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开好会,抓落实,华天动力OA系统助力金融集团高效开会

2022-06-21 13:23:16
会议效率低下一直是职场人的普遍痛点。冗长的节奏,即兴的跑题,模糊的结论……我们一边埋怨着会议的无休无止、毫无产出,一边似乎也无计可施。高效的会议到底该如何打造?山东某金融控股集团也遇到了这样的烦恼,和华天动力OA的工程师们积极沟通后,通过会议模块的设置,有效解问题,提高了会议效率。

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某金融控股集团有限公司主要从事资本运作及资产管理、股权投资及管理、互联网金融、信用担保和再担保、企业重组、并购咨询等经营业务。随着经营范围不断的扩大,经营业务不断的增多,管理层每天都需要通过会议的形式来指引和领导集团的发展,由于缺乏数字化的会议管理流程,存在以下痛点:

1、会议繁多,每天每个人可能会需要参加几个会议,时间容易大家;

2、公司的分布在不同的城市地域,开会需要打破时间和空间的概念;

3、会议多,会议室需要专门的人去管理、编排会议的时间,经常容易出错,导致2个部门抢会议室,导致人力上的浪费;

4、会议没有完整的记录,无法完整的传达落实下去,照成管理资源的浪费。

华天动力OA的工程师们了解情况后,建立了数字化会议管理平台,优化了金融公司会议流程,顺利解决问题。

一、建立会议日历,会议内容明确

模糊的会议内容,往往导致低效的会议。金融集团由于会议较多,有些员工直到会议要开始了,才想起来要开会,导致匆匆开会,效率低下。华天动力协同OA系统会议管理模块,用户通过对会议日历的查看,可以一目了然的知晓在哪个时间段、哪个会议室有什么会议,并且提供了日、周、列表的查看方式,使查看画面更直观,更清晰。

对于组织会议的人预定会议室也非常方便,直观了解哪个会议室被占用了,也可以提前将被占用的会议室预定出来,待会议室空出后方可直接用此会议室发布会议,可实现有效的、合理的分配会议室资源。

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二、实时回执查看,二维码签到

有时候会议通知发出去了,金融集团的管理者满怀激情准备开会,却发现参会的人寥寥无几,不免窝火,经了解,发现很多人根本没注意到开会通知。

华天动力协同OA系统会议管理,每项会议的发布都可由与会人员做出是否参会的回执,会议发起人可以根据回执情况做出相应的会议准备和调整,会议的回执信息实时、准确,为会议管理者提供了便利,会议新建时候还可以对会议参与人出差外出进行校验。如果碰到开大会,还可以支持内部人员、访客扫码签到,签到记录可存档、导出,这样大大提高了参会效率。

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三、电子会议纪要,落实任务分配

会议的内容如果没有转换成文本,往往就会流于形式,开完就忘记了。会议纪要创建、传阅、转文档、转任务等功能让会议的精神得到快速的传播、会议的内容得到完整的保存、会议的工作得到有效的落实。在华天动力协同OA系统会议模块,会议纪要员可以在针对某个已经结束的会议建立会议纪要。只需要填写会议主题、类型、主办部门、会议时间、会议室、与会人员、发送纪要给哪些人、纪要内容、附件信息等内容发送给相应人员;在发送会议纪要时还可以选择发送会议纪要并转任务,此处为了方便需要落实工作的会议,在纪要发送的同时直接创建工作任务,进行工作分配,直接将会议决策决议的内容落实。

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金融控股集团有限公司在使用华天OA的会议管理功能以后,行政部相关人员对华天的专业性给予一致好评,现运行的OA系统能够99%的按照公司原有业务模式运转,无论是在申请会议、会议的召开及会议纪要等各个环节,都完美的还原了其以前线下的管理方式,并且能在数据的准确性、管理的规范性、操作的便捷性上都为公司会议的顺利开展提供重要技术支撑。

来源:砍柴网http://news.ikanchai.com/2022/0621/485186.shtml

OA系统:http://www.oa8000.com/

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