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人事档案

人事档案是企业员工信息的载体，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施。因此人事档案的准确、齐全、完整对企业和个人都有着不可替代的意义。随着企业不断的发展，员工持续增多，如何高效的管理人事档案、合同、离职、奖惩、调转等都已成为企业一直急需解决的问题，为此华天OA根据大量的需求调研以及同诸多资深HR管理者的沟通交流，研发出人事档案管理模块，为企业提供功能强大、简单易用的管理平台。

常见问题

在过去的人事档案中主要存在的现象和问题是：
1、无人事档案创建和查找的统一平台，仍保留原来纸质档案的存储形式，信息不全面，查找不方便。
2、无法自动检索未签订合同的员工；无法对合同到期前、转正前和证书到期前的信息进行提醒；对于已经到期的合同，续签和变更不方便。
3、员工调转部门或岗位手续繁琐，并且无变更记录的留痕查看；员工的奖惩情况无明确记录，无法为日后的工作评估提供有效信息。
4、无法自动统计员工离职后还有哪些待办的工作数据；无法记录员工离职的原因、类型、去向等为人事自我总结提供便利；离职后的人员无法实现重新入职，入职后人事档案还需二次录入。
5、系统无法根据部门信息内容自动生成组织架构图，仍需人事人工制作架构图。
6、无法根据系统中的各项数据录入自动生成多维度的统计报表，以减少HR人员大量的统计工作。
7、无法根据实际情况灵活定义字段，致使人事档案信息内容固定，所需字段无法添加。
8、无法实现人事档案管理权限的划分，使所有层级的查看者均能查看和修改相同内容。
9、无法与审批流形成联动，如离职、入职、转正申请无法在审批通过后自动记录到人事系统中。

功能描述

人事档案管理模块利用网络环境，通过建立详细的企业人员档案信息，合同信息，奖惩信息等，对企业的人力资源进行比较全面的管理，包括入职离职，人事合同，调职转岗，员工奖惩等一系列管理工作。能够进行合同到期提醒，具有详尽的多维度的人力资源报表管理，可以实时进行企业人员组成结构，人员职位，岗位分布比等查询。加强了人事档案的分级管理，为企业的经营决策，人员成本控制等提供科学的依据。

功能组件概览

常用功能介绍

人事信息

人事信息中可新建人事档案，其中包含基本信息、学习经历、工作经历、职称信息、职业证书、社会关系、证件副本、兼职岗位等内容；并可对已有的员工签订合同，设定合同的类型、编号、有效期、是否签订培训协议、有无固定期限合同等内容；对于某一个或多个员工还可实现批量调转部门和岗位；对于离职员工可在人事信息中给予离职，记录离职的办理人、最后工作日、办理日期、离职类型、离职去向、离职原因等，并对离职后的数据处理情况进行确认；可记录员工的奖惩情况，如授予单位、奖惩名目、奖惩日期、奖惩金额、奖惩原因等内容；可上传员工手册、对人事档案信息进行批量导入和导出，设置允许查看的列表字段；并且能将人事档案中的信息导出Word版本的人事档案文件等。

人事合同

人事合同中默认显示所有签订过合同的员工信息，此处可通过姓名、工号、合同类型、合同编号、失效期等条件进行检索；通过“未签合同员工”可查看到系统中所有未签订合同的人员，并对其签订合同；对于已经到期的合同可进行续签，每次续签均会生成续签记录；人事管理员还可根据需要设置合同到期前、员工转正前和证书到期前的提醒和具体提醒的人员；同时支持人事合同的导入和导出。

变更信息

在人事信息中更改过的内容均会生成变更记录，可在变更信息中查看。

离职信息

企业的离职人员均会在离职信息中显示，通过勾选某离职人员可查看其离职后数据的处理情况，并进行确认；对于离职后又入职的员工，可重新入职，入职后直接跳转到人事档案画面，给予新的部门和职位后保存即可，无需重复录入人员档案信息；如企业有多位离职人员，也可批量导入离职人员信息，进行离职处理，同时离职人员的信息也支持导出。

