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企业OA系统实施四大常见问题

2017-09-07 18:02:49
众所周知,OA系统为企业提升工作效率和加强规范管理带来诸多收效,但是在OA项目负责人眼里,OA办公系统却是一个“磨人的小妖精”——从选型,到实施,再到应用和二次开发,引入OA系统的每一个环节都非易事,需要企业成员共同配配合和努力。
 
今天,小编带大家共同了解OA办公系统实施中的四大常见问题,为企事业单位的OA实施提供一些经验和参考。
 
问题一:OA系统和传统办公方式的冲突
 
OA系统带来了全新的办公理念和方式,让职责更清晰,沟通更扁平,工作更透明,效率更高,这和传统的办公方式、办公习惯很不一样,自然就会让一些人感到不舒服,从而对系统产生抵触心理。
 
因此,项目管理人员的一项重要工作,就是让OA办公系统快速融入组织,让员工在最短的时间内适应、接受、喜欢这种新的办公方式。在执行的过程中,既需要正确的项目实施策略,又需要企业在制度上提供保障。
 
问题二:实施中发生需求变更
 
需求变更是OA办公系统实施过程中经常会遇到的问题,这个问题让甲乙双方都比较头疼,甚至会由此产生很多纠纷和矛盾。
 
需求变更虽然不招人待见,但也是可以理解的。毕竟,OA办公系统是一种比较复杂的管理系统,任何人都不可能在项目实施前考虑到所有问题,将所有需求都完整的提炼出来。在实施的过程中,有些新的想法会逐渐产生,业务部门也会提出新的需求,这就不可避免的产生了需求变更。
 
那么如果有了需求变更应该怎么办呢?需要判断新需求的必要性和合理性,确定是合同范围内的内容,还是新增的个性化需求,是必须马上就做,还是可以先收集整理,放在后期再统一制作。只要甲乙双方充分、坦诚的沟通,达成共识,需求变更就不可怕。
 
问题三:业务部门和元老的抵触
 
通常,OA软件的实施在行政部门会比较顺利,但在一些业务部门,以及公司元老那里,却容易受到抵触。个中的原因,相信实施过OA办公系统,或则其他项目的人都会心有感触。
 
遇到这种情况,只能是有软有硬,各个击破。从技巧上说,要由易到难,先让他们尝到使用系统的甜头。从管理上说,要适当的采用奖惩措施,让他们清楚这是必须要做好的一项工作。
 
问题四:产品不适用
 
产品不适用属于产品本身的原因了,不适用的原因有很多,比如产品稳定性差,功能欠缺不能满足企业需求,实施和使用非常复杂导致不容易接受等等。
 
这个问题很难在后期解决,因为如果产品本身有重大缺陷,那么是很难在后期弥补的,这要付出巨大的人力、财力,这就是选型失误造成的后果。
 
OA系统的实施就像是引入OA办公系统过程中的画龙点睛之笔:实施成功,整个OA系统都会活起来;反之,实施失败则会是企业的一场“灾难”。因此,巧妙规避实施过程中的常见问题十分必要,做到细致入微全面部署,自上而下展开推广才是OA实施的正确方法。
 
OA办公系统:http://www.oa8000.com
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