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如何使用OA系统进行赋值套红

2018-01-02 13:57:53
  在OA系统中,可以将签批单中控件内容赋值到Microsoft Word正文的指定位置吗?如果用户希望把审批的内容打印到已经印刷好格式的表单上,OA系统能做到吗?

  可以使用华天动力协同OA系统的“赋值套红”的功能。

  赋值套红是指在建立“Microsoft Word文档并带有签批单的模板”后,通过对正文模板进行插入书签定位控件以及调用writeHead方法的形式,可将签批单中的控件内容赋值到Microsoft Word正文的定位处。
如何使用OA系统进行赋值套红

  赋值套红适用于哪种情况?下面我们共同看一下应用场景。

  会议上,营销副总张胜阳提出:“我在批《合同审批单》时经常会发现签批单上的内容与合同正文中的某些内容不符,有时是甲方公司名称写错了,有的是合同金额写错。此问题一是大家在起草时不仔细,没有认真核对内容;二是每天合同审批上报太多难免失误。由于公司的销售合同是非常重要的,不知信息部能否在技术层面帮解决或是减少此类事件的发生,比如可以让签批单和合同正文内容中关键数据是一致的,无需二次核对。

  姜程(信息部经理)想了下:“这个是可以做到的。我可以通过赋值套红的方法,将签批单上的某些内容赋值到合同正文的指定位置显示。待做好模板之后,流程中赋值的节点可以通过套红功能将值赋上,这样只要审核时查看签批单的内容是否正确就可以了。”

  张胜阳(营销副总):“这个做法复杂吗?”

  姜程(信息部经理):“不复杂,只要您告知我签批单上的哪个控件值需要在正文的什么位置显示,我就可以通过做Microsoft Word正文书签,来定位控件,同时调用OA系统提供的接口方法做套红模板,以及指定套红的节点就可以了。”

  艾雪(出纳)听了姜程(信息部经理)的讲解,忽然插话道:“财务的单据我们都是印刷好的,现在用了线上审批后,这些单据都没有了用处,浪费了。同时,财务部的同事还需要把这些单据打印出来形成实体单据保存。如果按照你的这个方法,是不是可以在WORD中按照票据的格式调整好打印的位置,这样在审批结束后,把审批的内容套到模板里,不就可以单据实现套打了吗?”

  姜程(信息部经理)大笑,“你太厉害了,竟然能够想到这种办法!就是这个理儿”

  张胜阳(营销副总):“好的,清楚了,会后就麻烦姜程(信息部经理)把这几处给处理一下吧。”

  姜程(信息部经理):“没问题。”

  那么,华天动力协同OA系统中的赋值套红是如何实现的呢?

  第一步:设置方法

  1.我们以合同审批单为例,首先新建“Microsoft Word文档并带有签批单的模板”。在“审批单设置”中创建合同审批单,注意其中的“甲方”、“乙方”、“支出总金额”这三个控件为我们之后用来做赋值的控件。
如何使用OA系统进行赋值套红

  2.点击“设置正文模板”按钮,打开正文编辑器。在正文模板中编辑合同内容,如下图所示:
如何使用OA系统进行赋值套红

  3.正文编辑好后,我们就需要在正文适当位置中插入书签用来定位“甲方”、“乙方”、“支出总金额”这三个控件了。

  4.我们先来定位“甲方”控件:光标定位在甲方应填写的位置,点击插入书签,此时可以打开书签窗口,在书签名中填写“甲方”二字(注意:书签名要和控件名称保持一致。),然后点击“添加”按钮添加书签。
如何使用OA系统进行赋值套红

如何使用OA系统进行赋值套红

  5.“乙方”和“支出总金额”两个控件的添加书签方法同理。如下图:
如何使用OA系统进行赋值套红

如何使用OA系统进行赋值套红

  6.书签添加好以后,我们可以分别点击下已经添加的书签名称,再点下“定位”按钮,检查所添加的位置是否正确,确认无误后保存此正文模板。
如何使用OA系统进行赋值套红

  7.接下来我们看下此单的流程设置:比如我们希望在部门经理节点实现签批单内容可以往正文中赋值,为了区别其他的审批节点,我们特别给此节点创建了新的审批权限叫“赋值”,此权限同普通审批权限,只在此基础上增加了“允许修改正文”和“允许正文文件套红”的功能。
如何使用OA系统进行赋值套红

如何使用OA系统进行赋值套红

  8.创建套红模板:在审批流转审批管理审批设置审批红头设置中新建套红模板,红头名称填写“合同审批单套红”,可用人员选择“全体人员”,红头内容代码中填写“writeHead();”,填写完毕后保存即可。
如何使用OA系统进行赋值套红

如何使用OA系统进行赋值套红

  9.以上就是赋值套红的基本设置方法,总结下来就四点:

  1)设置签批单模板,其中要创建需要给正文赋值的控件。

  2)将签批单模板中需要往正文内赋值的控件用插入书签的形式定位在正文指定位置中。

  3)设置流程中赋值的节点具有正文文件套红和修改正文的权利。

  4)创建调用writeHead方法的套红模板。

  第二步:展现效果

  1.登录王英(行政秘书)帐号起草合同审批单,重点填写甲方、乙方、支出总金额三项内容;在合同正文中,此三处先不填写内容,然后提交。
如何使用OA系统进行赋值套红

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  2.登录下一步赋值的节点,用刘晓宇(办公室主任)帐号打开待办,点击“编辑正文文件”按钮,默认打开的是没有赋值的合同正文。
如何使用OA系统进行赋值套红

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  3.选择“合同审批单套红”模板之后,点击“确定”按钮,即可将签批单上的甲方、乙方、支出总金额控件内容赋值到合同正文对应位置中。如下图所示。
如何使用OA系统进行赋值套红

如何使用OA系统进行赋值套红

  华天动力协同OA系统赋值套红功能的运用,可以让签批单和合同正文内容中关键数据保持一致,无需二次核对,彻底避免表单关键内容和数据出错的问题,提高企事业单位工作效率,为企事业单位审批工作保驾护航。

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