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如何运用OA系统进行查询视图设置

2017-12-22 13:29:00
  在OA办公系统中,用户可以自己设计查询报表的格式吗?表单中有很多项目,用户如何在报表中设置显示哪些项目,不显示哪些项目?用户可以自定义查询报表的检索条件吗?查询报表可以限制哪些人可以查询,哪些人不能查询吗?

  可以使用华天动力协同OA系统的“查询视图”功能解决如上问题。

  查询视图是指通过“查询视图定义”工具可设置某模板的显示字段、查询条件和排序条件,以及此报表的使用人员和修改人员,从而生成查询报表。在设置完毕后,使用人员可以对此查询报表进行查询,同时可以按照查询条件进行多维组合检索查询,所查询结果支持导出Microsoft Excel文件。

  如下图为“查询视图”的设置画面:
如何运用OA系统进行查询视图设置

如何运用OA系统进行查询视图设置

  下图为根据“查询视图”中的自定义信息生成的查询报表:
如何运用OA系统进行查询视图设置

  查询视图设置适用于哪种情况?下面我们共同看一下应用场景。

  “姜哥,前几天你不是说要给我讲一下OA里面的报表是怎么设计的么,现在给我讲讲呗!”

  娄军(财务经理)找姜程(信息部经理)了解OA的端口号设置,正好想起这件事。

  “呵呵,你没忘呢。我用我的帐号登录OA系统,以你的智商一看就知道了。”

  姜程(信息部经理)边说边打开【审批流转】—【审批管理】—【审批设置】—【查询视图定义】窗口,对娄军(财务经理)说:“你看,在这里就可以设置报表的格式,包括可使用人员和修改人员。各部门领导查看的报表都是在这里设置的,他们需要查看什么项目,我们就选中什么项目。”

  娄军(财务经理)扫视了一下:“原来是这样,很直观呀。”

  姜程(信息部经理):“对啊,比如领款单的报表,想在报表上体现什么项目,就把它给选过来,比如日期、申请人、领款事由、领款数额等。还可以调整各项目的显示顺序,可以设置查询条件,比如只统计金额在5000元以上的领款,所有的报表我们都可以自定义。”

  娄军(财务经理):“帅,这个产品做得太到位啦,原来维护OA这么容易啊,我也行,呵呵。”

  姜程(信息部经理):“呵呵,说容易也容易,说难也难。容易的是技术工作,难的是管理工作。这个OA维护起来很方便,甚至不需要专业技术人员。但你要和各部门沟通,了解大家的需求,不断的优化系统和流程,让大家用得更好,这才是最难、最复杂的工作。”

  那么,华天动力协同OA系统中的查询视图设置是如何实现的呢?

  第一步:设置方法

  1.首先进入到审批流转审批管理审批设置查询视图定义中。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  2.我们以借支单模板为例,制作借支单的查询报表。则点击借支单模板名称,再点击“新建表单查询视图”按钮,进入到查询视图设置画面。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  3.在查询视图设置画面中先设置此报表的基本信息,如视图名称中写“借支单查询”;可使用人员为可以使用此查询报表的人员,可修改人员为可以修改此查询报表设置的人员,在这里我们均选择全体人员。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  4.基本信息设置完毕后,我们要定义查询报表的具体内容了。先看“显示字段”页签,左侧的“字段选择”是借支单模板上的项目,右侧是此查询报表的显示字段设置,如需要在查询报表上显示哪些内容就双击左侧字段将其选择到右侧来;如选择错误可以点右侧的删除按钮删除已选择的显示字段;同时在此画面可以设置已选字段在报表中显示的名字、显示的顺序、显示的宽度和对齐方式。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  5.“显示字段”设置完毕后,接下来设置“查询条件”,此处的查询条件不是一定要设置的,可以根据需要酌情设置。比如:我们要设置按照借支人的姓名模糊查询、按照部门选择查询、按照时间范围查询。如下图,先从“字段选择”中选择出要作为查询条件的字段,在右侧的查询条件设置中设置对应的查询条件,同样的可以设置条件的显示名称、显示顺序,以及将多余条件删除。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  6.“查询条件”设置完毕后,接下来设置“排序设置”。此处的排序设置也不是一定要设置的,可以酌情设置。比如我们要按照时间的降序排列,则选择时间字段以后在排序方式中选择“降序”。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  7.以上是查询报表的设置方法,设置完毕后点击“保存”按钮,将此保存。

  第二步:使用和展现效果

  1.我们用具有此查询报表使用权限的人员帐号登录,比如刘晓宇(办公室主任)。点击审批流转审批数据查询财务类借支单,在此处可以看到上面建立的借支单查询报表。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  2.点击借支单查询,可打开此报表。如下图所示,按照上面的设置则默认查询全部数据,其中查询报表的列头即为我们设置的“显示字段”内容;查询的条件即为我们设置的“查询条件”内容。同时此报表还可以查看每条数据的具体内容,即打开原表单,也支持导出Microsoft Excel文件。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  3.如下图为按照管理员姓名模糊查询的结果。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  4.如下图为按照部门选择查询的结果。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  5.如下图为按照时间范围查询的结果。
如何运用OA系统进行查询视图设置

  6.同时支持组合条件查询,并可点击查看原表单。
如何运用OA系统进行查询视图设置

如何运用OA系统进行查询视图设置

  使用华天动力协同OA系统的查询视图设置功能,可以为不同表单设置精确的查询报表。通过这样的设置,各岗位工作人员便可以根据工作需求查看具体报表字段,并可以自定义查询报表的检索条件,从而避免查询人浪费时间浏览非必要报表信息,进而大大提高办公效率。

  OA办公系统:http://www.oa8000.com/
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