迄今为止，办公自动化发展经过了三个时期，个人办公时期，企业内部网域网时期、网联网应用时期。越来越多的企业认识到，办公自动化是实现企业现代化管理的重要基础，能保障企业健康良性的发展循环。那么，怎样的OA才是适合自己企业，为自己的企业量身定做呢？怎样的OA才是真正意义上的OA？e-works记者张敏采访了大连华天软件有限公司的市场总监陈秋男先生。
e-works：现在企业用户对OA软件的应用状况怎样，属于哪个阶段，有什么最新的趋势？
陈：虽然OA已经发展了20多年，但我们认为目前企业用户仍然处于一个比较基础的应用阶段，解决的主要是沟通的问题，常用的功能模块比较简单，如即时消息、文件传递与管理、简单的网上审批和表单统计等，当然，这也跟OA的内涵在不断发展有关系。
OA的客户群主要是那些有一定的规模和信息化基础的企事业单位，现在OA的行业特性还不明显，但却是一个重要的趋势，这也是OA应用不断深化的结果。以前那些功能泛泛的OA将越来越不能满足用户的需求，现在用户普遍需要将自己的日常办公和业务整合起来管理，特别是那些中小型的制造、贸易、服务型企业。
e-works：OA软件有哪些类型，华天OA属于什么类型？它和协同软件的关系到底是什么？
陈：OA软件有多种分类方式，从应用的角度，我们将其分为文档型、流程性、平台性三种。
文档型的OA属于入门级产品，功能和技术都比较简单，用户规模也不大，以文档和消息管理为主；流程型OA属于中级产品，功能和技术比较先进，以工作流和表单为核心应用；平台型OA属于高级产品，能够真正实现数据整合和业务管理，并具有灵活的拓展性，代表了未来OA发展的方向。
华天OA包含了流程型和平台型两种OA的特点，我们的客户以那种规模中等、发展迅速的新兴企业居多，主要集中在商业、制造、服务业领域，他们的需求点是开放平台、灵活的工作流、集成业务管理、多种样式的统计报表。
至于协同软件，它包括协同平台、协同应用软件、协同工具软件三种类型，从目前来看，OA属于协同应用软件，但一部分高端的OA正在逐渐向平台化的方向发展。
e-works：OA软件的核心技术和核心应用是什么？这方面华天OA是怎么做的？
陈：OA的核心技术是工作流，工作流包括开放平台和自定义表单技术，只有开放平台才能够保证工作流的灵活性和拓展性，只有自定义表单才能够保证工作流的智能性和有效性，所以可以说，工作流性能的高低决定了OA性能的高低。
需要特别说明的是，这里说的工作流是广义工作流，而非狭义工作流，并不是简单的文件审批功能。 华天OA采用了开放平台、工作流引擎和智能表单三大技术，我们称之为“魔方架构”，即拥有魔方般的灵活性和易用性，让业务管理真正实现了随需应变。通过这个平台，用户可以敏捷建模，自己动手搭建与需求相符的业务流程和表单，或与其他系统进行数据整合，重要的是，用户在里无需编程、无需了解底层架构、甚至无需掌握开发技术，所以这是一个可生长的、灵动的管理平台。
举例来说，一个员工要采购10台设备，他先在OA上填写采购单，采购单从库存系统中提取数据判断是否有必要采购，如果可以则根据采购金额自动选择办理流程。采购完毕后，采购单直接转换成入库单，将新增的10台设备加入到库存信息中。这其中，相关的参与者可以按采购时间、采购人、采购部门、设备类型等多种方式对采购信息进行组合查询，生成报表。
e-works：现在厂家们都在宣传OA的管理理念，那么OA软件真的能够给企业管理带来变革么？它的作用到底有多大？
陈：无论什么时候，软件都只是一个工具，它不会给企业带来真正的变革，真正的变革来源于管理者的思想，OA的作用只是服务于管理者的思想。思想是好的，OA就是锦上添花，思想是坏的，OA就是助纣为虐，呵呵。
