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TOTO中国施行华天动力OA系统

2016-02-19 21:25:41
一、认识华天OA   

  “快去把这份会议通知下发给集团各公司,速度要快,明天就要开会了。”   

  拿着这份会议题,开始联系各公司的老总。“这一上午不用干别的活,光打电话发传真了。”上海、北京、沈阳、西安、大连……各分公司的老总都得通知,老天呀,真恨不得自己有三头六臂,三头六臂都不够用o(∩_∩)o...。   
  10个电话,5个占线,手机还不在服务区,经理要是在外面,发的传真又怕不能及时收到,他们都在干什么呀,这面都要急死了,我这个总部办公人员,我容易吗,我。打电话,不停的打,打打打……。看着同事们下班回家的身影,郁闷呀。   

  现在网络都这么发达了,凭什么我的工作还这么辛苦,要自强,要革命,这么下去我会憋屈死的。发电子邮件呀,可是哪有他们的邮件地址呀,就是发了也不知道们们看没看呀,还是没效率。回想起前几天发完邮件,对方确说没收到,被领导一顿教训的情景,心中的热情就这样被浇灭了。   

  不甘心呀,开个QQ群组、但这不行,有人不在线怎么办啊,再说没人愿意看到自己的QQ老是在那一闪一闪的,信息太多的时候,查询起来也费劲,再说平台不统一,保密性差,没有安全感,这可不行呀,这些文件是有保密性的,难道还要回到打电话的这种“原始社会”吗?不甘心呀。   

  几番探索之后,一个叫“华天OA”的办公软件出现在我的视线中。终于有了理论依据了,这个东东有流程申请审批系统、会议系统,有即时的消息传递,可以进行定向推送,如果是用客户端那么只有被推送的人可以看到,还有公文流程处理。向领导建议上OA,但是技术、服务、价格都要好好的考虑呀。面对如此众多的OA办公软件选哪个呢? 最重要的是要适合我们公司的现实状况——解决同一个平台上,能够同时应用中文、日文、英文、繁体。这样公司内部沟通起来就不用配备专职翻译在干一遍翻译的事情了。  

  有的软件报价10万以上,分多少个用户的,我哪知道要多少用户呀,公司变化这么快。都什么年代了,还在玩ASP结构那一套,分多少客户端,升级起来特麻烦,现在满大街流行的都是JAVA,既有客户端,又可IE登陆。即使外出办公也可以挂着客户端,回来第一时间就能收看到公司发布的各项信息,还有短信一定要和手机能直接对接,老板出差了,也不用老板在外地到处找可以上网的地方,用手机直接审批各项申请,发个短信就直接OK了。   

  有的软件价格不错,4000多元,可是那个东东的功能也太少了。更要命的是服务,说不好哪天你连软件公司都找不到,谁给你维护呀。像这种外包型的企业信息化产品一定要选有实力的公司。   

  经过与各公司一家家的试用、咨询、比对,我们终于找到一款适合我们的软件,大连华天软件技术有限公司的华天动力OA软件。   

  首先,我们认为他们的服务比较好,产品提供在线试用版,而且是可以在IE里面直接进行试用的,不像现在很多OA公司的产品需要申请试用,同事们都说,我们不想让别人通过我们注册的资料来随意的打扰我们。(再说,谁愿意随随便便就把自己的资料交给一个不相识的公司的人,现在外面到处卖客户资料的,我们需要保密啊,免得自己的手机成天收到垃圾短信或者被推销人骚扰)   

  其次,这款软件采用的是JAVA语言设计的,可以跨越数据库平台操作,与我们原来的官网也可以对接,JAVA是现在最流行的开发语言,即使以后需要二次开发也很容易进行对接,总不能去购买过时的ASP和PHP开发的东东吧,未来和新产品对接和维护都成大问题。

  再次,公司各地的平台上,来自不同各地的员工,有说汉语的、日语的、韩文的、英文的,沟通起来特别麻烦,以前一开电话会议,你就听吧,电话里面几种语言交织,那叫一个麻烦。华天的多语言版本就好像是专为我们设计的一样,中文、日文、韩文、英文、繁体字可以在同一平台办公,现在啊,沟通起来真是简单了起来了,我每天收发文件信息变得简单多了,现在可以喘口气享受工作快乐主意喽。