奖惩记录

人事管理员可在人事信息中记录员工的奖惩情况，也可在奖惩记录中记录某员工的奖惩情况；企业内人员的奖惩信息均会在奖惩记录下显示，可通过奖惩区分、奖惩名目、日期范围进行检索查询。

即将退休人员信息

在即将退休人员信息中，可以通过右上角距离退休时间筛选出一个月、半年、一年内即将退休人员信息。

退休人员信息

在退休人员信息中，可以查看到退休人员的相关信息，并支持用姓名、工号、部门、岗位、最后工作日和办理日期进行联合检索查询。

人员简历

在人员简历画面可以展示出人事信息的相关内容并支持进行人员简历页签设置和导出；并且与培训管理、资质管理、项目管理相关联，相关数据会自动展示在人员简历中。

组织架构图

系统根据部门信息的录入会自动生成组织架构图，此图可根据任一部门进行收缩和展开显示，调整至需要的架构图后，生成图片文件，其文件会在门户的组织架构标签中显示。

HR报表

系统根据人事档案信息的录入内容，自动生成16个HR报表，供人事统计和分析。报表管理中的所有记录均可导出为Excel文件，支持按照时间、人员、部门、岗位等多维度进行数据筛选。

人事类单据使用

系统默认提供入职申请单、离职审批单、转正申请单三张单据与人事档案模块关联。其申请时可通过姓名输入，自动调出此人在人事档案中的其他字段，经审批通过后其数据内容会记录到人事档案中。

优势与价值

1. 信息全面，录入便捷
人事档案的信息包含企业所需的各项信息，其信息内容全面，录入时可保存每次录入的数据，方便下次提醒使用。

2. 合同签订，提前提醒
对于未签订合同的员工、续签、合同变更等都会在系统中进行相应的处理，并可在合同到期前、转正前、证书到期前设置提醒，方便告知人事管理员、相应的上级领导和指定人员，让其提前做好准备工作，避免遗忘。

3. 调转奖惩，方便可查
员工的调转、奖惩均会在人事档案中进行相应的记录，方便HR人员查找查看，为此人的综合考评提供数据支持。

4. 离职记录，数据处理
人员离职后可记录离职的相关信息，通过信息形成统计表，方便HR人员了解企业人员离职情况，分析原因，做出改进；系统还为离职人员进行相关数据的统计，方便人事查看此人的待办数据情况和物品交接情况，及时有效的完成离职处理工作；对离职人员支持重新入职，保留人事档案，减轻二次录入的工作。

5. 自动生成架构图片
系统根据部门信息自动生成组织架构图，减轻HR人员制作组织架构图的工作。通过将调整后的架构图发布到门户页签显示，可方便告知全员的组织架构信息。

6. 多维报表，全面覆盖
系统中提供16种详尽实用的HR统计报表，覆盖了人事管理绝大部分的关注点，方便企业通过这些报表制定企业发展计划，控制人力成本，优化人员结构配置。

7. 灵活字段，完善信息
企业可根据自己的实际需要设置人事档案字段，无需进行二次开发，减少后续费用；自定义字段同系统字段一样支持读写权限、变更留痕等处理，使人事字段使用更加灵活，人事档案信息更加完善。

8. 权限管控，强大安全
人事档案根据用户的角色和权限不同，分层级进行管理。通过对不同权限组的读写权限控制和适用范围的设定，将繁重的人事管理工作无缝分解到各个分工不同的人员手中，即独立了各自操作，保证数据安全，又能实现信息的完整统一。

9. 审批联动，使用便利
华天的OA系统作为一个整体，将系统预置的人事类单据与人事档案模块的数据实现了联动，既可以从人事档案中提取相应数据到审批单上显示，又可以实现审批单审批通过后，其内容记录在人事档案中，方便用户操作，使用简单便捷。