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宁波特检院采用华天动力OA实现业务自动化

2016-02-19 20:21:17
  1、项目背景

     宁波市特种设备检验研究院(简称宁波特检院)是宁波市质量技术监督局直属,从事锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机械、厂(场)内机动车辆等特种设备法定检验的、公正的第三方准公益类检验研究机构,检验资格经国家质检总局核准,是目前浙江省规模最大的特种设备检验检测机构之一。

     随着近年来业务量的迅猛增加,宁波特检院的办公压力也越来越大,文件管理、人员管理、设备管理、评审管理等各项工作都非常繁重。为了完善管理职能,提升办公效率,更好的为企业和社会做好检验检测服务工作,院领导决定采用OA系统。

     显然,宁波特检院对于OA系统的需求,除了满足通知公告、文件发布、采购维修审批、日常行政审批等常规性工作以外,更重要的是实现各项业务管理的自动化。从组织管理渗透到业务管理,也正是近几年OA系统发展的一个重要趋势。

     宁波特检院选择了华天动力OA系统作为自己的合作伙伴,这主要有三个原因:首先,华天动力办公系统在业内具有良好的口碑,实用性、易用性突出;其次,华天动力办公系统的流程管理是业内最好的;最后,华天动力具有自定义平台功能,可以极为快速的搭建个性化的业务管理功能,降低实施周期和成本。

     2、项目内容

     宁波特检院以华天动力OA系统的标准化产品为基础,通过华天动力自定义平台搭建出四大业务管理系统:体系文件管理、人员持证管理、仪器设备管理、评审管理。这四大业务系统是本项目的核心。

     1)体系文件管理

     主要内容是将院里的质量手册、程序文件、作业指导书、质量和检验记录等文件进行统一管理。采用电子签名和统一模板的形式,实现体系文件的在线编制、审核、发布、浏览、下载。实现不同文件内部的相互关联与引用,自动生成体系文件的修订、换版等操作记录,文件管理具有细致的权限控制机制,以保证文件共享的安全性。

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                                                                             体系文件管理界面(部分)

     2)人员持证管理

     主要实现一人一档查阅(设定查阅权限),档案内容包括人员基本情况及持证情况一览,方便按人员、持证项目、学历等信息统计,并生成统计报表或一览表。实现人员持证情况的动态管理,如根据证件有效期在到期前6个月(3个月)开始提示,若证件过期可报警等。

     实现人员培训计划(按年度)的网络化管理,如制定培训计划并自动按制定的计划于实施前通知有关人员,或提醒。

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                                                                         人员持证管理界面(部分)

     3)仪器设备管理

     主要实现仪器设备调研、采购、维修、借用、停用、启用、报废等申请的网上流转和审批。

     实现设备定期检定、校准、核查的提示、报警功能,在仪器设备到期前2个月、到期前1个月,以及超期后采用不同颜色报警。具备耗材的入库、验收、领用等管理及统计功能,可导入、导出数据,对数量较少耗材提供预先报警功能,以便采购。

     实现每一仪器设备一条记录档案功能,除设备基本信息外,还支持仪器操作规程、检定证书、仪器照片等上传、下载及查阅等功能。设备使用能追踪到每一个使用人。

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                                                                    仪器设备管理界面(部分)

     4)评审管理

     建立评审单位的基础数据库,实现评审过程的流程化管理,出具的评审报告实现网上流转审批。

     建立评审专家库,每次评审前可按一定条件随机抽取专家。评审结束后可实现评审资料的归档管理,方便今后的查阅。实现每一评审单位一条记录功能,包括评审单位名称、(换)证类(级)别、评审报告出具日期等基本信息外,还支持评审任务单(自动生成)及评审报告上传、审批等功能。

     在评审管理中,宁波特检院使用了华天动力OA系统中的“签批单”功能,即电子表单和文本表单相结合。审批单采用电子表单的形式,以便于签字和统计、查询。而评审文件采用office文件和附件的形式,可以直接在线编辑、修改,并实现痕迹保留等功能。

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  评审管理界面(部分)

     3、应用效果

     虽然系统运行不久,但宁波特检院已经在华天动力OA系统上建立了采购、维修、行政等二十余项审批流程,涵盖了日常工作和业务审批的主要流程。四大业务系统已经在办公系统内顺畅的运行起来,院里的通知公告、文件、培训取证等信息都实现了网上发布。

     OA系统大大缩短了宁波特检院流程审批的周期,减少了大量重复工作,明显提升了工作的精度和便利性,使用效果非常明显,得到了院领导和员工们的一致好评。

     值得一提的是,四大业务系统全部通过华天动力的自定义平台搭建而成,无需编写大量代码,将开发周期和成本降低了2/3以上。这四大业务系统日后的升级也将通过自定义平台快速实现。

     同时,因为宁波特检院OA系统的应用在行业内非常具有代表性,所以为同类型企业通过OA系统实现业务管理提供了非常有价值的借鉴。
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