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事业单位用华天动力OA系统,实现规范化数字档案管理

2022-07-12 17:46:06
档案是机关事业单位公务活动的真实纪录,对于规范机关管理、提高机关工作效率具有重要意义。档案管理是一项作业量大、复杂繁琐的工作,多数机关事业单位均会有独立的档案室及工作人员进行档案的管理工作。

但传统的档案管理无论是在档案查找借阅还是建档销毁上,都需要耗费大量的人力和物力资源。基于这点,隶属于青岛市交通运输委员会的某高速公路管理处,主要承担高速公路的收费、养护、路政等管理工作,尤其注重单位内部档案资料的保管与使用。

华天动力OA工程师团队介入后,通过详细调研,针对其问题,了解其需求,为其建设档案管理中心,提供建档、维护、借阅、收回、销毁、查询等功能,为管理处实现快速、方便、有序的管理档案提供有力的保障。

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一、全面的基础设置

华天动力协同OA系统档案管理中心中不仅可以设置档案的密级、保存期限、档案管理员等信息,还能设置档案存储的类目和案卷,此处将传统档案管理中的术语沿用下来,帮助档案管理员能快速了解档案的基本设置,操作简单易懂。

档案管理人员在获取档案中心的使用权限以后,可以到档案设置中设置档案的基本信息,如:档案密级、保存期限、档案管理员、类目维护、案卷维护等内容。对应的类目管理员可以在自己所管辖的类目下建立案卷,同时完善案卷的编号、名称、所属类目、案卷年月、存放位置、保存期限、密级等信息。
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二、多种的档案维护

档案资料不仅有纸质档案,也有电子类的档案信息,对于OA系统内部的,如审批、公文、会议纪要、通知公告等,可以直接归入档案中心,对于第三方系统的数据,可以通过档案中心提供的对外接口归入档案中心。在华天OA的档案维护下,档案管理员可以将这多种形式的档案维护到OA系统中,打破传统档案单一的管理形式,符合现代化管理,加快信息化进程。

档案管理员在档案维护中可以将管理处的档案维护到档案中心下。点击新建档案,将档案的编号、名称填写;其所属案卷、保存期限、密级均沿用案卷设置内容,直接显示出来;存储方式可以选择纸质存储和电子存储。

三、便捷的浏览查询

通过对管理处档案的录入,OA系统可以自动生成档案浏览目录,方便档案管理员查看和整理相关档案信息,并且通过档案名称的检索,可将档案快速定位,减少人为查找所消耗的时间,提高工作效率。

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四、规范的借阅审核

申请人借阅档案资料,经领导审核后,由档案管理员统一分配,形成档案资料明细,供借阅人查看,整个工作过程流程化,管理规范化,同时还可以加强档案管理的保密性、提升管理安全。

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五、强制的收回功能

对于已到归还日期的档案资料,档案管理员在收回纸质文件后可以将其标记为收回,对于逾期还未归还的电子资料,档案管理员可强制收回,同时记录归还日期,变更借阅状态。收回功能操作简单,使用方便,有效的避免了因无归还造成管理处档案资料丢失,加强了档案的管理

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六、明确的销毁记录

对于已经失效的档案,经领导许可后,档案管理员可以在档案维护中找到此条档案信息,点击档案销毁按钮,进行销毁操作。被销毁的档案会留存记录在档案销毁记录菜单下统一查看,此记录中保留销毁人和销毁日期等信息,便于日后单位对此档案的查找、追踪,也能为日后的纠纷明确责任。

该高速公路管理处在使用华天OA的档案中心模块后,单位领导和普通公职人员对华天的专业性一致好评。通过对档案中心功能的使用,既方便了档案管理者对档案进行规范、有效的管理维护,又使普通公职人员借阅查看档案变得方便快捷,避免了因档案管理不善给单位造成的损失,也极大提升了档案查找和使用的效率。

OA系统:http://www.oa8000.com/

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