好在现在企业上OA的出发点都是好的，所以OA也发挥了其应有的作用，比如我们的用户新疆柏泉祥泰，原来每个月统计各项销售信息需要2天时间，现在只要2个小时；TOTO中国审批一份文件由平均需要2天时间缩短到4个小时；拉卡拉总部跟全国各地的分支机构之间传递一份通知由2个小时缩短到二十分钟，给这些企业节约了大量人力、物力、财力和时间成本。
e-works：OA软件的实施难点是什么？如何解决？
陈：不同的企业难点不一样，有的是企业原因，有的是产品原因。概括来说最难的还是改变人们传统的办公习惯，尤其是管理者的办公习惯，这个可以通过管理手段，也可以通过技术手段来解决。
有的国企，或政府事业单位，员工的年龄较大，对电脑应用不熟悉，就不要给他开放太多的功能，免得看花眼。流程的设计要智能化、标准化，便于使用，多设置一些自动化的功能，如开机自动弹出登陆窗口、多种信息提醒方式等。 当然，这里面有个很重要的前提，那就是一定要选择易用性好的OA，易用性被很多OA产厂家所忽略，其实它在很大程度上决定了OA能否实施成功。
在行政上也可以采取些措施，比如公司规定所有的通知、文件全部通过OA来发布和审批，就会很快的让大家养成使用习惯。有的公司做法比较极端，那就是强制员工通过OA来写日记，否则罚款，这种做法还是要慎重。
最后一点，贵在坚持。
e-works：OA软件越来越雷同，在选型时要注意什么问题？
陈：首先要确定自己的核心需求和预算，然后围绕自己的需求进行充分的试用和比较，不然就会看花眼。 OA无非三个方面：功能、技术、价格，至于品牌、理念什么的都是次要的，选型要围绕这三个方面来进行：
1、功能适用：清晰描述，而不是泛泛而谈自己要解决的主要问题，看自己需要文档型、流程型还是平台型OA，是选择产品型还是项目型OA。确定自己要使用的核心功能，忽略或直接去掉次要功能。现在各个OA都有试用版本，不怕不识货，就怕货比货，将自己的实际流程放进去认真演练一下，对其适用性就有了直观的认识。
2、技术先进：技术是OA功能发挥的基础，但因为设计在底层，所以很多人忽略它而吃了大亏。良好的技术架构才能够具有良好的稳定性、开放性、拓展性、维护性和易用性，除了个别企业，LOUTUS系统和PHP系统开发的OA还是尽量不要选择，因为诸多缺陷，它们已经被主流的OA厂家所淘汰，转而使用JAVA技术。
3、价格合理：同样的性能看价格，同样的价格看性能，这就是性价比。在很多时候，OA的价格并不跟其性能成正比，特别是对于中、大型项目来说，所以购买OA的时候，千万不要以为越贵的就越高档。反之，也不要以为越便宜越好，要知道，购买成本只是综合成本的一小部分，还有实施成本、维护成本、拓展成本、升级成本、生命周期成本等等，这才是大头。
4、适度超前：事实上，因为缺乏对应用和产品的深刻了解，很多用户的需求都是片面和短视的，所以需求必须要有一定的前瞻性，至少要满足未来几年企业的发展需要。比如有的企业说我就是要用一个便宜的OA来发发通知，但用了一段时间后发现有了工作流转和表单统计的需求，但产品又不支持这个功能，开发吧成本太高，换掉吧前功尽弃，搞得OA用不起来，那就得不偿失了。
e-works：OA软件的未来会如何发展？
陈：OA怎么走，每个厂家都会有自己的判断和选择，可以肯定的说不会有唯一的方向，而是会向着多种个性化的方向发展，越来越注重解决某个领域的关键问题，逐渐形成自己的特色，而不是大而全。
虽然应用将出现多个分支，但底层将趋向一致，即向平台性、业务性、智能性、集成性的方向发展，其中平台性是一个核心，因为平台支撑了其他的应用。可以说未来的OA将是得平台者得天下，这个平台是开放的，但不是万能的，而是侧重于一种应用或者一个行业，这就构成了平台加行业应用的模式，平台解决的是信息集成和系统拓展的问题，行业应用解决的是业务管理的问题，这也是华天OA的发展方向。
