杭州银时代协同OA应用花落华天动力

2016-02-19 20:05:20

　　“SILVER始创于香港，创始人为当时从事广告业并在行业内有所建树的裘远芳女士。 2001年9月， “SILVER AGE 银时代”在内地的第一家形象门店在杭州盛大揭幕；2005年7月，“SILVER AGE 银时代”在内地的第一百家门店在上海诞生；2008年12月，“SILVER AGE 银时代”内地第200家门店在北京落户；2010年6月，随着西安新店的揭幕，“SILVER AGE 银时代”在内地的门店总数超过300家。“SILVER AGE 银时代”创立至今，已成为中国银饰品时尚风潮引领品牌，同时也是东方时尚文化标志性元素之一。

   　 杭州银时代作为国内，特别是江浙一带知名的银饰品牌，深得年轻朋友的喜爱。但品牌的铸造不是一日之功。银时代公司的管理发展也是经历了一个逐步从稚嫩走向成熟的过程。

    　2010年初，银时代总部一些中层干部批量离职的事件，这促发了裘总对公司管理的反思。如何打造一支有传承、能持续发展的团队，是事业能走向成功的保证。而当时银时代随着企业品牌的不断拓展，公司的规模也在不断壮大。公司设立了许多的业务管理部门，并且每个部门的新老员工的人数也越来越多了起来。以前公司小的时候，快速高效的沟通不成问题。而现在许多问题浮现在管理层的心头痛处。譬如：

    　★每个部门都管着自己的一摊事，平时已经够忙的了，还要经常涉及到一些多部门配合和沟通，共同去做一些项目推进的事情。事情开始有了互相推委，责任不明确的情况。

    　★决策层的老总，经常搞不清楚基层员工在忙些什么？一个原来很快就执行起来的事情，现在参与的人多了，效率却开始变得越来越慢。

    　★公司的主管们每来个新人，回回都要从电脑上查找培训资料给新员工做培训，多想有个地方让他们能自助地了解公司规章制度，和报销、申请的各种流程。

    　★人事部门要管的事情也越来越多，连派车、办公用品的登记查询有时候都得好好翻着案头的记事本。多希望把这些琐碎的事情串个串三下两下都办了，其实这还不算啥。现在每家公司人员流动都比较频繁，零售企业更是如此，员工的离职、解聘、入职等手续流程的管理才是最急需的。

    　★招商开店这样的事情，更需要打造一个高效执行力的团队。可连一个合同有效期到期都会经常忘记的小烦恼也在考验着这个团队的眼力劲。好的眼力劲是靠练出来的，但更需要一个全面解决复杂项目管理跟进工具。

    　★财务部的严谨务实的态度是出了名的。这可是公司的关键部门。你看这个不符合报销手续、这个预算早就超出了额度、申请费用可前面的审批环节都没搞定跑到我这干什么呢？等等。怎么都要我来嘴巴解释，都要我翻票据跟踪啊？老总还经常出差在外，着急审批的费用也经常耽搁着误了事情。

    　诸多的问题该怎么解决呢？？

    　偶然的机会，公司的年轻管理者提出使用协同OA软件来提高公司的管理效益。银时代的领导经过初步了解，发现这是企业规模达到一定高度后的必然选择，当即决定找一个适合自己公司的OA产品。解决的问题涉及公司的人事、行政、知识沉淀、日程任务的安排，等等。信息部还按照老总的要求列出了一张OA功能需求图。

    　当时华天OA已经在浙江开拓起了自己的市场，通过朋友介绍。银时代方面仔细考察了华天的产品，由于公司缺乏懂行的人，还特定外聘邀请了咨询顾问把关。咨询顾问为了把银时代OA项目的需求调研做好。

    　协同银时代的信息部充分分析了银时代OA项目需求的实际情况：当时，银时代内部办公管理基本是手工+Excel表的管理，公司各职能部门针对公司的各种审批和申请，制订了很多表单。由申请人填写在打印好的表单上，逐层签字执行。各种物料的领用登记都在各个具体办理人的手中有纸质的本子或者电子表格记录。透明程度不高，不方便其他部门查阅。

