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华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代

2020-09-15 15:45:58
  前文回顾:上一篇我们说到华天动力协同OA系统费控优化管理阶段,重点是解决更复杂的费用报销以及大额费用的精准控制,为企业有效控制了大额费用上的失误。今天我们来介绍全面管理阶段,从这一阶段开始,可以称得上是真正意义上的现代化预算费控管理,从预算科目的设置,到预算费用的之处再到预算情况的分析转结,形成一个完整的费控预算闭环管理,为企业更为复杂的费用管理提供更加科学的管理平台。

  目前,中国经济社会生活逐步迈入正轨,国内经济复苏的脚步正在加快,给受新冠疫情冲击而陷入低迷的世界经济带来了更多积极力量。很多企业也准备重整旗鼓,拓展业务,加快企业发展的速度,与此同时,疫情对现金流的影响颇大,更多的企业在发展的同时也越来越注重节流,希望把钱都用在刀刃上,对员工差旅费用便捷的报销需求,对预算费用的精细化全面管理的需求越来越旺盛,他们希望借助OA系统预算费控管理平台为自己解决以下费控管理难题:

1、报销审批效率低:报销审批手续多,领导签字难,超预算,领导无法第一时间掌握,导致报销单频频被退回。
2、查账难财务工作量大:如出现领导查帐,单据出错,财务工作量巨增,很难理清头绪。
3、单据统计难时效性低:财务单据多,每次统计账务,都需要消耗财务大量精力,往往好几天的工时才能完成,还很难保证不出错。
4、预算使用情况掌握难:手工阶段性财务统计,支出统计滞后,支出情况无法实时掌握,预算把控难。
5、财务统计分析难:财务情况统计分析需要花费财务巨大的工作量,传统方法无法时时统计,导致领导急需决策时,没有数据支撑,丧失良机。

  的确,目前企业财务人员主要工作任务是财务核算等事宜,重复的手工操作,占据了其大部分工作时间。华天动力OA认为,未来财务人员应从事务性向规划性转变,这也是目前很多大中型企业对财务管理的要求。华天动力预算费控管理平台费控全面管理阶段解决方案,能充分帮你解决上述费控难题,走上费控快速路。

华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代


  一、精确制定预算科目,明确预算目标
  制定预算科目是个技术活,其实预算费控能不能卓有成效,还要看预算科目是不是制定的科学合理到位,否则该有预算控制的没有,不该有的制定了,起不到为企业节流的效果,反而浪费了人力。全面管理阶段的费控在制定预算科目上有独到的见解:

  1 明确部门执行预算范围
  确定公司、集团哪些部门执行预算控制,通常公司业务部门及行政部门在执行控制范围内,而监督性质的部门由于日常不发生费用或者费用分摊到其他部门则不再此范围内。

华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代

  2 确定预算科目情况,明确预算科目与财务科目的不同
确定公司、集团哪些部门执行预算控制,通常公司业务部门及行政部门在执行控制范围内,而监督性质的部门由于日常不发生费用或者费用分摊到其他部门则不再此范围内。

华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代

  3 多管理员设置灵活申报
  各部门能够设置自己的预算管理员,不同的部门根据所执行的预算科目不同,选择本部门需要的科目申报。

华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代

  4 成本预警机制预防超预算
  设定完毕后可设置科目成本预警,并根据实际使用情况,对预算进行调整和申报。

华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代


  二、集成第三方系统,预算数据快速导入
  预算金额需要进行系统申报,同时设置相关流程进行审批,很多财务软件都需要重新手动导入数据。谁都知道这个工作量特别大,简直是细思恐极。华天动力协同OA费控系统支持审批通过后,通过EXCEL直接导入预算金额,也可通过各种财务系统、金蝶、用友、ERP、MES等第三方系统进行集成导入,多种数据导入方式,解决各种情况,非常方便。

