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[PCHOME]OA系统数据整合(3):请假管理
     OA行业发展至今,已经远远超过了传统意义上的“无纸化办公”,或“办公自动化”等老概念所描述的应用。新兴的OA系统在智能性、整合性应用上已经取得了突破性的进展,这时行业已经找到一个更贴切的词语来替代OA,那就是“协同”。
    关于“协同”,具体来说包括四大类:人员的协同、流程的协同、数据的协同、资源的协同,构成了企业完整的经营管理活动。其中数据的协同是当前OA系统的应用重点,也就是华天动力最新提出的工作流2.0,其含义是:不但要实现OA系统内部的数据整合,又实现OA系统和其他业务系统之间的数据整合,消除信息孤岛,减少重复工作。
    说到OA系统的数据整合,其实这些年来厂商和用户一直在热烈探讨,却缺乏实践案例。为了填补这个空白,最近华天动力发布了一系列数据整合方面的案例,包括借款与报销、预算与费用等,这次我们看到的是一个关于请假管理方面的数据整合应用。
    一个简单的请假管理流程,为什么还要进行数据整合呢?通过华天动力OA办公系统提供的案例可以看到,请假单可以直接关联请假人的请假历史。无论这个请假记录是保存在OA系统中,还是HR系统中,都可以自动提取过来,为审批人提供决策依据,一项小的改进可以大大提升工作的便利性。
    如下图一所示,是大连富强企业集团在华天动力OA系统中使用的“病假请假申请单”,申请人在填写这个表单的时候,能够直接看到自己一年内的请假历史。这些数据来自于OA系统内部,是对以往审批完成的请假单的汇总,根据这个请假历史,申请人就可以更合理的安排自己的假期。
[PCHOME]OA系统数据整合(3):请假管理 1 
图一:OA系统内部请假数据关联
    而如下图二所示,这是上海利众集团在华天动力OA系统中使用的“员工请假申请单”,这张表单主要用于由申请人给自己的下属提交请假申请。申请人在填写申请单时,只要输入员工的工号,系统就会自动从HR系统中提取该员工的姓名、部门、职务,同时该员工的所有请假记录也被提取过来,一目了然,为申请人和审批人提供了准确的参考。
[PCHOME]OA系统数据整合(3):请假管理 2 
图二:OA系统外部请假数据关联
    显然,OA系统自动从系统内、外提取请假记录,直接显示在申请单上,对审批人来说是非常有用的。比如人事部经理在审批一个请假单的时候,发现某员工近期频繁的请病假,那么到底是该员工真的生病了,还是另有原因呢?他可以找来该员工的主管了解情况,如果真的是生病了,就建议员工好好检查一下;如果是另有原因,就调查一下到底是怎么回事,以便及时解决问题,防止突发事件。
    可以想象,如果申请单上没有员工的请假历史记录,那么审批人就要完全靠自己的脑袋去记忆了,想起来了还好,想不起来可能就做出了错误的审批,掩盖了问题。当一个公司有几百、几千、甚至几万人的时候,再好的脑袋恐怕也靠不住了。
    可见,OA系统的数据整合并非石破天惊的应用,而是解决了企业中点点滴滴的实际问题。这种应用就像水泥一样,用来抹平、粘合石头和砖块之间的缝隙,让大厦更加牢固,让企业更加健康。
关键词: 数据 系统
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