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如何使用OA系统进行一人多岗办公

2018-01-12 13:21:38
  在企业员工使用OA系统的过程中,有部分员工身兼数职,在起草或审批时需要用合适的岗位处理,应该怎么办?多岗人员对于经常使用的岗位可以设置默认吗?当代理起草或审批表单时,则是以真实申请者或审批者的岗位进行选择的吗?被选择的岗位可以作为流程判断的依据吗?

  可以使用华天动力协同OA系统“一人多岗”的功能。

  一人多岗是指在企业办公中,有一部分员工会有身兼数职的情况。当这些用户有起草或审批的工作流时,会在表单左侧增加岗位选择框,用户需要根据表单的内容或流程选择合适的岗位,并且选择的岗位可以作为跳转条件或是下一步审批人的判断依据。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

  默认岗位是指对于经常使用的岗位,OA系统中可以将其设置为默认岗位,设置之后再次起草或审批的表单,则在岗位选择时自动初始化为默认岗位。

  非本人操作时的多岗选择是指当用户代理起草或审批表单时,该多岗选择框中呈现的岗位为真实申请者或审批者的岗位;当用户发起加签操作时,该岗位选择框中呈现的岗位也是对应的真实审批人的相应岗位。

  无法选择的多岗是指如果当前步骤审批的人员是通过“申请者的直属领导”、“审批者的直属领导”、“申请者的直属岗位级别”、“审批者的直属岗位级别”、“申请者下属”、“审批者下属”等来确定时,由于审批人的岗位已经确定,所以此时的岗位选择是只读状态,不能进行岗位的选择。

  一人多岗操作适用于哪种情况?下面我们共同看一下应用场景。

  最近集团人事任命,办公室主任刘晓宇兼职总经理助理的岗位。在任命书下发后,刘晓宇(办公室主任)第一反应是有个疑问:“现在的工作90%都是在OA系统中进行的,如果我兼职总经理助理的岗位,那么日后的起草或是审批,我是以哪个身份处理的呢?难道我需要再开通一个OA帐号吗?”

  带着这个问题,刘晓宇(办公室主任)咨询了姜程(信息部经理)。

  刘晓宇(办公室主任):“您好,姜程(信息部经理),我有个疑问请教您。”刘晓宇(办公室主任)将心中所惑一一告知姜程(信息部经理)。

  姜程(信息部经理):“这个不必担心,咱们的OA系统中提供了一人多岗的解决方案。我只要将您新的岗位加在咱们OA系统的流程岗位中即可,无需再开通OA帐号。在您起草或审批时,表单的左侧会多出岗位选择的对话框,您选择相应的岗位就可以按照这个岗位处理了。”

  刘晓宇(办公室主任):“哦,这么简单?那如果我选择了办公室主任的岗位,之后审批节点的人员或跳转条件都会按照我选择的岗位来判断吗?”

  姜程(信息部经理):“没错的,会按照您选择的岗位来判断的。不仅如此,如果您设置了代理人,或是加签人,都是按照您的岗位来做判断的。”

  刘晓宇(办公室主任):“那真的是太好了,如果我经常使用的岗位是否能每次处理默认都是用这个呢?”

  姜程(信息部经理):“可以的,可以将经常使用的岗位设置为默认岗位就行了。”

  刘晓宇(办公室主任):“真的是太感谢了,我稍后要试试。”

  姜程(信息部经理):“好的,如果有疑问随时联系我。”

  那么,华天动力协同OA系统中的一人多岗功能是如何实现的呢?

  第一步:设置方法

  1.我们首先进入到审批流转审批管理审批设置流程岗位设置中。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

  2.在流程岗位设置表中可以看到刘晓宇(办公室主任)已经有一个办公室主任的流程岗位了,我们需要再添加一个总经理助理的岗位,则点击“新建”按钮。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

  3.在岗位设置中建立岗位名称为“总经理助理”,岗位级别为“2”级,上级岗位是“总经理”,包含人员选择“刘晓宇(办公室主任)”,然后“保存”。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

  4.此时再检索刘晓宇(办公室主任),则会出现两个流程岗位:一个是3级别的办公室主任,另外一个是2级别的总经理助理。至此一人多岗设置完毕。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

