对于企业来说,
OA系统选型不是一蹴而就的,而是一个有规律可循的过程。大体上来说,OA选型主要包含先行教育、成立筹备小组、分析需求、准备资金、考察
OA产品、考察供应商和签订合同这七个步骤,认真完成选型七步走可以帮助企业少走弯路。
第一步:先行教育
在开始选择OA办公软件之前,企业中高层领导和选型人员首先应当参加关于OA办公软件的先行教育,了解什么是OA、成本如何、效益如何、如何实施、如何管理等一系列的问题。通过先行教育,统一软件选型的思想。
第二步:成立OA项目筹备小组负责软件选型
在软件选型阶段,要成立OA项目的筹备小组负责软件选型。OA项目筹备小组的成员应当包括有决策权的企业高层领导,以及各主要应用部门的主管,企业的CIO和IT技术人员应该是OA项目的重要成员,他们可以在选择软件的过程中对不同意见起到平衡的作用。
第三步:做好需求分析
需求分析既要考虑企业的当前需求,也要考虑未来的发展。通过需求分析,明确企业的规模、管理类型,以及存在的问题,为OA系统的选型提供依据。需求分析需要明确什么是主要需求,什么是次要需求,兼顾成本和可行性,绝对不能面面俱到。
第四步:做好资金准备
购买OA办公软件的费用弹性很大,可能几万元,也可能几十万元,甚至上百万元,在开始选择软件产品之前,应当先做好预算并得到批准,以保证选购商品软件的活动正常进行。
第五步:考察OA软件产品
根据企业的需求,考察软件产品的功能。不同的软件产品往往有不同的功能、性能、特点,也有不同的价格,因此必须综合考虑,可以对产品进行简要的测试,选择和自己需求最接近的产品。
第六步:考察OA软件供应商
实施应用OA,就要和软件供应商进行长时间的合作,所以,在进行软件选型时要考察OA软件供应商的实力,包括经济实力、技术支持力量和它的用户等。
第七步:与软件供应商签订合同
签订合同时须注意在所签的合同中,一定要反映本企业对软件产品的详细要求。对后期可能会产生的费用要有清晰的界定,如增加注册用户、二次开发等。在合同中一定要包括处理故障隐患的条款,应该尽可能详细、清楚的规定排除故障的责任、时间以及方式等。避免模棱两可或含糊不清的语言,关于供应商的义务及相关的日期,一定要通过明确的语言在合同中表述清楚。要有一个合理的付款日程表,对于数额较大的款型应该分期付款。不要签长期的软件网维护的合同。关于软件的维护,一般一次只签订一年的合同,以便确定供应商的服务质量,并做好自行维护的准备。
完成这七个步骤,企业的OA选型工作才算得上是完成了。而对于使用
OA办公系统来说,选定产品只是一个开端,从产品的实施到企业可以熟练使用OA系统,再到使用中发现的新需求从而开展二次开发,每一个步骤都不容忽视。
OA:
http://www.oa8000.com/