    　日常员工的工作安排也以口头指派为主，监督管理都不够方便和透明。另外，并不是所有员工都配置有办公电脑。一些基层或者中层员工对信息化软件的应用和熟悉程度一般。 华天的顾问在了解了以上情况后，和银时代公司方面积极沟通。建议信息部制订了调研的一些基本原则，以保证需求调研的针对性和典型性，以及优先级别的划分，方便大家抓住主要问题。

    　这些举措得到了外部顾问的认可，最后双方协商使用到了一些调研原则：

   　 ★圈定调研范围。我们把范围控制在一个比较合适、有效的范围内，它包括了OA系统需求各部门的主管作为调研的重点对象，又选择了各部门的骨干员工做为辅助调查对象。使得OA的需求能代表绝大多数管理层的实际需求。而基层员工的需求，则抽取典型性意见做分析，模拟测试做验证。

    　★归并公共需求和分部门细化需求。一个OA系统涉及方方面面的配合，要想输理清楚需求的轮廓，我们采取了分部门和公共需求结合的调研方法。这样有效地细化了各部门对OA的主要需求，和需求的详细要求、描述、和流程。

    　★区分是否为业务需求。在调研过程中，特别是客服部门和货品部门提出的需求，往往混淆了OA系统和业务系统的关系。对于银时代来说，业务系统是处理与实际货品有关的数据分析和支持的软件系统。而OA系统（则是指日常的工作任务安排、多部门配合、审批流程这样的与具体物品款式、数量关系不大的流程性、事务性的工作流程的管理）主要是为了提高沟通、配合、安排、监督这样的办公需求。

    　★先发散、再集中。 需求调查中，考虑到我们对OA实际要解决的问题不是很明确的前提下。我们首先广泛地和各部门的主管和员工进行了多次交流，以介绍->提问->收集的方法快速获得了未经整理的大量信息。之后，我们进行梳理，对重点问题和需求再集中深入，彻底了解。

     　★抓大放小、确定需求满足的急迫程度。 调研过程受深度、沟通强度、调研时间限制等各方面因素的影响。在有限的时间范围内，我们主要采取和受调查人面谈、事后整理的方式归纳和提炼受调查人的实际需求。并设计了能明确需求急迫程度、优先级别和具体配合流程示意图等多种方式和角度的调查表来明确需求的真实情况。对于急迫和突出的需求优先满足，对微小和尚不明确的需求则放到后期再做考虑。

    　最终信息部把OA各部门分散的需求一一对应到了华天产品的各个功能点，模拟测试的结果为我们制订正式实施的时间计划表提供了实际参考依据。也为华天的解决方案作为银时代OA项目的推荐方案进行了有力的论证。

    　这个特别提到一点：在选型期间，也有一些其他的OA友商带着产品来给银时代方面演示，最终因为对需求把握的偏差以及华而不实的演示，没能打动客户的老总。最后，还是由银时代的裘总拍板与华天签订了增强版的购买协议。华天OA还特别为此项目制定了针对性培训流程和上线考题，取得了银时代公司上下的一致好评。

    　实施团队制定了详细的计划推进示意图，并严格按照既定的流程来实施，项目顺利上线使用。银时代在此之后的协同应用，虽然也经历过理解的偏差和波折，但协同应用的理念已经随着华天OA在企业中发挥着越来越大的作用，开始影响着公司管理的方方面面。

    　我们相信华天的产品和服务必将会在时尚品牌风起云涌的今天，为银时代的发展，贡献更多的绵力。 而我们杭州本地的服务团队也通过对银时代这样的连锁品牌客户，深挖需求摸索出了相关连锁加盟行业，协同OA的管理解决方案。这些经验也真诚地希望能为更多的相关行业的客户发挥价值，创造协同领域的一个个经典应用！