  第二步:使用方法

  1.为了给大家体现一人多岗的用法和判断方式,我们先做个流程,其流程图如下:
如何使用OA系统进行一人多岗办公

  节点设置情况:

  1)部门负责人:此节点用的是刘晓宇(办公室主任)姓名。

  2)总监:此节点用的是当前审批者的直属领导。

  3)总经理:此节点用的是总经理的岗位。

  判断条件的设置情况:

  1)申请开始节点处的判断条件:
如何使用OA系统进行一人多岗办公

  2)部门负责人处的判断条件:
如何使用OA系统进行一人多岗办公

  2.下面我们登录下刘晓宇(办公室主任)的帐号,先看下多岗人员起草申请的效果。起草借支单模板,在左侧会出现多岗选择的对话框,此处会出现刘晓宇(办公室主任)的全部岗位,需要以哪个岗位发起选择哪个岗位即可。我们先以2级别的总经理助理岗位发起此流程,根据上面介绍的流程设置,应该流转到总经理节点审批。选择左侧的总经理助理岗位,填写内容后点击“提交申请”按钮,发送此流程。发送之后查看此单的流程图及审批流转记录,已经流转到总经理节点了。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

如何使用OA系统进行一人多岗办公

如何使用OA系统进行一人多岗办公

  3.我们再以刘晓宇(办公室主任)3级别的办公室主任岗位发起此模板,按照上面的流程设置,应该流转到总监节点审批,由于总监设置的是当前审批人的直属领导,应该流转到李国天(行政总监)帐号中。如图所示。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

如何使用OA系统进行一人多岗办公

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  4.接下来我们在用多岗人员刘晓宇(办公室主任)的帐号以审批人的身份审批表单看下效果。

  5.登录刘晓宇(办公室主任)帐号,打开待我审批中王英(行政秘书)发起的借支单。由于刘晓宇(办公室主任)所处的节点部门负责人我们直接用的是人员名字,所以可以进行岗位选择。(如果用的是固定岗位,或是岗位相对关系则不可进行多岗选择)

  此时我们可以以总经理助理的岗位审批此单,按照流程设置应该直接走到总经理节点进行审批。选择“总经理助理”岗位后,点击“同意”按钮,可以流转到总经理节点,如下图。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

如何使用OA系统进行一人多岗办公

如何使用OA系统进行一人多岗办公

  6.我们再打开王大勇(后勤秘书)发起的待刘晓宇(办公室主任)审批的借支单,此时刘晓宇(办公室主任)以办公室主任的岗位处理,按照上面的流程设置,应该流转到总监李国天(行政总监)处审批。处理结果如下图,同样也可以按照岗位所选判断找到对应的节点以及对应的审批人。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

如何使用OA系统进行一人多岗办公

如何使用OA系统进行一人多岗办公

  7.以上就是多岗人员以不同的岗位起草或审批的实际效果。当用户代理起草或审批表单时,该多岗选择框中呈现的岗位为真实申请者或审批者的岗位;当用户发起加签操作时,该岗位选择框中呈现的岗位也是对应的真实审批人的相应岗位,使用方法同理,在此不做过多介绍了。

  8.如果多岗人员有经常使用的岗位,为了每次起草或审批时方便,可以将其设置为默认岗位,设置方法如下:

  第一种方法:打开多岗选择的画面,鼠标经过岗位后面的加号按钮,会出现“设为默认”的按钮,在对应的岗位后面点击“设为默认”则该岗位设置为默认岗位,显示红色,则每次起草或审批时默认选择为该岗位。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

  第二种方法:打开流程岗位画面,在“默认岗位设置”按钮中可以看到所有多岗的人员,将其默认岗位选择以后,点击保存按钮即可。
如何使用OA系统进行一人多岗办公

如何使用OA系统进行一人多岗办公

  在企业中,一人兼任多职的情况并非少见,华天动力协同OA系统的一人多岗功能可以赋予一个企业员工多种工作角色,根据员工不同岗位的工作内容自动匹配相应的OA系统流程,方便员工自主选择来进行工作,为一人多岗工作提供便利,减少工作失误,提高工作效率。

  OA系统免费试用:http://www.oa8000.com/
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