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OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

2018-05-16 13:58:00
  OA系统中的采购管理平台相对于传统采购的优势,已经被大多数企业首肯,相比成形的传统采购,OA系统采购平台利用工作流审批功能有效提高审批流转效率,打破供需壁垒实现无缝对接,后台数据自动生成的可视化图表极大的节省了人力统计的成本。

  然而华天动力协同OA系统精准化采购管理平台相比其他的OA产品的优势在哪里?如何独具匠心做到精、准、细,完全做到贴合企业需求,真正用得上的采购平台呢?

  下面笔者从工作流的搭建、自动化数据视图、付款提醒等功能来细数华天动力协同OA系统精准化采购管理平台搭建。

  一、精准的采购工作流搭建

  华天动力协同OA系统从采购需求发起、预算与立项审批,到选择供应商、签订采购合同,再到下单订货,付款,直至验收入库,形成了对大中型组织采购业务的全流程闭环管理。

  如下精细化采购管理架构图:
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

  在每个环节中,都设定了贴合企业采购管理的工作流程,做到责权明细,踪迹可查,审批便捷,阳光透明:

  1、适用于不同岗位职级的预算审批流程

  华天动力协同OA系统构建了一个可以分别适用于项目经理和部门经理级别以上管理人员的采购预算审批流程,
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

  如上图,由项目经理发起预算申请,分别经由部门经理和总经理审批通过后,对于金额低于5万元的预算申请,由副董事长或董事长其中一人审批即可,而对于大于5万元的预算申请,则需要副董事长和董事长两人共同审批。
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

  根据不同的预算申请场景,华天动力采购管理系统可以同时支持不同岗位级别的人员发起预算申请,如上图,就是由部门经理直接发起的预算审批流程。

  2、可以自动匹配审批人的采购申请流程
   
  采购源于需求,如下图所示,借助于OA系统构建了一个各部门高度协同的采购申请审批流程。
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

  如上图所示:工程师针对测试项目所需物料情况发起采购申请,由库管对相应采购物料的库存进行核对,核对通过后,系统会根据“采购申请单”上的品名(如下图:设备采购单)自己寻找本次采购物料所属的部门经理,如果是预算内的采购申请,部门经理审批通过后即可完成本次申请流程;如果是预算外的申请,则与预算申请流程类似,需要先后分别由总经理和董事长审批。
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

  3、与预算系统相关联的采购合同审批流程

  当预算与采购申请通过后,相关的表单/资料就会传递给采购部门,如下图所示,
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

  采购人员根据采购预算与采购申请的相关资料,发起采购合同审批流程,首先需要申请采购的工程师进行确认,然后逐级流转至项目经理/部门经理、采购经理进行确认审批,最后再交由总经理审批和董事长进行审批。

  4、可多部门确认的物资验收流程

  物资到货后,伴随着线下各个相关部门对物资的实际验收与确认过程,在OA系统里对到货物资进行确认的信息流也开始在相关人员间进行流转,如下图,
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

  在分别由库管、采购人员、项目经理对到货物资进行验收确认后,最终物资验收单,流转至库管,由库管办理入库。

  5、可以附加“优先付款计划”的付款审批流程

  经过前期的预算审批,采购申请,合同审批和物资验收,采购的核心业务流程随即进入付款审批环节,如下图,
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

  由采购人员发起付款申请,分别经由采购申请工程师、库管验收和项目经理确认,特别是,在采购经理审批环节,采购经理可以附加该笔付款申请的优先级,采购经理可以分别设置当天付款、两日内付款,高、中、低优先级。

  二、自动化全功能数据视图展示

  华天动力协同OA系统将各个类型组织在采购业务执行与管理过程中产生的所有信息生成数据视图或者台帐,无论是采购需求数据,采购预算与立项数据,供应商信息,合同信息与财务付款与发票信息,所有这些数据都被记录在了采购管理系统后台的一个“数据库”里,如图,
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

  形式多样的数据图表

  组织的各级管理人员可以根据自身的实际业务管理需要,调用或读取这个“数据库”的各类数据,而生成形式多样的数据图表,如下图,
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台
  上图显示了组织内部各部门对各类型办公设备及办公用品的采购需求,从上图可知,各部门对笔记本打印机等办公设备的总体采购需求基本平衡,不同部门对单一种类的采购需求略有不同,对复印纸、硒鼓墨盒类耗材的需求较高,所以从总体来看,各部门对办公设备和办公用品的采购需求较为合理。
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台
  从上图可以看出,组织过去一年各个月份的采购实际支出基本都处于当月预算金额的1/2-2/3以内,全年只有四月份和十月份超出预算。
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台
  上图展示了在过去一年的统计周期内,各部门的采购预算与实际付款金额之间的相对情况,从上图可知,市场部,运营部和行政部全年的采购花费基本符合预期,研发部和产品部的实际投入略高于预算,而销售部的实际采购付款金额高出预算近50%,管理者可据此进行分析总结,并让下一年度的预算计划更趋科学合理。

  三、贴心的付款提醒设置

  华天动力协同OA采购系统,不光可以从数据库里调出规定时间段所有合同的付款情况概览,如下图所示,可以清楚看到已付金额、未付金额、合同截至日期:
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台
  还可以单项展示未付款信息,如下图查询“未付款”可以查到有哪些合同还没有付款,以及预定的付款时间。全面掌握合同付款计划。
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台
  OA系统还可根据预定的付款计划,根据设置,在付款日期临近的时候进行付款提醒。如下图所示可设置合同付款提醒:可以自由设置提醒时间,提醒人,使用颜色标记超期和即将超期的付款合同,合同到期系统会自动发送提醒消息给对应人员。
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台
   
  如过期还没付款,系统会进行报警处理,如下图所示用红色字迹提醒超期和即将超期的付款计划和合同。避免出现遗忘导致的漏付款,从而耽误项目进度。
OA百变工作流之搭建OA系统精准化采购管理平台

  综上所述,华天动力协同OA系统从企业的实际运用出发,开发搭建精准化采购管理平台,从审批流程、数据视图到贴心的付款提醒,最大限度地提高了采购流程各个关键环节的透明度,打通了供需的信息不对称,让组织内部与外部各个相关方的决策和行为都有据可循,全方位的提升采购效率,并从理念上完全打破固有的采购形式,把采购管理业务推向了一个精准化的新格局。

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