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华天OA助力中国服装协会

2016-02-19 20:17:19
1、关于中国服装协会

  中国服装协会(CNGA,简称中国服协)成立于1991年,是中国服装业自律性、非营利性、全国性行业组织,也是中国首批4A级全国性行业协会。

  中国服装协会秘书处下设男装、女装、童装等8个专业委员会,并设有市场专家委员会、科技专家委员会、全国服装标准化技术委员会、服装产业研究所等专业机构。目前,中国服装协会拥有1500余家骨干会员,为政府、行业、企业以及社会提供与服装业相关的各种服务。

2、OA办公系统培训前的准备

  中国服装协会采用了华天动力OA办公系统增强版,使用这套系统的主要目的是为了实现网上办公和异地办公的整合,领导层可对下属直接分配任务,并查阅所属人员的任务完成状况。所以任务管理是服装协会重点应用的功能。

  另外还有一个很重要的目的,协会希望通过统一的OA办公系统平台,整合各项信息和办公流程,实现对协会信息共享、更有效的管控,加强协会治理,提升协会的综合服务能力。

  由于服装协会已经将OA办公系统安装好,并且前期的数据已基本录入完毕,做了很多的准备工作。所以本次华天动力OA办公系统的实施工程师张浩的主要工作就是针对系统管理员、各部门管理员及协会全体员工进行培训。在培训前了解到目前客户主要应用的功能模块含个人办公、个人设置、任务管理、信息发布、文档中心模块,而且以标准化版本的功能模块为主。

  由于培训的会议室没有网线,内网、外网都不能连,所以张浩在笔记本电脑上额外安装了一套系统,仿照客户服务器上已有的设置状况进行了完善,以便于模拟用户的实际办公进行培训。


3、OA办公系统培训的内容

  第一天,针对负责OA办公系统的管理员培训,细致讲述了OA办公系统内的所有功能模版的设定和使用方法。这个培训最重要,因为一则系统管理员要在日后维护、管理这个系统,二则他们也将在日后承担培训其他用户的责任。系统管理员知道怎么用了,整个系统的使用就不会有问题。由于之前已经对系统管理员进行了远程培训,使用后还具有全工作日实时在线服务,所以这一天的培训工作已经可以满足需要了。

  第二天,针对各部门管理员进行培训。协会的初衷是让各个部门维护自己所属的模块,各部门设置自己的表单、模版等,而各部门的人员都是非计算机专业的,对系统的接受程度必然不如系统管理员那么容易,因此这一部分讲解得也很详细。

  第三天,针对全体人员进行培训。主要讲解OA办公系统的主要作用、常用功能、基本设置及审批流转的过程。由于普通员工只是使用最常用的功能,进行最表层的操作,所以培训内容比较深入浅出,重点是让他们对OA办公系统有一个直观的认识,学会最基本的操作,以后在使用过程中有什么问题可以向系统管理员咨询。由于华天动力OA办公系统的易用性很强,常用的功能其实无需培训,只要介绍一遍即可,所以这一天的培训还是比较轻松的。

  三天的培训顺利完成,各个层次的用户已经基本掌握了OA办公系统的常用操作。按照计划,服装协会准备在十月份进行二次开发,这显然是想等待对系统完全熟悉以后,结合自己的使用情况和实际需要,再进行有针对性的调整,这无疑是一个很务实和稳妥的办法。而届时,华天动力也将提供针对新开发功能的培训工作。

4、OA办公系统的易用性设计很重要

  这次培训能够快速、顺利完成,华天动力OA办公系统优秀的易用性设计起到了很重要的作用。

  据了解,华天动力OA办公系统在易用性设计上做了大量的功夫,让用户在使用OA办公系统的过程中事半功倍,比如:

  功能摆放符合用户的习惯,常用功能、快捷操作和重要信息放在首页,能快速的找到所需要的功能。用户还可以自定义桌面,将自己常用的功能和快捷方式放在显要位置;

  不常用功能和选项可以自行隐藏,不干扰常用功能的使用;

  界面采用模板化设计,风格一致,相似功能如消息、文件、新闻、通知、公告等一通百通;

  在重要的输入框、较难的操作和审批流程界面有在线提醒信息帮助;

  重要信息如审批的到达有消息、邮件、手机短信等多种提醒方式,避免遗忘和延误;

  集成类似QQ的即时通讯软件,沟通更便捷,无需频繁的登录WEB版系统,也可以完成收发文件、消息等常用工作;

  审批表单时,可以自动插入签名、签章;可以禁止无效数据的输入,输入错误时有明显的提示。
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