[科技资讯网]OA软件流程管理的四个问题

　　在笔者看来，中国企业的流程管理是很有意思的，在制度和执行之间，规范和效率之间，领导和员工之间，管理和业务之间总是存在很多矛盾。 　　借助OA软件进行流程管理，是中国企业目前非常普遍的做法。作为一个行之有效的工具，OA软件在帮助企业减少和缓和上述矛盾的过程中，起到了重要作用。 　　日前，在国内某知名的CIO社区上，一些CIO就OA软件的流程管理进行了探讨。笔者摘录了其中几个典型问题，并邀请到华天动力OA的实施总监万先生一起来分享一下观点。   　　问题1：设计OA流程的原则是什么？ 　　有的CIO认为，在没有流程管理以前，OA的原则就是复制显示的流程，并修正不适合电子化的部分就OK了。如果有流程管理部门，并且已经将流程管理推动到一定程度，那OA就要遵从流程的规划，并时刻盯着流程的目标。 　　对此，万先生表示，这里面提到很重要的一点，那就是“目标”。OA软件中的流程设计，不应该是现有流程的电子化复制，电子化只是一种手段，目标是对流程进行优化、简化和规范化。当然，在设计的过程中需要避免极端化，要实现效率和规范的统一与平衡，并考虑可执行性。因企业不同，有的需要将流程先优化，再固化；而有的则是先固化，再优化。   　　问题2：原想把流程尽可能的细化，使得每一个数据都可以追溯，结果大家都忙着流程了，却没有人做事了怎么办？ 　　有CIO表示，这个方向肯定错了，因为电子流程也是要有目的的，逻辑上还有一个潜在的假设，不能降低太多的效率。 　　万先生则表示，这就是典型的效率与规范失衡，过分的追求规范，而忽视了效率和执行性。这时候需要改进流程设计，抓住关键数据，简化表单和流程，发掘系统的数据整合与统计能力，减轻操作者的工作负担。   　　问题3：你公司的流程是不是有N个小流程，需要时组成大流程？ 　　有CIO回答，这种情况每个公司都存在，在OA中设计流程的时候，通常只能在小流程的级别去设计。 　　万先生认为，这要看是什么样的小流程，如果这些小流程比较固定，且关联性比较强，那么应该整合成一个大流程，这就是简化流程的过程。但如果这些小流程本身非常灵活多变，而且关联性较低，那么整合起来的大流程就会非常复杂，层级、逻辑太多，反而不容易维护，这时候就要慎重整合。这里面也涉及到我们说的效率和规范的统一。   　　问题4：所谓的流程优化，得看由什么人提出来么？ 　　很多CIO认同这个观点，他们认为领导者对流程的认识也可能是有限的。部门领导提出的流程需求，很多时候是基于本职能的角度，而实施的人要从全流程去考虑，不但是端到端的角度，还要看流程的目的，要围绕目的去做流程设计。一旦为了某个具体细节纠结时，就容易忽略了当初设计的目的。所以，管理是有主线的，流程管理的主线就是围绕流程的目的或者目标。 　　对此，万先生表示，站在全流程的角度去评估这个需求，对流程设计者来说是一个很高的要求，因为这不是技术问题，而是管理问题，是经营问题，甚至是公司的战略问题。 但是，流程设计者又必须要统筹全局，否则就会顾此失彼，舍本逐末。如果出现问题难以解决，流程的设计者可以在公司会议上组织流程论证，在意见不统一的情况下就只能请最高管理者定夺了。 最后，万先生也坦言，OA软件在实施和使用过程中，就是对公司流程重新梳理和不断优化的过程，可能会影响到一些老旧的方法、习惯和文化，甚至个人利益，所以出现一些矛盾和冲突是很正常的。