随着市场竞争愈发残酷，越来越多的企事业单位纷纷放弃传统办公方式，转而选择协同OA办公系统。为什么协同OA系统遍受欢迎？与传统办公方式相比，协同OA价值体现在哪里？
传统办公主要承担着上传下达、办公物品管理、档案管理、制度实施过程中的监督以及其它事务办理等工作。在传统的办公模式中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制。就一般而言，办公管理离不开文件的制作、修改、传递、签定、保存、存档。部门内部及部门之间的任务完成完全靠人力或借助传统的交通工具等手段完成。但是随着现代化的不断发展，传统办公的弊端也逐渐显现出来，比如管理模式陈旧，办公只与自己业务密切相关的部分有联系，企业内的各种信息被分成了一个个孤岛；管理成本昂贵，人力资源和办公资源经常被闲置或利用率低；办公效率和管理效率低下等等。所以为解决这些管理上的不足，人们想出了一个新的办法——协同OA软件。
“协同”是指元素对元素的相干能力，表现了元素在整体发展运行过程中协调与合作的性质。而近年来兴起的“协同OA办公系统”，是一种辅助多人多组织共同完成管理事务的应用OA软件，通过优化业务流程，和加强以知识为主的信息共享与沟通，来提升人员的工作效率，增强应用单位的管理执行力。协同OA软件分别在文档、行政、人事、项目、客户、财务、物流、生产等管理方面有广泛应用。协同软件有三个显著的特征：第一是以“管理层”为中心，以“管理层”为根本的元素和出发点来设计和构造应用；第二是以“组织行为”为管理根本，即对组织行为中的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理；第三是以管理组织中占信息总量80%的“非结构化”信息为重点。
下面我们共同分析一下“协同”OA的价值。
一、规范办公管理
以一线OA厂商华天动力OA为例，协同OA系统通过建立内部的通信平台、建立信息发布平台、加强工作流程等等方面规范企事业单位办公管理。主要包括公文管理，车辆管理，办公物资管理，图书管理，档案管理，会议管理等，实现信息共享、及时沟通。
例1：在华天动力OA系统中的即时通讯中，为沟通联系使用，系统通过人事档案的数据采集自动生成公司通讯录，并支持OA手机APP的同步显示。支持公共通讯录的共享，提供个人通讯录。通讯录提供字母索引，按名称查询等常用的快速检索方式。
例2：在华天动力OA系统中的档案管理中，为了员工上手更加容易，档案管理沿用了纸质档案的各项专用术语，档案分为类目、案卷、档案三个级别，使得档案整理更加明了。华天动力OA分类管理也明确了人员任务分工，工作交集少，提高了工作效率。
例3：在华天动力OA系统中的固定资产管理中，通过引入新颖的固定资产信息登记和动态的资产变动跟踪机制，对企业的固定资产进行比较全面的管理，包括资产登记、领用、保修、盘点、折旧、统计等一系列管理工作。能准确计算固定资产的折旧，具有详尽的资产报表管理，可以实时查询资产的台账、领用、报废、报修、流向和折旧情况。加强了固定资产的分级管理，为企业的经营决策提供科学的依据。
二、提高办公效率
协同OA系统较传统办公方式，极大地提高了办公的效率 ，减少了企业在人力上的投资， 以前一个部门一个文员，天天忙着找领导签字，用了OA软件后企事业单位就不需要这么多文员了，或总是去找领导签了，在系统中提个单上去就可以了，超时没审，自动提醒，提高了工作效率。
谈到OA能够提高工作效率，就不得不提到OA提高工作效率的关键——工作流。而作为工作流管理专家的华天动力OA，拥有十大工作流程，能够满足几乎所以企事业单位的需求。例如华天动力OA审批流程的自动存档节点。
公司内审核单据都需要存档，每天逐一手动存档太麻烦了，OA系统可否实现自动？华天动力OA系统的自动存档节点就OK了。
如下图：领导审批节点后增加自动存档节点，在流程审批结束以后，系统会根据提前设置好的存档目录将此流程存储在对应目录下。
那么，华天动力OA系统中自动存档节点又是如何实现的呢？
1、我们以签呈单模板为例说明下如何设置自动存档节点。首先我们进入审批流转—审批管理—审批设置—审批模板设置找到签呈单模板。进入到流程设置画面中，点击自动存档节点的按钮创建一个自动存档节点，然后将此节点放在流程的最后。如下图所示：
2、然后我们到文档中心下建立存档目录，如下图的规章制度下的签呈文件夹。
3、第三步，到审批流转—审批管理—审批设置—审批模板设置中找到签呈单，勾选后点击设置存档类目按钮进入到存档类目设置画面：
1）选择存档类目：我们选择提前设置好的签呈文件夹。
2）设置存档名称：可按照模板标题、部门、姓名、年月日及模板上的控件设置存档名称规则。
在全部设置完毕之后点击保存按钮则完成设置工作。
4、我们起草一个单据看下使用效果：先用王英（行政秘书）的帐号起草签呈单，填写内容后点击发送按钮流转到审批人刘晓宇（办公室主任）帐号。
5、刘晓宇（办公室主任）收到待办后点击同意按钮完成单据审批。由于我们是在刘晓宇（办公室主任）的审批节点后设置的自动存档节点，那么我们查看下签呈文件夹下是否有此审批单。
6、我们打开签呈文件夹可以看到此文件夹下存在我们刚刚发起的测试单据。
7、点击单据名称可以直接打开模板查看。
这样的工作流程审批对于华天动力OA来说，小case啦！
三、降低办公费用
将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。比如，办公室用品常出现无故丢失、损坏、浪费、分配不均、不配套、进价过高等现象，无疑增加了公司在办公室用品这块的费用。而通过OA系统对办公用品的有效管理，相信对企事业单位办公费用的降低起了极大的促进作用。
华天动力OA系统的办公用品模块根据单位的办公用品的购买，入库，领用流程而设计的，特别适用于分批次购买，各部门领用的模式，具有完善的输入，统计，查询功能。这样就更可以合理规范对企业办公用品的管理。如图所示
总而言之，与传统办公方式相比，协同OA系统的价值优势很多。包括能够规范办公管理、提高办公效率、降低办公费用等等。
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