对于CIO来说,OA办公系统涉及面广,使用人数多,一旦选型失败,不但给公司造成损失,也给自己的工作造成很大的负面影响,一旦搞砸了,用中国人的话说就是“很没面子”。因此,如何规避OA办公系统选型风险,成为很多CIO关心的话题。
中国人的消费观念是货比三家,对OA办公系统的潜在用户来说,在引进系统之前,多比较一些厂商也是十分必要的。尽管行业获得了高速发展,但配套的一些行业规范却并没有相应地得到完善。为此,小编从专业角度出发,建议CIO们从以下几个方面来规避选型风险:
一、易用性要高
易用性是华天动力OA最早提出的概念,最近几年,随着OA办公系统的日渐普及,OA办公系统的易用性也受到前所未有的关注。作为成熟OA的重要标志,OA的易用性成为评价软件质量的重要标准。从目前众多OA办公系统用户的反馈来看,软件易用性的情况并不容乐观。
这源于在快速发展的过程中,易用性仍然没有得到厂商的足够的重视,这在很大程度上影响了OA办公系统的实施成功率。而反观那些将易用性作为重点的厂商,如华天动力已经将易用性做得非常细致了,包括容易实施、容易使用、容易维护三大方面,可以极大的节省用户的时间和人力成本,降低项目风险。
在所有企业管理软件中,OA办公系统虽然不是最复杂的软件,但因为涉及面最广,需要全员使用,而各类型人员电脑水平千差万别,这就对软件的易用性提出了非常高的要求。而且,在实施过程中,如果不能够快速的让使用者产生兴趣,他们的热情就会很快冷却,最后的普及应用也将成为空谈。
二、实用性要好
目前,不少厂商和用户追求大而全的OA办公系统,致使OA办公系统的功能越来越庞杂,包括资产管理、人力资源管理、客户管理、财务管理、进销存管理、项目管理、后勤管理、合同管理等等一系列功能模块都涵盖与产品之中。
繁多的功能模块让很多OA办公系统看起来很唬人,但这些功能往往很不实用。为了追求大而全,不少OA只是搭建了最基本的管理功能,根本无法实现完备的业务管理。至于那些人力资源管理、财务管理等功能模块,更是无法与专业的管理软件相比。
但这些像漂亮花瓶似的功能模块,却会给产品增加不少成本,让用户在购买时多花费不少费用。如此花钱买罪受的行径岂不是让人匪夷所思?因此,CIO在选型时,要牢记自己的核心需求,明白自己真正想要的是什么,才能切实把系统用起来。
其实,如果深究用户的核心需求,那仍然是工作流管理,这是OA办公系统的核心应用,这也是OA办公系统的最大价值所在。在这方面,以工作流管理专家著称的华天动力显得非常务实,不会让那些五花八门的功能喧宾夺主,提出的“工作流2.0”能将工作流管理的功能做到极致,在此基础上兼顾其他功能模块的开发,为用户提供了非常实用的协同办公平台。
三、整合性要强
因为没有考虑和其他系统的整合问题,导致OA办公系统应用失败的案例在近几年内越来越多。目前,很多企业都会同时引进多个信息系统,但因为没有统一的平台,信息孤岛的现象日益严重。而OA办公系统涉及面广,包容性强,成为企业中心平台的最佳选择。
但这需要OA办公系统具有很开放的架构和很强的整合能力,发挥统一入口和整合数据的作用。而以华天动力为代表的OA办公系统在整合性上进行了积极的探索,已经实现OA与ERP系统、财务系统、HR系统等的无缝链接。
事实上,华天动力提出的OA办公系统工作流2.0,最大的突破就在于将整合性发挥到极致,既能实现OA办公系统内部工作流之间的数据整合,如借款与报销、预算与决算等;又能实现OA办公系统工作流与其他业务系统之间的数据整合,如HR、ERP、CRM等。
最后,小编要提醒的是,作为企业级应用的产品,选型者不应该只是看到OA办公系统的购买价格,而应该考虑其综合成本,包括购买成本、实施成本、使用成本、服务成本、升级成本等一系列成本,这里面有大量的隐含成本。也许有的OA办公系统购买成本低,但综合成本却很可能非常高,后期面临着用不起的风险。