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[IT168] 华天动力谈OA软件选用七宗罪(上)
OA软件的选用有一个很有意思的现象,那就是看起来容易但用好了难。很多企业对OA软件的使用都停留在很浅的层次,比如信息发布、文件传递和简单的审批。
为什么会产生这种现象呢?小编采访了有“工作流管理专家”之称的华天动力,请华天动力OA软件的高级项目经理万先生谈谈这个问题。
万先生实施过数百家企事业单位的OA软件,在他看来,OA软件之所以没有用好,不能够发挥其应有的价值,主要有以下七个方面的原因,不妨称之为“七宗罪”,包括:需求不清、产品不力、实施不当、高层不用、员工不爱、耐心不够、服务不好。
需求不清
有些企业虽然上马了OA软件,但对于OA软件的特点,以及要解决自己的哪些问题并不清楚,只是笼统的认为要实现办公自动化,提高办公效率。
有的企业领导听到或看到别的企业在用OA软件,觉得自己也应该用一个,于是就让下属去选型。下属对OA软件非常陌生,也没有明确的目标,只能是边学边找,在各种OA软件五花八门的功能、报价、理念中迷失,往往选了一个根本不适合自己的软件。
这样的软件安装后,企业上下都不知道怎么用才好。简单的应用好像没什么价值,复杂的应用又用不起来,感觉OA软件好像没什么大用处,甚至还会增加工作负担。时间不长,也就无人问津了。
产品不力
有的企业需求很清晰,就是为了解决几个主要问题,但是却没有找到适合自己的产品。目前OA软件市场上产品很多,各种类型龙蛇混杂,不认真研究和对比,很容易导致选型不当。
有时候并不是产品不好,而只是不适合自己,也就是说产品的长处和自己的需求不能对接。比如有的OA软件具有非常强大的基础平台,但是标准化功能却很弱,需要进行大量的二次开发才能使用。这时候如果企业的需求不是很特殊,就没必要花高价采购这样的软件。
还有的企业在对比一番后,发现OA软件的报价差异极大,从几千元、几万元到几十万元不等,于是就认为OA软件的价格水分太大,不值那么多钱。而且看起来功能也都差不多,便挑便宜的选了一个。
结果用了后才发现这样的软件问题太多,功能不完善,服务不到位,系统也不稳定,根本没法用好。任何商品贵的不一定好,但便宜的一定不会很好。
在信息化行业有句老话叫“三分软件、七分实施”。意思是一个项目能否做好,三分在于产品,七分在于实施,这句话其实是有很大的误区的。产品是一切的基础,产品不行,累死实施也白搭。
实施不当
即使有幸选了一款优秀的、适合自己的OA软件,企业也不见得能用好。这个道理很简单,同样的产品,有的人能用好,有的人却用不好。
造成这个问题的原因首先在于实施不当。拿到OA软件之后,项目主管都要认真的做好准备工作,软件如何安装、如何访问,账号和权限如何分配,需要重点使用哪些功能,不使用的功能是否要屏蔽,流程和表单如何设计,如何培训,如何试运行,如何让员工快速上手和适应软件,如何制定制度保障使用……这些问题都需要有非常清晰的思路。
万先生认为,良好的实施必须要一鼓作气,尽量缩短实施周期,对于比较复杂的实施工作必须分阶段、分目标的进行。本着先易后难、先浅后深的原则,尽快让员工直观感受到OA软件的作用,喜欢上OA软件并形成习惯,才能保证后期工作的顺利开展,而不是半途而废,甚至出师未捷身先死。
(未完待续)
关键词:
华天
动力
软件