  公司从生产制造再到销售,各种表格单据N多,经常需要查询,汇总起来特别麻烦,很多OA软件不具备真正的表单查询功能,不支持表单查询功能的OA我们是不能选择的。

  华天OA内置全文检索系统,可索引DOC/XLS/PPT/PDF/XML/HTML等常见文件,能够索引到目前所有的表单格式,对于每个月月底汇总来说,方便级了,以前每个月的月底我总需要用一周的时间汇总各个分公司传来的表单,而且整理好的单据很容易被查询的人搞乱,一到月底我就是要加班,别人都称我为“月老”。现在好了,各个分公司想要查询单据,自己在OA上就可以索引,我也可以在一个小时内汇总好表单供领导查阅,现在我终于光荣的告别了月底加班一族了。

二、把快乐进行到底   

  接下来的事,就是安装和普及培训了,由于大家都经常是上网,每个人都会使用上网工具,普及起来还是很快的。我们借助各地分公司经理到总部开会的机会专门组织了一次OA办公系统演示推广会,向各位领导及同事们展示我们提供的新的办公方式,把用户名和密码发给大家。来自全国各地的经理,说英文的用英文界面,日文的用日文界面,中文的用中文的界面,一时间各个区域的经理就被吸引了,纷纷夸奖我们做了一件好事。以前因为沟通不畅我们经常被各个区域的经理投诉,能够得到他们的夸奖真是不容易啊!   

  通过这次演示试用,各个区域经理一回到各自区域驻地,信息化中心的员工就收到了这样的信息:赶快把我们各个区域的员工的OA号码开开,把密码赶快传过来,我这马上有个申请要发呢?仅仅1天的时间,我们的OA办公系统就发放了200多个用户,以前各个区域的业务经理都忙于抓业务,没时间沟通,现在他们都追着我们要OA用户名密码,从来还没见过他们除了关心业务之外还这么关心其他东西的。   

  我们集团的财务是集中管理,向下属公司派驻的财务人员都是集团总部的财务领导,她们在外面非常的辛苦,尤其是远离这些平常在一起工作的总部人员,平时如果想沟通只能打电话,以前电话一通,马上就直奔主题——赶快把这个月的报表给我,之前的报表有问题啊?赶快改好再发给我,要是不能在第一时间找到相关的责任人,那种被时间煎熬的感觉,真是难熬啊。现在好了,通过OA办公系统,每当看到大家在线时,再也忍不住要和总部进行沟通了,“在忙什么呢”“最近工作顺不顺利”“马上给你发报表”。

  这即交流了感情又把工作得以顺利完成。现在驻外的财务人员深有感触的说到:“虽然我们远隔千里,但是有OA把我们紧密相连,看到在线的各位同事,感到我们还是在一个大家庭中,我们之间并不遥远!”   

  还有那个论坛,在那里大家演绎着现化信息交流的精采故事,在论坛不断与其他人同时分享自己的作业感受,资源部门的员工也充分利用这个阵地来宣传公司的企业文化,什么这周公司组织一个外出拓展训练了,集团业务大比武了,反正这里从来都不缺少话题,公司的同事还经常把有用的资讯直接转载过来,还省了我们去其他的网站上到处去找了。在这里,你是海明威、我做高尔基.....自己讨论自己感兴趣的话题。现在我们同事之间传递消息的方式已经成为“我给你发OA了”、“做好报表后发到我OA里”虽然这种叫法有些不准确,但是它已经反映出,我们的工作已经离不开OA办公系统了,这已经达到了我们的预期效果了。

  即然达到效果了,也无须纠正这种口误了,反正大家已经习惯了。 公司里面还会经常出现跨部门跨岗的问题,一个人身兼2职,比如北京业务部门的刘钢,既是北京业务部门的员工,同时又是沈阳区的业务专员,这样发起文来特别的麻烦,针对这个问题,华天方面专门提供了解决一人多岗的发文和审批问题,从审批流程和发文流程上彻底解决了这个难题。还减少了重复发文消耗网络资源的问题。   

三、快乐之外的感受   

  OA信息化是每个企业的必然趋势,OA软件的选择方面也是一门不小的学问,网上看到了很多关于如何选择OA的文章,但是这些并不重要,关键是自己要试用,鞋子是不是合脚,只有穿的那个人知道。所以要多试用比对。   
  JAVE是软件的发展主流,ASP和PHP产品是有很大的区别的,在选择之前,多问问周边的朋友,千万别听OA厂商忽悠。   

  今天我们用华天OA来武装了,我们正在享受快乐工作主义的办公乐趣,您呢?
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