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华天助力上海利众集团OA系统和HR系统

2016-02-19 21:14:22
一、企业现状与需求

  上海利众集团创建于2003年3月,位于松江进出口加工区,是一家集大型餐饮、便利店连锁、保洁服务社连锁、团膳配送、食堂托管、生鲜冷链食品加工、配送与销售为一体的大型外商独资企业。

  利众集团旗下目前拥有上海利众快餐供应有限公司、上海快可利百货有限公司、上海悦心楼餐饮有限公司、苏州利得餐饮管理有限公司、常熟勤丰餐饮管理有限公司、上海利达保洁服务社。拥有各类专业人才及员工1000余人。

  2010年上半年,利众集团决定采购一套新的OA办公系统,用以替换原来已经严重不适用的老系统。除了一些基本的需求外,他们考察的重点就是工作流功能,要求必须能够实现以下应用:

  1、 图形化的流程和表单设计界面,要非常灵活、完善、易用,能够动态适应集团组织结构和人员变动的需要;

  2、 能够对审批数据实现方便的统计汇总,生成统计报表;

  3、 具有开放的接口工具,能够和HR系统进行充分整合,实现数据的交换和共享,这一条是项目的重中之重。


二、实施效果

  1、工作流统一化

  经过一番详细的比对和试用,他们选择了华天动力OA办公系统,并很快就实施上线。

  现在,他们已经该OA办公系统上建立了包含总经办、财务部、品管部、人力资源部、采购部、营销部、总务部、便利店等八大类的50多项审批流程。集团所有审批事务均实现了网上操作,平均每天有70余项审批在网上进行,而平均审批时间则由原来的3—7天缩短到1—3天,极大的提升了整个集团的协同办公效率。

  由于所有的申请单全部使用电子表单的形式,这样利用系统内的自定义报表工具,利众集团可以直接统计审批数据,生成各种统计报表。
华天助力上海利众集团OA系统和HR系统
图一:审批流程监控界面(部分)

  2、数据整合

  在OA办公系统和HR系统的数据整合上,利众集团也取得了良好的效果。事实上,OA办公系统中的所有审批单都和HR系统实现了数据关联。

  因为为了维护方便,利众集团没有在OA办公系统中新建一套人员结构,而是共用HR系统中的部门和人员信息。这就意味着,在OA办公系统中打开一个审批单,里面的部门、人员等信息直接调用自HR系统。

  如下面的“员工请假申请单”,“申请人信息”和“详细信息”中的工号、姓名、部门、职务等信息都是从HR系统中自动调用过来的。更重要的是,表单的已请事假、已请病假、已请年假等数据也都直接取自HR系统,记录了该员工自入职以来的请假天数,让申请人和审批人都可以直接看到,大大方便了工作管理。
华天助力上海利众集团OA系统和HR系统
图二:员工请假申请单界面

  如此的数据调用会不会影响系统运行速度,增加等待时间呢?不用担心,经过先进的技术设计,数据调用达到了即时性的效果,不超过1秒钟的响应时间。

  当申请单审批完成后,请假天数又会自动写入HR系统,更新HR系统中的数据。下次当该员工再发起请假申请的时候,就会自动累加他的上一次请假天数。同样,入职、调职、离职、调薪、加班等审批也都是在OA办公系统中进行,原始数据调用自HR系统,审批结果再写回HR系统,自动更新HR系统中的相关数据。

  如此一来,就把OA办公系统和HR系统全面、紧密的集成在一起,很好的起到了消除信息孤岛,减少重复工作的效果。


 三、系统如何整合

  顺畅的数据整合,利众集团是如何实现的呢?这要归功于华天动力OA办公系统开放的魔方式协同平台体系设计,也是其智慧流程(实现快乐办公和数据整合)的具体体现。

  具体来说,是通过两个功能来实现数据整合的,即外接数据源和后台触发程序接口,大致了解一下:

  1、外接数据源

  在OA办公系统中调用HR系统的数据是通过“数据源定义”的功能实现的,如下图示:
华天助力上海利众集团OA系统和HR系统
图三:数据源管理界面

  “数据源定义”就是在OA办公系统中添加HR系统的数据源地址,通过这个地址来提取HR系统的数据,相当于在OA办公系统和HR系统之间建立一条沟通的管道。不管HR系统的数据库、开发语言、技术架构是什么,也不需要对其做任何改动,只要知道它的数据表结构就可以了。

  数据源的使用很简单,设置好数据源内容后,将名称添加到表单模板中,通过宏控件的形式选择需要提取的数据,如部门、人员,表单就会自动从HR系统中将这些数据提取过来。

  显然,你可以添加多个数据源,从各种不同的系统中提取数据。

  2、后台触发程序接口

  审批完的表单,又如何将信息回写到HR系统呢?华天动力提供了一个“后台触发程序”的接口工具,如下图示:
华天助力上海利众集团OA系统和HR系统
图四:后台触发程序界面

  “后台触发程序”接口用来扩展系统的功能,主要用于编写特殊的业务逻辑。使用Java编写符合规范的程序代码,编译后上传到服务器上后就可以被表单模板调用。每个表单模板都能设置后台触发程序接口。

  在表单模板上设置了后台触发程序的接口后,就可以在发送审批后或者审批完毕时,将表单上的数据写入到HR系统的数据库,或者以表单上的数据来更新HR系统中的相关数据了。除此之外,还提供了每步审批前、每步审批后或退文时调用触发程序的接口。


  当前,各种异构系统的数据整合,已经成为企业管理者和信息化工作者的重要课题。利众集团的成功案例为我们提供了很好的借鉴:只要有开放性的产品,整合就会水到渠成。
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