上一篇文章中，我们了解了协同软件的第一架马车——协同平台，它让协同软件这棵大树枝繁叶茂，并能够不断生长，今天我们来了解另一架马车——工作流。
如果说协同平台是底层技术，默默无闻的发挥光和热，那么工作流则是功能模块，看得见、摸得着，它形象生动而且无处不在。协同软件中真正意义上的工作流系统远非审批流转那么简单，而是包括了企业内各项办公、业务和管理活动。
无论是发布一个通知、审批一项请款、借阅一份档案还是申购一台电脑，都是通过一个个工作流来完成的。工作流就像在企业内部铺设了纵横交错的管道，打通部门和职权间的壁垒，让所有的人都以事务为中心，遵循工作流的规范和指令，实现团队的高效协同办公。
从令如流——是对工作流作用的最好描述。
华天动力认为，优秀的工作流设计能够充分的让用户体验出流程之美，让协同办公真正的成为一种快乐，而不是负担，那什么是优秀的工作流设计呢？
我们知道，工作流是由表单和流程构成的，表单规定了做什么，流程规定了怎么做。基于协同平台的支持，优秀的工作流系统应该允许用户轻松的自定义业务流程和表单，配置出符合自身业务需求的办公流程和管理模块，这要求工作流具有四种极强的特性：
开放性：面向服务架构，能够和业务一起成长，可整合各种流程和数据；
灵活性：简单的设置就可以适应各种个性化需求，让变化成为计划的一部分；
易用性：搭建和使用非常简单，无需编码和了解底层技术，全图形化操作界面；
安全性：具有严密、完善的权限控制机制，确保流程的规范和数据安全。
下面是一个用户自己搭建“办公用品”管理模块的实际案例，这个搭建过程是完全在界面上操作的，不需要编写一行代码。
1、建立一个“办公用品”的功能模块，并设置该功能的使用人员和维护人员。
2、建立“办公用品”功能下的菜单模块，每个模块包括两个关键要素：流程和画面，以规定该项工作的办理过程和规范，如下图示：
流程是由节点构成的，节点就是每一个审批动作的名称，如校对、会签、分发、审批等。每个节点都包含相应的操作权限，如打印、修改、回退、盖章等，表示审批人在该节点可以进行哪些操作。
节点必须具有一项非常、非常重要的品质，那就是可以灵活的进行条件跳转，即根据不同的条件（如金额、岗位、部门、时间等的不同），选择不同的流转方向。这样的好处是可以大大节省管理员设置工作流的工作量，一种类型的工作只设置一个工作流即可满足所有人使用。
如下图示的办公用品采购流程，当采购金额为1000元以下时，审批流程为申请人-部门经理-采购部办理；当采购金额等于大于1000元时，审批流程为申请人-部门经理-行政经理-采购部办理。
至于表单，它看起来简单，但内部机关很多。因为它除了格式的设计外，还包括单元格读写权限设置、查询条件设置、排序设置、系统按钮设置、表单关联设置等。这一系列设置规定了表单的使用规范，提高了使用者的便利性，也使不同的表单（相当于不同的模块）之间关联起来，比如采购单的数据直接写入到库存中，领用单的数据直接从库存中扣除。
如下图示，在填写采购申请单的时候，可以直接查询库存和物品。
将所有菜单模块中的流程和画面做好后，你就得到了一个完整的“办公用品”管理模块，如下图示：
可见，真正意义上的工作流系统非常强悍，它让协同软件的用户可以关注于业务的优化和变化，而非开发技术，就像变魔术一样搭建出各种适合自己的管理系统，实现业务、办公、决策一体化管理，这正是协同软件应用的最高境界——随需应变。
