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OA系统管理印章,让小印章发挥大作用

2020-07-23 17:06:33
  印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展。为完善公司的印章管理,规范公司各类实物印章和电子印章的登记、外借、归还、作废、变更等行为,华天OA特别研发出印章管理模块,有效控制各类章印使用带来的各种经济与法律责任风险,维护公司的利益。

  先从一个经典的案例讲起:
  广西某工程项目管理有限责任公司是一家主要从事工程造价咨询、政府采购代理、工程招标代理等业务的综合性咨询服务机构,具有工程造价咨询甲级、政府采购甲级资格、工程招标代理乙级资格,是广西目前最具实力的甲级造价咨询公司之一。由于公司的业务需要,有大量的印章管理需求,通过华天OA的印章管理系统使用,不仅可以将公司内现有印章清晰展现,明确保管人和现有状态,还可以规范印章管理,将用印、借出、归还等操作形成工作闭环,保留操作记录,防止出现法律问题无法追溯。

OA系统管理印章,让小印章发挥大作用

  在过去的印章管理中主要存在的现象和问题是:
  ¤ 无法将企业印章在统一位置展现,或是展现不直观、不明确;无法实时得知印章的使用状态。
  ¤ 无法将实物章和电子章的用印情况登记记录,或记录无法落实到每一份被盖章的纸质、电子文件上。
  ¤ 公章外借和归还管理混乱,无法记录具体的人员、时间、原因等信息,并且无法通过外借和归还的状态实时反映在每个印章上。
  ¤ 公章维护中只能登记实物章,无法对电子章进行统一管理,使实物章和电子章的管理分离。
  ¤ 公章的变更和作废没有形成日志,导致出现问题无法追溯。

  华天动力协同OA系统在了解了客户需求后,仔细斟酌后,给客户提出了以下解决方案:
  1. 电子签章与审批和公文联动
  电子印章和手写签名:电子印章和手写签名都是数字加密文档型表单的一种技术途径,提供了更高强度的安全认证信息。华天动力支持各CA的电子印章以及国家许可的各类电子签章,与各信创会员单位的电子签章均做了相互兼容。
OA系统管理印章,让小印章发挥大作用

  在OA系统的审批单据上以及文档型审批的正文(支持流式和版式两种格式)中,都可以加盖印章。加盖印章的为保障印章使用安全,在加盖电子印章时需要进行二次密码验证(与登录密码不相同)。加盖电子章的操作完成后,系统会在用印登记中自动生成一条用印信息,记录电子文件的盖章情况。

  2. 清晰的查看方式
  印章一览功能中提供列表和缩略图两种查看方式,可将企业登记的印章全部显示出来,并且每个印章都会有详细的印章名称、保管人、印章图片和说明等内容,使印章的基本信息展现全面、清晰,也免去使用人对企业现有印章管理情况的咨询。
OA系统管理印章,让小印章发挥大作用

  3. 实时的使用动态
  系统会自动根据印章的外借和归还情况及时更新印章的在库状态,使用人可通过印章状态的更新及时了解印章的可用情况,为员工第一时间完成用印操作提供动态的数据支持。
OA系统管理印章,让小印章发挥大作用

  4. 全面的用印登记
  印章管理中的用印登记不仅可以记录纸质文件的用印情况,还可以对系统中审批和公文的正文内容盖章情况自动登记,形成用印记录,使用印登记涵盖范围更广、更全面。
OA系统管理印章,让小印章发挥大作用

  5. 简易的借还体系
  印章的外借和归还操作简单易懂,外借记录的查看和检索方便快捷,为印章管理员提供了一个简易的借还体系,便于印章管理员的管理。
OA系统管理印章,让小印章发挥大作用

  6. 统一的印章维护
  此处的印章维护不仅可以对传统的实物章进行登记,还可以设定对应的电子章,并授权哪些人使用,完美的将实物章和电子章相结合,统一维护。
OA系统管理印章,让小印章发挥大作用

  7. 详细的变更、作废历史
  系统中对每个印章的变更和作废操作都会形成对应的记录信息,存留于印章维护中,方便日后产生问题可以对其进行查看和追溯。 
OA系统管理印章,让小印章发挥大作用

  广西某工程项目管理有限责任公司在使用华天动力的印章管理系统后,印章管理员以及其他借用印章的员工对其一致好评。员工通过对印章一览的查看及时了解到所用印章是否已经外借,可第一时间了解印章动态,及时使用,避免多次咨询印章管理员,减少了给自己及他人带来的困扰。印章管理员通过对印章管理的使用不仅规范了借还流程,防止印章丢失,还能将用印记录和OA系统中审批和公文正文的盖章记录全面记录下来,无一遗漏;不仅可以通过印章一览向全公司展现印章信息以及实时更新在库状态,还可以通过变更、作废功能将印章维护,避免了印章管理的疏漏而对企业造成的损失。

  华天OA印章管理系统是一个智能化、系统化、信息化的印章管理系统。通过对印章一览的展现,系统自动更新在库状态,让员工实时了解印章的使用情况;通过对印章登记、外借、归还等一系列的操作,让企业对印章的管理形成了系统化的认识,规范了印章的使用;通过对印章各种操作的记录,可将用印工作信息化的展现出来,使各个步骤都清楚明了,可留痕、可追溯。

  OA系统:http://www.oa8000.com/
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