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华天动力协同OA系统快速培育采购精英

2018-06-13 14:10:10
  小张是一家大型公司新入职的采购人员,采购经验可谓是小白一名,但是小张名校毕业,学习能力可谓是杠杠的,入职不到半年,业务能力已经相当熟练,被公司推荐为新员工代表为大家分享经验。

  小张说采购是个难干的活,并不像外行人看到的那样光鲜亮丽,高大上,一句话能决定投标者的命运。采购工作有哪些特点?会砍价、会谈判、会询价,买的物美价廉的物品让老板满意;会看报表、深度了解行情、分析对比,多了解专业知识,寻找到好产品、好价格、好合作方;选择适合自己的项目、编标书、约供应方、考察……这些都很片面。怎么样做到脚踏实地,囊括采购核心,能落实以下几点是关键,OA系统能给采购提供很大助力,起到事半功倍的作用:

  一、OA系统连接各部门,高效审批,快速沟通

  小张介绍,采购工作的关键是连接,采购部不是需求发起部门也不是结束部门,采购处在中间位置,是和企业内各部门打交道最多的部门。经常需要连接的是财务部(成本)和项目部或工程部(需求最多的部门),除此之外还有设计部、销售部、开发部、行政部等等都需要连接。设计部决定需要购买什么技术要求的东西,财务部控制付款,销售部需要采购跑业务的物资,行政部需要采购公司内部消耗品。

  怎么有效的进行沟通呢?OA采购系统提供了一个很好的平台,如下图,通过OA采购流程,把各部门紧密连接起来,从需求到立项,从合同到付款,从预算到审批再到执行,OA系统从整个采购的业务流程上形成了精准的闭环管理。
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  小张说,例如行政部需要采购一批电脑,行政部把需求总结后通过OA系统提交“行政采购申请表”审批流程流转到采购部,采购部根据采购需求和资料库中往期价格进行对比评估报价,流转到总经理进行审核,审核通过后,采购部着手采购,从供应商列表中找到以前合作过的公司询价比价砍价。比较后通过OA系统提交给上级领导审阅,领导同意后签合同进行采购。电脑来了后,验收部门负责验收、登记、入库。并通过OA系统走完行政部门、采购部门、验收部门三方验收流程,并入库登记到物料库中,最后财务根据设定好的付款提醒时间进行付款,采购完毕。整个流程完全在OA系统上操作,流程完整记录,采购人、验收人、审核人明确记录,后期查阅容易,对采购专员来说,标准化的采购流程,很方便的把各部门都连接在一起,沟通非常畅通,如遇急需处理的采购单子,还可以通过OA系统关联的微信进行沟通,特别方便。

  二、OA系统帮助采购人员既成为专家又成为杂家

  采购人员另一个工作的特点是杂,采购有可能采购任何一种东西,要采购一件物品或者一种服务,最少要知道这个行业一些最基础性的东西,否则很容易被坑。要对比,至少要知道哪些参数可以对比,如何对比。因为不同的东西,参考值不一样,比如镀膜,铝型材镀膜越厚越好,玻璃镀膜可能就是越薄越好,不懂就不知道如何对比。同时还需要能说服人,讲得出道理,不然你的定标报告会被反复打回,耽误采购进度。采购进口的东西还要国际谈判。总而言之,采购人要采购的东西很杂,接触的人也行行色色,因此一个合格的采购人要是个专家,也要是个杂家。

  针对这一点,小张介绍说,咱公司的OA系统平台就有强大的信息库资源,信息库中包含供应商信息库、材料信息库、客户信息库、售后信息库、采购信息库。如下图所示:
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  这样采购专员学习相关的行业和采购知识就非常的方便。例如在供应商信息库中可以针对需求商品找到过往合作过的供应商,看到相关的供应商资料和评价;在材料信息库中,看到过往商品的报价和同类商品进行比价,同类商品直接的差异化,学习产品信息;在客户信息库中了解客户的特点和具体需求;在售后信息库中查到过往采购商品的质量如何,返修率高不高,问题在哪;在采购信息库中看到过往采购的报价、心得和所有采购过程,以及一些相关的行业知识。掌握这些一手的材料,后续采购、谈判、砍价都能做到心中有数,事半功倍,既是专家也是杂家。

  三、OA系统让谈钱不伤感情

  第三个是钱。这是采购工作最显著的特征,并且最敏感,因为是“花钱部门。钱花得有没有道理,是不是花对了是关键。业内有一句话说,无论你怎么压价,监察部门总能找到比你价格低的来说话。那么如何让钱花的有理有据有支撑呢?

  第一、OA系统可以记录采购花的每一分钱的走向,审批步骤和过程,保证采购的透明阳光。

  第二、OA系统自动化全功能数据视图功能,能根据OA系统内部强大的数据库自动生成报表,这样可以使采购数据得到强有力的支撑,让数据有理可依。(如下图所示)
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  第三、OA系统让采购的每个环节都有标准化的流程,标准化的招标文件、合同、报告、申请、函件和订单等表单格式,让写文件变的容易,审核变的方便。如下图所示:标准化的“设备采购单”中不光有产品信息、备注等,还有流程的补充说明。
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  这样采购过程清晰透明,价格有理有据,再也不怕监察部门说自己乱花钱了,谈钱再也不伤感情。

  小张接着说,总之,采购是和钱打交道的部门,花钱的部门,为公司精打细算,把成本压到最低,是每个好的采购必备的功课,OA系统采购平台,可以对采购的整个流程精准的管理,对采购的知识架构提供有用的素材,对采购的整体文案合理规范。除此之外,还能够有效的连接各个部门,打通交流渠道。OA系统采购平台的的确确是采购新人快速摸透采购窍门的好帮手!

  OA系统:http://www.oa8000.com/
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