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如何在OA系统中设置附件存放方式

2017-11-24 14:54:36
  在OA办公系统中,可以将流程中不同的人上传的附件挂在各自的节点下吗?这样便于区分是何人上传的哪个附件?可以自由设置附件的存放方式吗?或是统一挂在申请人节点下便于集中查看,或是挂在各自节点下,便于区分?

  可以使用华天动力协同OA系统的“附件存放方式”功能。

  附件存放方式是指流程中所有人上传的附件在审批流转记录中的存放形式,附件有两种存放方式:分别为“按流程节点分开存放”和“集中存放”。如选择“集中存放”方式,即流程中所有人上传的附件都挂在申请人的节点下,集中展示;如选择“按流程节点分开存放”,则流程中所有人上传的附件,均挂在各自的节点下。
如何在OA系统中设置附件存放方式

  附件存放方式设置适用于哪种情况?下面我们共同看一下应用场景。

  今日,营销副总张胜阳在会议上提出:“我最近审批【合同审批单】的时候,遇到关于流程中各节点上传附件不易区分的问题非常明显。现在是所有人上传的附件都在申请人的节点上挂着,我都是逐一问谁上传的哪个附件,然后对应查看内容。但是这个季度销售额明显提升,随之的合同审批也就增加了,我再逐一询问很是不方便,有没有可能非常明显的知晓哪个人上传的哪个附件呢?”

  “没错,我也遇到过这个情况:有时领导批文下来,需要各部门办理并上传办理结果的时候,也是不易区分。”办公室主任刘晓宇说:“姜程(信息部经理),有啥好办法吗?”

  姜程(信息部经理)回复到:“有的,有的。在咱们的审批模板设置里面可以针对每个模板设置附件的存放方式,比如现在咱们看到的这种将所有人上传的附件都集中存储在申请人节点,此方式叫‘集中存放’,也是默认的存放方式;大家现在想要的是希望将流程中不同人上传的附件存储在各自的节点,这样在审批流转记录查看的时候就可以明显的知道谁上传了哪个附件,此种存放方式为‘按流程节点分开存放’。会后大家可以告知我哪些模板需要这样的方式,我改下即可。”

  张胜阳(营销副总):“嗯,分开存放这个方式挺好的,简单易区分。那会后就辛苦姜程(信息部经理)了。”

  姜程(信息部经理):“客气了,举手之劳。哈哈。”

  那么,华天动力协同OA系统中的附件存放方式设置是如何实现的呢?

  1.我们以合同审批单为例,进入到审批流转审批管理审批设置审批模板设置中,找到合同审批单,进入到模板设置画面。在附件设置中选择“集中存放”,选择后保存即可。
如何在OA系统中设置附件存放方式

  2.上面已经设置了附件存放方式为“集中存放”,接下来我们先看下此种存放方式的展现效果。

  3.我们先以王刚(销售部经理)的帐号登录,起草合同审批单,并上传附件,如图所示,上传附件后直接提交申请。
如何在OA系统中设置附件存放方式

  4.登录审批人刘丰(企业专员)帐号,打开此条待办,刘丰(企业专员)将已经修改过的附件上传并提交给下一步审批人。
如何在OA系统中设置附件存放方式

  5.登录审批人张胜阳(营销副总)帐号,此时他要看前面各节点上传的附件信息,则需点击“查看审批流转记录”按钮,进入到流转记录画面,此时可见,王刚(销售部经理)和刘丰(企业专员)分别上传的附件都存在王刚(销售部经理)节点下。此种效果为集中存放的展现效果。
如何在OA系统中设置附件存放方式

  6.接下来我们再设置“按流程节点分开存放”的这种存放方式,设置之后保存。
如何在OA系统中设置附件存放方式

  7.用王英(行政秘书)的帐号登录,起草合同审批单,同时上传附件,并提交申请。
如何在OA系统中设置附件存放方式

  8.登录刘晓宇(办公室主任)帐号,打开待办的合同审批单,上传修改后的附件,并提交给下一步审批人。
如何在OA系统中设置附件存放方式

  9.登录李国天(行政总监)的帐号,打开待办的合同审批单,此时李国天(行政总监)需要查看各自的附件,则点击“查看审批流转记录”,进入到流转记录画面中,此处可见,王英(行政秘书)和刘晓宇(办公室主任)上传的附件分别存放在各自的节点下。如图所示。此种展现方式为“按流程节点分开存放”。
如何在OA系统中设置附件存放方式

  为附件设置不同的存放方式有利于审批人高效区分、查阅不同的附件,整理附件资料,提高审批效率,完善资料留存,为企业的审批工作带来更多便利。

  OA办公系统:http://www.oa8000.com/
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