档案的信息数据,让人事档案不在局限于一些基础信息,让管理更加详细、具体。

  除此之外我们还有这些功能:

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华天动力协同OA系统人事档案管理模块
通过建立详细的企业人员
档案信息,合同信息,奖惩信息等,
对企业的人力资源进行比较全面的管理,
包括入职离职,人事合同,调职转岗,
员工奖惩等一系列管理工作。
能够进行合同到期提醒,
具有详尽的多维度的人力资源报表管理,
可以实时进行企业人员组成结构,人员职位,岗位分布比等查询。
加强了人事档案的分级管理,
为企业的经营决策,
人员成本控制等提供科学的依据。
是一款真正好用,用得上的人事档案管理平台
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  OA系统:http://www.oa8000.com/
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