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怎么用OA系统管好企业证照?

2019-11-19 14:29:44
  企业证照作为公司的重要资料,行业许可,是企业正规化、合法化、商业化的重要保证。近年随着办公自动化和电子商务的崛起,一方面对传统证照的电子化信息展现提出挑战,另一方面对证照的系统化管理提出要求。为此华天动力协同OA系统提出了一种新型的企业证照管理模式,设计开发了一套实用的证照管理系统。

  在过去的证照管理中主要存在的现象和问题是:

  企业证照无统一位置记录,管理零散,不集中;证照更改后无法形成变更记录,无法详细得知每次更改内容。

  企业证照年审前无提醒,管理员遗忘导致年审不及时;年审后证照放置,没有形成下次年审日期的记录习惯,而且无法查找年审历史。

  企业证照的延期和注销工作没有明确到办理人、时间和具体的说明,使证照管理工作糊涂、混乱。

  企业证照无展现平台,无法让使用人及时了解到所需证照的状态,影响工作的处理。

  企业证照的借出和归还没有形成闭环和详细的记录,导致证照借出后无法追踪使用人和索回证照原件。

  华天动力协同OA系统印章管理的特点与优势:

  1、 清晰的查看方式

  证照一览功能中提供缩略图和列表两种查看方式,可将企业登记的证照全部显示出来,并且每个证照都会有详细的证照名称、证照类型、签发机关、说明、证照图片等内容,使证照的基本信息展现全面、清晰,也免去使用人对企业现有证照管理情况的咨询。

怎么用OA系统管好企业证照?

  2、实时的使用动态

  系统会自动根据证照的借出和归还情况及时更新证照状态,使用人可通过证照状态的更新及时了解证照的可用情况,为员工第一时间使用证照提供动态的数据支持。

怎么用OA系统管好企业证照?

  3、贴心的证照下载

  证照管理系统为使用人提供证照照片的下载功能,如遇需要电子版或是打印复印件的情况,可直接使用,方便快捷。

怎么用OA系统管好企业证照?

  4、 简易的借还体系

  证照的借出和归还操作简单易懂,借出记录的查看和检索方便快捷,为证照管理员提供了一个简易的借还体系,便于证照管理员的管理。

怎么用OA系统管好企业证照?

  5、及时的年审提醒

  通过对证照的年审提醒进行设置,系统可在下次年审到期日前提醒给指定的人员,让其及时到相关部门进行年审,避免遗漏和延误,防止给公司造成损失。

怎么用OA系统管好企业证照?

  6、全面的证照维护

  证照的维护管理涉及到登记、年审、延期、变更、注销、分类等方面,为证照管理员提供全面的、一体的证照管理平台,可将日常管理的方方面面都落实到证照管理系统中,同时可生成相关的管理记录,便于日后查找和追溯。

怎么用OA系统管好企业证照?

  华天OA的证照管理系统实现了对企业证照的规范管理,提供证照的一览信息,支持证照的借出和归还,规范证照的登记、年审、延期、变更、注销、分类等操作。如上所述华天动力OA系统证照模块集中众多公司的实际证照管理需求,可以给企业实际的证照管理中带来非常多的好处:

  1. 一览清晰,实时掌握

  证照一览中可将证照的基本信息和使用状态清晰、实时的展现出来,让证照使用者同步掌握证照动态,了解全面,减少咨询,为及时使用证照提供数据支持;同时系统提供的证照照片的下载功能,为使用者提供电子版证照,方便其打印、复印,提高使用者工作效率。

怎么用OA系统管好企业证照?

  2. 及时提醒,助于年审

  证照管理系统为证照管理员提供年审到期日前的提醒,有助于证照管理员及时对证照年审,避免遗忘或延后。

怎么用OA系统管好企业证照?

  3. 全面维护,避免混乱

  证照管理系统为证照管理员提供全面的维护工作,从证照的登记开始,到年审、延期、变更、注销都会在系统中体现出来,形成一体化的工作认识;证照管理员可随时记录维护的内容,避免工作遗漏,减少混乱记录。

怎么用OA系统管好企业证照?

  4. 日志记录,明确责任

  证照管理系统中可将证照的各项操作全部记录下来,让证照管理员可实时了解各证照的基本情况、维护情况、以及借还动向,使管理规范,责任明确。

  OA系统:http://www.oa8000.com/
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