华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代


  三、预算执行统计分析,数字化风险管理
  华天动力协同OA系统费控全面管控阶段支持按年度和明细月份费用执行情况统计分析;支持实时汇总与报表分析;支持随时了解不同部门、分支单位、不同预算周期、不同预算科目的各种资金去向;支持按部门查看预算科目的各种费用支出明细表,对比年度预算进行分析。

  对企业全面的预算费控管理有很深远的价值,以风险管理为核心的控制流程体系,通过对应条件进行分级和分权限的控制;以风险管理为核心的预警机制,事前控制预警,事前控制强控;多层次递进式监控的费控管理模式,借助过程管控,实现多层次,费控管理递进式监控,保证预算执行偏差最小化。

华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代


  四、费用预算调整及结转,有效控制超预算
  系统支持对报销费用设置上线,当出现大额费用的时候,可设置系统自动加签更高级的领导,也可设置系统预警,提示领导审批时注意,且超额不支持批量审批,控制大额费用支出。在一个预算年度后,可以对剩余的预算资金进行结转,保持支出记录,为下一年度预算提供参考标准。

  可以简便清晰的大额费用管控模式;支持审批单形式调整,适应部门预算整体不够;支持系统模块内调整,适应部门预算有的费用不够,有的费用盈余;醒目的数据调整前后差异,提升数据调整的准确性;提供充分的调整数据提醒, 方便审批领导进行决策。

华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代


  实例解析,这就是费控全面管理阶段
  某国际物流有限公司是由交通部、航空部、海关货物管理局审核并通过的国际物流企业。为货物能以最快速度转出,公司将总部设在广州市。集空运、海运、陆运为一体,专注马来西亚、新加坡、等独特专线,业务辐射全球,致力为全球代理成员提供综合物流解决方案。自有仓库操作,可为代购客户提供仓储服务、集包服务,实现了网络跟踪货单。公司始终贯彻从包装到存放的仓储解决方案:全球邮件送达;以及其他定制物流服务。

  其使用费控全面管理的整体目标是解决集团化公司预算管理的问题,通过系统建设实现业财一体化、固化风险控制措施、支撑异地共享模式,同时通过共享中心自身运营平台的搭建支撑共享中心的日常运营管理以及持续优化。

  华天动力OA费控用全面管理的方案,给该公司整体策划,给出了具体的解决方案,收到该公司管理者好评。该国际物流公司是集团化预算管理,按公司、三级费用类型、多级部门、月度来控制预算,由线下会议汇总预算后,集团预算管理人统一导入系统,后续费用报销、付款、招待费、房租等费用的发送都会严格控制当前剩余预算,当月预算没用完系统自动结转到下个月。

华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代

  部分费用需要事前申请后在报销,比如差旅报销,需要提前申请出差申请及预计金额,出差申请通过后冻结该部分预算,回来做差旅报销,报销完成后真正使用预算,并生成用友NC的记账凭证,财务可以了解各个公司、费用类型的预算跟费用执行情况。

  华天动力协同OA系统站在每一家企业对费控实际需求得角度,在全面管理阶段,针对对财务管控要求更高,企业结构更为复杂,期待企业预算费控更全面的企业的要求,仔细分析实施案例,从预算科目的设置,到预算费用的之处再到预算情况的分析转结,形成一个完整的费控预算闭环管理,可以说是支撑企业从预算、借款、报销到付款、制证、统计等全周期的费用管控。

华天动力OA费控全面管理阶段,引领企业走进智能化费控新时代

  下篇预告:下一篇将介绍华天动力OA预算管理平台解决方案之四战略实践阶段,战略实践阶段可以说是华天动力OA预算费控最高级的管理阶段,针对对费控管理有高要求的企业,华天动力费控平台以企业经营计划为基础,对企业财务规范,费用标准,费用类型,预算控制,预算控制,收付款等进行规划,形成企业全面化立体化的企业费控优化管理方案,敬请期待!

  OA系统:http://www.oa8000.com/
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