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[CIO时代]OA办公系统应用的四个难题与对策(下)
在上一篇文章中,我们和华天动力OA办公系统的项目总监万先生一起,探讨了OA办公系统四个应用难题中的两个:领导者不能持续支持,以及员工抵触。今天,我们继续探讨另外两个问题。
3、使用无法深入
这是一种非常普遍的现象,很多企业实施了OA办公系统后,只使用了一些最简单的功能,比如信息发布、文件传递。即使用到了流程审批的功能,也都是一些非常简单的流程。
根据自己对众多客户的了解,万先生认为企业用到哪些功能,用到什么程度,需要结合自身的实际情况来确定,不能一概而论。但总体上,每个企业对于OA办公系统的应用的确都有很大潜力可挖。
万先生说,以OA办公系统的核心应用——工作流管理为例,如果只是简单的用于行政审批,不用于业务流程管理,审批单之间不能实现数据关联,审批后的数据不能生成统计报表,那么应用就是不深入的,有条件的企业不妨再研究一下这些应用。
那么如何做到深入应用呢,万先生认为:首先系统要能够很方便的实现这些功能。如果系统的使用很复杂、很艰涩,那么就会给使用造成很大的障碍,使得难以深入进行,这就需要系统具有很强的易用性和灵活性。
其次项目负责人要对系统非常熟悉,并且不能偷懒。OA系统的功能看起来比较简单,其实很有内涵,尤其是在工作流管理方面,精华往往都体现在细节和深处。只有项目负责人对OA系统的功能了如指掌,并且愿意深入挖掘,应用到企业管理和办公中,才能够充分发挥出它的特长的价值。
4、需求不能完全满足
有的企业在实施了OA办公系统之后才发现,自己的很多需求满足不了,这怎么办呢?凑合用吧,心有不甘;二次开发吧,费用太高;换掉系统吧,钱白花了。
对此,万先生认为企业首先需要认识到,这是一种正常现象。目前,主流的OA办公系统都是标准化产品,在面对千差万别的需求时,不可能完美的满足全部需求。
万先生说,如果需求和产品的差异很小,不涉及到二次开发,或者只需要极少量的开发,那么他们通常会免费提供技术服务,让系统满足使用需求,
但是当差异很大时,就需要进行较大规模的二次开发,这时候任何一个厂商都无法免费提供服务了。办法无非有两个:一是变通实现,二是付费开发,企业可以根据自己的实际情况来选择。
对于变通实现这种方式,很多企业没有去尝试,或者说不愿意去用。其实在很多情况下,应该首先考虑这种方式是否可行。
万先生说,有些需求完全可以利用现有的功能来变通实现,或者稍微调整一下系统就可以实现,这是一个非常经济和简便的办法。如果研究后认为确实无法满足,再进行开发也不迟。
有的企业在整理出新需求后,就迫不及待的要求厂商进行开发,等厂商开发出来了,却又发现原来的需求不够成熟,结果白白做了很多工作。因此万先生建议,对需求的整理宁可慢一些,也要准一些,等到对系统充分了解,对需求完全成熟之后再开发也不迟。
关键词:
华天
OA系统
OA的难题与对策