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[ CIO时代]OA系统全解30：系统管理定乾坤
[ CIO时代]OA系统全解30：系统管理定乾坤
OA系统在使用前，必须由系统管理员做好各项设置，包括账号、权限、流程、表单等。
有的企业为了省事，或者没有专职的管理员，便让厂商的实施人员来做这些工作，但却也必须有一个人全程参与，以熟悉全部过程，否则日后的维护就会非常不便。
OA系统的设置与维护是管理员的工作，和其他使用人员无关，因此绝大部分人并不关心这部分功能。但对系统管理员来说，却不但需要会用，而且要非常会用。既要懂产品，又要懂业务，还要会沟通，这不是谁都做得了的。
如果OA系统的后台设置非常复杂，不够易用，那么对系统管理员来说就非常头疼了，即使耗费大量的时间和精力，系统也可能使用得不顺畅，领导和员工就会不满意。
在系统的后台设置方面，华天动力OA系统做得非常不错，视觉直观，操作便捷，不需要专业的技术人员就可以很轻松的设置，这要得益于其一直提倡的“易用性”设计理念。以它为例，我们看看OA系统的后台设置都有哪些内容。
在小编看来，华天动力OA系统的后台设置包括三大部分：1、人员设置；2、权限设置；3、功能设置。
1、 人员设置
人员设置包括部门设置、账号设置、岗位设置、级别设置等，这既是使用OA系统的基础，也是为后面的权限设置、流程设置做好准备。
一般来说，除了一线工人外，企业中的每个人都对应OA系统的一个账号。也有特殊情况，那就是几个人共同使用一个账号，这样的账号就叫“公共账号”。
目前，华天动力等主流的OA系统都是按照注册账号数来销售的（因为不好控制，不建议使用并发账号数），如果账号数量差别很大，价格也会差好几个数量级。
企业要想确定自己的账号数，有两个相对简便的办法：一是看自己有多少管理人员；二是看自己有多少台电脑。
2、 权限设置
权限设置是OA系统安全使用的根本保障，在OA系统中，每个人具有哪些权限都是可以设置的，包括允许他使用哪些功能，进行哪些操作，查看哪些文档等。在华天动力OA系统中，这些权限既可以批量设置，也可以单独设置，可以控制到每一项功能、每一个菜单。
比如办公室人员有发送通知的权限，普通用户则只有查看通知的权限；管理层人员有审批流程的权限，普通用户则只有发起流程的权限；财务人员有管理固定资产的权限，普通用户则只有申请资产的权限……
在OA系统中，因为工作需要，通常会有多个管理员，包括拥有最高权限的“超级管理员”，以及管理具体功能和特定人群的“二级管理员”、“三级管理员”。比如超级管理员可以为文件管理、人事管理、考勤管理、档案管理、工作论坛等功能指定专门的管理员，由他们进行各项设置和日常维护，这样就将工作分解给对应的人。
3、 功能设置
功能设置就是对OA系统的功能菜单和操作进行设置，包括工作流设置、工作中心设置、任务管理设置、信息发布设置、文档中心设置、报表设置等等。
这里面最重要的工作可能就是工作流设置了，包括流程设置、表单设置、数据关联设置等。由于这部分工作比较难一点，所以很多企业都是请厂商的实施人员协助设置。但对于一些管理体制上的问题，还是需要企业自己拿主意，流程是先优化再固化，还是先固化再优化，需要结合自己的实际情况定夺。
其他功能设置的主要内容是根据自己企业的管理需求，设置好功能的操作细节，比如发送通知是否允许评论，任务完成是否需要审批、文档中心的目录分类等。这时候管理员不必着急，因为企业不能一下子用起来全部功能，所以可以根据轻重缓急，逐一设置、开通。
可以看出，OA系统的设置过程，就是对企业管理体系和管理方法的一次全面梳理、优化的过程。OA系统让办公、管理变得有形化和透明化，能够帮助企业发现问题、规范管理、落实制度、持续改进，这正是OA系统的核心价值。
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