在企业的日常办公中,许多重要的工作环节都需要用到印章,无论是函件、合同还是财务需求,印章的使用都是事关重大的。
OA办公系统的印章管理功能可以帮企业对各类印章进行规范的管理。有了OA办公系统,企业的印章使用就会变得更具合法性、严肃性和可靠性。
印章管理作为综合管理的工作之一,可以帮企业规范印章的制发、使用和管理流程。为保障公司的合法效益不受侵害,杜绝失误发生,及时记录印章的使用信息十分必要。
今天,笔者以华天动力协同
OA系统为例,为大家介绍OA系统印章管理功能的使用方法。
华天动力协同
OA系统的印章管理功能包括印章信息、借阅记录、变更记录和作废记录4个子模块。有了OA办公系统,每一个印章的申请、借用和归还信息都能被实时记录在册。
印章信息
在印章信息模块中,用户可以使用列表和缩略图两种方式查看登记印章的基本信息。印章信息列表中记录着每一个印章的名称、保管人、启用日期、借用状态和备注信息,企业员工可以根据印章名称和启用日期查询对应的印章信息发起借用。印章管理员则可以进行新建印章信息、修改印章信息及作废印章信息的操作。
借阅记录
在借阅记录模块中,用户可以根据借用状态、借用印章名称和借用时间三种信息查询被借阅印章的相关情况。每一条借阅记录都指向对应的借阅信息,包括借阅人、借用时间、借用期限、归还信息和借用状态等记录。为了遵从企业员工借阅印章的流程习惯,在借阅记录模块中,华天动力协同OA系统设置了可以归还印章的入口,一键归还,方便快捷。
变更记录
在变更记录模块中,用户可以看到印章信息变更的记录,同时可以根据变更人、变更印章名称和变更时间查看修改过信息的印章记录。拥有删除权限的工作人员可以对变更信息进行删除的操作。
作废记录
在作废记录模块中,用户可以根据作废印章名称和作废时间查询作废印章的相关信息,点击对应的印章名称就可以看到该印章的详细信息。
公司印章作为企业经营活动中公司诚信的凭证,在我国市场经济活动中发挥着极其重要的作用。华天动力协同OA系统的行政管理模块包括办公用品管理、会议管理、车辆管理、档案中心、印章管理、证照管理和图书管理7个子模块,其中印章和证照的使用关系到公司的利益,其规范化管理有着非常重要的意义。
OA办公系统的印章管理功能帮助企业避免印章管理不当给公司带来的诸多法律风险。同时,
OA系统可以通过加强印章透明化使用的监督,提高员工对印章的认识,明确印章在企业管理中的作用。
OA:
http://www.oa8000.com/